7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Công ty
Tuy các thành phần của KSNB vẫn hiện diện tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định nhưng việc phổ biến các vấn đề này cho nhân viên còn chưa được chú trọng. Qua quá trình tìm hiểu, tác giả thấy rằng các thành phần của KSNB chưa được quan tâm nhiều, nếu có thì chỉ mang tính tự phát chưa có hệ thống và quy định rõ ràng. Chính vì như vậy, tác giả sẽ thực hiện việc phỏng vấn nhà lãnh đạo và các nhân viên tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định, nhằm tìm ra thực trạng KSNB tại đây.
Danh sách tham gia phỏng vấn gồm 16 người (Phụ lục 06)
Để thực hiện việc khảo sát, đầu tiên tác giả sẽ thiết kế các câu hỏi dùng cho phỏng vấn, sau khi hoàn thiện việc thiết kế câu hỏi sẽ sắp xếp các câu hỏi theo mục tiêu mà tác giả cần phỏng vấn (Phụ lục 05). Tiếp theo, tiến hành phỏng vấn bằng việc gửi mail đến cho các nhân viên trong Công ty và gọi điện thoại phỏng vấn trực tiếp khi biết cụ thể số điện thoại của nhân viên đó. Dữ liệu thu thập được từ các câu trả lời của nhân viên được phỏng vấn sẽ được tác giả tổng hợp lại và tính toán xem có bao nhiêu người lựa chọn đáp án có, bao nhiêu người lựa chọn đáp án không cho từng câu hỏi.
Cuối cùng là hoàn thiện lại bảng câu hỏi đã có câu trả lời và phân chia bảng câu hỏi theo các thành phần của KSNB như sau:
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Bảng 2.5: Bảng câu hỏi về môi trường kiểm soát trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Câu hỏi Trả lời
Có Không
1.Tính chính trực và giá trị đạo đức
a.Công ty có đưa ra các tiêu chuẩn về năng lực và đạo đức cho nhân
viên bán hàng và thu tiền hay không? 16 0
b. Công ty có ban hành và phổ biến các chính sách, quy định về việc
bán hàng thu tiền hay không? 14 2
c. Công ty có đưa ra các chỉ tiêu khen thưởng, mức độ vi phạm kỷ luật
liên quan đến bán hàng thu tiền hay không? 16 0
d. Những người quản lý trong công ty có chấp hành các nội quy về bán hàng thu tiền của công ty không và họ có làm gương cho các nhân viên cấp dưới hay không?
14 2
e. Có tồn tại các loại áp lực thành tích khiến cho nhân viên vi phạm
đạo đức nghề nghiệp hay không? 1 15
d. Công ty có các biện pháp để hạn chế hay loại bỏ các áp lực cho
nhân viên để tránh tình trạng vi phạm đạo đức hay không? 11 5
2. Đảm bảo về năng lực
a.Nhà quản lý có xác định được rõ ràng một công việc thì cần những
yêu cầu về năng lực như thế nào hay không ? 15 1
b.Nhà quản lý có đưa ra các sự lựa chọn giữa năng lực và nguồn chi
phí phải bỏ ra trước khi tuyển dụng nhân viên hay không ? 2 14
3.Sự độc lập của bộ phận kiểm tra
a.Các thành viên trong bộ phận kiểm soát quá trình bán hàng thu tiền
có độc lập với nhau khi làm nhiệm vụ kiểm tra không ? 15 1
b.Các thành viên có bị các lợi ích khác chi phối trong công việc hay
không ? 0 16
4.Sự tham gia của ban giám đốc và phong cách điều hành của họ. a.Ban giám đốc có hiểu được đặc điểm kinh doanh và nguyện vọng
của các bên tham gia chu trình bán hàng thu tiền hay không? 15 1
b.Ban giám đốc có mở các cuộc họp với các văn phòng đại diện, đại lý
xổ số và nhân viên trong công ty hay không ? 14 2
c.Ban giám đốc có giám sát việc thực hiện đánh giá đối với chu trình
bán hàng thu tiền hay không ? 11 5
Câu hỏi
Trả lời (Số lượng) Có Không
thu tiền hay không ?
