7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạ
tiền tại Công ty
3.2.3.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty
hoặc hạn chế các rủi ro này đến mức tối đa thì Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định nên xây dựng một biểu mẫu đơn đặt hàng thống nhất cho tất cả các đại lý xổ số của Công ty.
Việc tạo được đơn đặt hàng thống nhất giúp Công ty nhận diện chính xác được yêu cầu của đại lý xổ số về các loại vé số, làm cho công tác tiêu thụ vé số được tiến hành nhanh gọn, chính xác hơn, rút ngắn được thời gian cho cả Công ty và đại lý xổ số trong việc bán hàng. Khi phát sinh nhu cầu mua vé xổ số, đại lý xổ số sẽ điền thông tin các loại vé xổ số cần lấy, số lượng vé vào đơn đặt hàng mẫu mà Công ty đã cung cấp sau đó gửi cho văn phòng đại diện của tỉnh, thành phố ngoài khu vực TP.Quy Nhơn nếu là đại lý xổ số ngoài khu vực TP.Quy Nhơn, gửi cho Phòng lô tô nếu là đại lý xổ số trong khu vực TP.Quy Nhơn. Sau đó Phòng kế hoạch hành chính của Công ty sẽ tiếp nhận để xem xét việc có khả năng đáp ứng nhu cầu mua vé xổ số của các đại lý hay không. Biểu mẫu đơn đặt hàng có thể được thiết kế như sau:
CÔNG TY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH 304 Phan Bội Châu – TP.Quy Nhơn – Tỉnh Bình Định ĐT: (0256) 3814169 – 822809 Fax: (0256) 3821661 Email: xosobinhdinh@vnn.vn ………….., Ngày…..tháng…..năm….. ĐĐH số: ……… ĐƠN ĐẶT HÀNG Tên đại lý: ……….. Địa chỉ: ……….. Yêu cầu Công ty cung cấp các loại vé xổ số như sau:
STT Loại vé xổ số Số lượng
1 2
Đại lý yêu cầu (Ký tên, đóng dấu)
Lưu ý trong một ngày sẽ có rất nhiều đơn hàng từ các đại lý xổ số được gửi đến cho công ty, có đại lý chỉ có một đơn hàng, có đại lý là nhiều đơn hàng. Để tránh tình trạng đơn hàng bị thất lạc, không được xét duyệt và kiểm soát thì ở quá trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng cần phải đánh số thứ tự cho mỗi đơn hàng của từng đại lý xổ số. Với mỗi đại lý xổ số Công ty nên phân định một mã thứ tự riêng, ví dụ: Đại lý Vũ Thị Bé thì sẽ là 01/01/VTB, 02/01/VTB với 01,02 sẽ là số thứ tự của đơn hàng trong ngày, 01 tiếp theo sẽ là ngày 01 của tháng ( tháng 30 hoặc 31 ngày thì thứ tự sẽ là 01 → 30 hoặc 31), VTB là Vũ Thị Bé.
Không chỉ cần có mẫu đơn đặt hàng, mà Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định cũng cần thiết lập thêm biểu mẫu Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng. Cụ thể cho mẫu Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng có thể được thiết kế như sau:
CÔNG TY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌ NH ĐỊNH
304 Phan Bội Châu – TP.Quy Nhơn – Tỉnh Bình Định ĐT: (0256) 3814169 – 822809 Fax: (0256) 3821661 Email: xosobinhdinh@vnn.vn
………….., Ngày…..tháng…..năm…..
BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG
Tháng……Năm…… ST T Ngày nhận ĐĐH ĐĐH số Tên đại lý Loại vé xổ số Số lượng Chấp nhận ĐĐH Không chấp nhận ĐĐH 1 2 …
Người lập biểu Trưởng phòng kế hoạch tài chính (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Khi lên Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng hàng tháng như biểu mẫu giúp tổng hợp lại tất cả các đơn đặt hàng được chấp nhận và không chấp nhận, làm cho việc kiểm soát các đơn hàng chính xác hơn, việc đối chiếu lại đơn hàng giữa Công ty và đại lý xổ số, giữa kho với thực tế cũng trở nên dễ dàng hơn.