e.Ban giám đốc có sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài chính khi có những
sai sót trọng yếu hay không ? 16 0
5.Cơ cấu tổ chức
a.Có các quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của các cấp
quản lý hay không ? 14 2
b.Cơ cấu tổ chức của công ty có phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt
động kinh doanh hay không ? 15 1
6.Sự phân công quyền hạn và trách nhiệm
a.Công ty có phân định quyền hạn cụ thể cho các nhân viên có liên
quan trong chu trình bán hàng thu tiền hay không ? 12 4
b.Công ty có ban hành các văn bản cụ thể về nhiệm vụ cũng như quan hệ qua lại giữa các nhân viên trong chu trình bán hàng thu tiền hay không ?
2 14
7.Chính sách nhân sự
a.Khi tuyển dụng nhân viên nhà quản lý có đưa ra các chính sách và
thủ tục cho việc đánh giá năng lực nhân viên hay không ? 1 15
b.Công ty có thường xuyên đánh giá năng lực làm việc của các nhân
viên trong chu trình bán hàng thu tiền hay không ? 1 15
c.Nhân viên có hiểu được trách nhiệm và các quy định thủ tục để áp
dụng cho công việc họ cần làm hay không ? 14 2
( Nguồn Tác giả tự tổng hợp)
Dựa theo kết quả khảo sát về môi trường kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định ta thấy được các việc như sau:
Hiện nay, Công ty có đưa ra các tiêu chuẩn về năng lực đạo đức cho nhân viên bán hàng và thu tiền thể hiện ở viêc 16 người được phỏng vấn đều chọn có, nhưng các tiêu chuẩn này chỉ được Công ty và toàn thể nhân viên cam kết bằng lời nói, chưa có các văn bản cụ thể rõ ràng cho việc thiết lập các
chuẩn mực đạo đức để từ đó có thể giám sát chặt chẽ hơn sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và khi có xảy ra các sự cố vi phạm chuẩn mực đạo đức thì Công ty cũng có các biện pháp để kịp thời chấn chỉnh.
Tiền đang là một loại tài sản hết sức nhạy cảm vì thế mà Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định đặc biệt quan tâm đến loại tài sản này cũng như cả quá trình bán hàng và thu tiền. Do đó, có 14 người trong tổng số 16 người cho rằng Công ty đã có ban hành các chính sách và quy định cho việc bán hàng và thu tiền, ngoài ra tất cả 16 người đều đưa ra ý kiến có cho việc Công ty đã đưa ra được các chỉ tiêu khen thưởng và mức độ xử phạt khi nhân viên có các hành vi gian lận trong việc bán hàng và thu tiền. Tùy theo mức độ nặng nhẹ của việc vi phạm mà có các cấp độ xử lý khác nhau như: cảnh cáo, đền bù thiệt hại, đuổi việc,…Để nhân viên cấp dưới có thể tự giác chấp hành các chính sách quy định về việc bán hàng và thu tiền thì nhà quản lý không chỉ cần giám sát chặt chẽ các nhân viên mà nhà quản lý cũng cần có ý thức chấp hành các chính sách và nội quy đó để có thể làm gương cho các nhân viên noi theo, 14 người đã lựa chọn có có việc làm gương của nhà quản lý.
Với 15 người cho rằng trong Công ty thường không tồn tại các loại áp lực thành tích khiến cho nhân viên vi phạm đạo đức nghề nghiệp, bởi vì Công ty không có áp đặt các chỉ tiêu doanh số cụ thể cho các văn phòng đại diện cũng như nhân viên bán hàng mà sẽ tùy thuộc vào đặc điểm của từng nơi đại diện mà họ sẽ đặt số lượng vé số nhiều hay ít. Nhưng nếu có hình thành các áp lực thành tích thì 11 người trong tổng số 16 người đưa ra sự lựa chọn là Công ty sẵn sàng đưa ra các biện pháp để hạn chế và loại bỏ các áp lực cho nhân viên để tránh tình trạng vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
Nhà quản lý và ban giám đốc đều xác định được rõ ràng các công việc mà họ cần làm, họ điều hành công việc theo một cơ chế thích hợp. Khi tuyển dụng nhân sự thì nhà quản lý thường không đưa ra sự lựa chọn giữa năng lực
của nhân viên cần tuyển dụng và nguồn chi phí phải bỏ ra khi tuyển dụng, 2 người chọn có và 14 người chọn không cho điều này, vì nhà quản lý biết rằng một khi đã tuyển dụng nhân viên thì phải tốn chi phí để đào tạo nhân viên nhưng số chi phí phải bỏ ra là xứng đáng để có được một nhân viên giỏi. Với ban giám đốc, thì họ nắm rõ về đặc điểm kinh doanh và quá trình bán hàng thu tiền của Công ty, có 14 người nói là họ mở các cuộc họp thường xuyên với nhân viên trong Công ty, các cuộc họp định kỳ với văn phòng đại diện và các đại lý xổ sổ và các cuộc họp này đều có biên bản họp được lập ra. Các rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền được ban giám đốc nghiên cứu cẩn thận và giám sát thỏa đáng, nên khi có các sai sót trọng yếu nào được phát hiện trên báo cáo tài chính thì ban giám đốc luôn sẵn sàng điều chỉnh cho đúng theo phương châm tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật, hướng tới việc ổn định phát triển, đây cũng là lựa chọn của 16 người.
Tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định thì có 12 người lựa chọn có cho việc các nhân viên có liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền đều được phân công quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, nhưng Công ty chỉ phân công bằng lời nói mà chưa được đưa vào các văn bản để thể hiện rõ hơn nhiệm vụ cho từng nhân viên cũng như mối quan hệ giữa các nhân viên trong chu trình bán hàng và thu tiền, việc này được 14 người xác nhận thông qua câu trả lời là không.
Với chính sách nhân sự thì có 15 người cho rằng nhà quản lý vẫn chưa đưa ra các chính sách và thủ tục cụ thể cho việc đánh giá năng lực khi tuyển dụng nhân viên vì hiện tại các vị trí nhân viên trong Công ty đã ổn định, nếu có tuyển dụng thì chỉ tuyển với số lượng ít. Và đánh giá năng lực làm việc của các nhân viên trong chu trình bán hàng và thu tiền thông qua các hình thức khác nhau như kiểm tra trực tiếp bằng hỏi đáp, kiểm tra trên giấy, …cũng
không xảy ra thường xuyên, đây là câu trả lời của 15 người khi được hỏi. Tuy nhiên, theo 14 người thì nhân viên vẫn hiểu được đâu là trách nhiệm và các thủ tục áp dụng cho công việc bán hàng và thu tiền, điều này làm cho việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền dễ dàng hoạt động và có thể phát huy các tác dụng khi cần.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi về đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Câu hỏi
Trả lời (Số lượng) Có Không
1.Công ty có đưa ra cơ chế thích hợp để có thể nhận diện được các rủi ro phát sinh từ nhân tố bên trong cũng như bên ngoài hay không. Ví dụ:
a.Sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng. 14 2
b.Sự thay đổi về chính sách của Nhà nước. 5 11
c.Sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh. 13 3
d.Sự thay đổi về nhân lực hay hệ thống bán hàng. 1 15
2.Công ty có thường xuyên đánh giá về mức độ ảnh hưởng và tần
suất xảy ra rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền hay không ? 14 2
3.Công ty có thiết lập các mục tiêu công việc chính xác, rõ ràng và đầy đủ để nhân viên có thể sử dụng làm cơ sở áp dụng cho nhiệm vụ công việc của mình hay không ?
16 0
4.Nhà quản lý có khuyến khích nhân viên quan tâm và phát hiện các
rủi ro gây hại cho quá trình bán hàng thu tiền hay không ? 15 1
( Nguồn Tác giả tự tổng hợp)
Theo như kết quả khảo sát ta thấy Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định đã thiết lập các mục tiêu cụ thể và rõ ràng để từ đó tiến hành đánh giá
các rủi ro có thể gây tác động đến các mục tiêu đã đề ra. Do vậy, Công ty đã đưa được các cơ chế thích hợp để nhận diện được các rủi ro, nhưng Công ty chỉ đưa ra được các nhân tố bên ngoài còn bên trong thì chưa. 14 người đồng ý quan điểm là với nhu cầu ngày càng cao của khách hàng hiện nay và sự phát triển của các đối thủ cạnh tranh có thể làm cho doanh thu của công ty bị giảm sút cũng chính vì thế Công ty buộc phải có những bước đi khác trong việc thu hút lại khách hàng và cạnh tranh ngang bằng với các công ty đối thủ. Với việc các chính sách của nhà nước thay đổi thì có 11 người cho rằng Công ty chưa thực hiện được nhận diện rủi ro, bởi các chính sách nhà nước hầu như đều cố định trong một khoảng thời gian, điều này có thể làm Công ty ít thường xuyên theo dõi cũng như cập nhập các thông tư mới nhất của Nhà nước. Ngoài ra, do Công ty cũng ít khi thay đổi nguồn nhân lực nên 15 người lựa chọn câu trả lời là Công ty không đưa ra cơ chế cho việc nhận diện rủi ro cho sự thay đổi về nguồn nhân lực cũng như hệ thống bán hàng.
Để hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra, hàng tuần Công ty sẽ đánh giá về mức độ ảnh hưởng của rủi ro cũng như tần suất xảy ra rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền. Có 14 người chọn đáp án là Công ty thường xuyên đánh giá và 2 người chọn không, kết quả của việc đánh giá ảnh hưởng kịp thời sẽ làm cho Công ty có thể dễ dàng giải quyết những rủi ro đang phát sinh và có thể phát sinh trong tương lai, khống chế được việc rủi ro xảy ra nhiều lần trong cùng một khoảng thời gian.
Tất cả 16 người được hỏi đều đồng ý rằng từ sự chỉ đạo của ban giám đốc và nhà quản lý trong việc thiết lập mục tiêu công việc chính xác, rõ ràng và đầy đủ thì các nhân viên cấp dưới đều có thể dựa vào đó để làm cơ sở cho việc hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình. Không chỉ thế, nhà quản lý còn khuyến khích nhân viên của mình quan tâm và phát hiện ra các rủi ro có thể gây ảnh hưởng xấu đến việc bán hàng và thu tiền, bất kể đó là các rủi ro
hiện hữu hay là rủi ro tiềm ẩn, điều này được 15 người trong tổng số 16 người xác nhận. Chính các việc đó sẽ giúp cho Công ty đề ra được cách xác định về định mức tài chính, các chỉ số căn bản để đánh giá hoạt động kinh doanh.
2.2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Bảng 2.7: Bảng câu hỏi về hoạt động kiểm soát trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Câu hỏi
Trả lời (Số lượng) Có Không
1.Công ty có bộ phận bán vé số độc lập hay không ? 16 0
2.Công ty có tách biệt các bộ phận làm nhiệm vụ như bán hàng, ghi
chép sổ sách kế toán, thu tiền hay không ? 14 2
3.Công ty có cấp quyền sử dụng, thay đổi, sửa chữa thông tin trong hệ thống thông tin cho từng nhân viên và từng bộ phận liên quan hay không ?
15 1
4.Công ty có sử dụng hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố
bất ngờ xảy ra hay không ? 16 0
5.Công ty có xác minh về tình hình tài chính của khách hàng muốn
làm đại lý xổ số trước hay không ? 15 1
6. Phiếu xuất kho có được lập khi bán vé số ra và có ghi đầy đủ các
thông tin cần thiết như số lượng, loại vé số, … hay không ? 15 1
7. Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của những bộ phận chủ chốt khi
xuất vé ra khỏi kho hay không ? 16 0
8.Công ty có lập hợp đồng vé số với các đại lý xổ số theo mẫu hay
không ? 15 1
9.Công ty có bộ phận giao vé số đến cho đại lý hay không ? 14 2