Thứ hai, thẩm định khách hàng để chấp nhận khách hàng trở thành đại lý xổ số của Công ty và thẩm định đại lý xổ số để đánh giá công nợ hàng tháng, hàng quý cũng là một quy trình quan trọng cần được Công ty chú trọng trong quá trình bán hàng. Vì với việc xác định chính xác khách hàng thì sẽ biết được khách hàng có đủ tiềm năng để trở thành đại lý xổ số hay không, với việc thẩm định đúng công nợ đại lý xổ số làm cho Công ty hiểu biết thêm về đại lý đó trong việc đại lý có trả nợ đúng hạn hay không, có kinh doanh tốt hay không, có tạo được uy tín cho Công ty hay không,….Cũng từ đó làm ảnh hưởng đến các quyết định bán hàng cho đại lý xổ số, cho nên cần phải thực hiện việc thẩm định và quy trình thẩm định có thể được tiến hành như sau:
Lưu đồ 3.1: Lưu đồ quy trình thẩm định
Đại lý xổ số Tổ thẩm định Phòng kế hoạch hành chính Giám đốc Yêu cầu mua hàng -Đánh giá
-Thu thập thông tin -Phân tích thông tin -Kết quả Phiếu thẩm định đại lý xổ số Xem xét yêu cầu mua hàng và phiếu thẩm định Phê duyệt Không đồng ý Đồng ý
Theo như quy trình trên để hoàn thiện công tác thẩm định đại lý xổ số Công ty nên thành lập một tổ thẩm định bao gồm những người có liên quan trong phòng kế hoạch hành chính và phòng tài chính kế toán, đặc biệt phải có kế toán trưởng và trưởng phòng kế hoạch hành chính. Sau khi tổ thẩm định kiểm tra và đánh giá đúng về các đại lý xổ số thì tổ thẩm định sẽ lập nên phiếu thẩm định để gửi cho phòng kế hoạch hành chính và trình giám đốc phê duyệt yêu cầu mua hàng, phiếu thẩm định.
Thứ ba, cần luân chuyển nhân viên trong bộ phận bán hàng để giúp các nhân viên hiểu biết thêm về chu trình bán hàng của Công ty, đảm bảo cho việc bán hàng luôn được diễn ra thuận lợi khi có nhân viên nghỉ việc ngắn hạn do ốm đau hoặc nghỉ việc hẳn mà chưa có nhân viên mới thay thế. Ngoài ra, việc luân chuyển này cũng làm cho các gian lận, nhầm lẫn trong việc bán hàng dễ dàng bị phát hiện hơn.
Thứ tư, cần có phòng kho riêng để bảo quản tách biệt các loại vé xổ số chưa bán với các loại vé xổ số không bán được mà công ty thu hồi về từ các đại lý xổ số. Tránh xảy ra tình trạng nhầm lẫn giữa hai loại vé xổ số chưa bán và thu hồi này. Bởi vì vé xổ số thu hồi về sẽ được tiêu hủy theo quy định sau khi Công ty đã xác minh rõ ràng nguyên nhân do đâu mà không bán được từ các đại lý xổ số. Đưa ra các quy định chính thức trên văn bản cho việc hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp xúc trực tiếp với kho vé số, điều này giúp cho Công ty bảo vệ được số tài sản hiện hữu là vé số và không tạo sơ hở, cơ hội cho các nhân viên có ý nghĩ xấu, thực hiện được hành vi trái với đạo đức, vi phạm pháp luật.
3.2.3.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền tại Công ty
- Đối với việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu tiền mặt
hàng ngày thu tại Công ty cũng khá nhiều, cho nên Công ty cần có biện pháp kiểm soát việc thu tiền mặt của đại lý xổ số trực tiếp tại Công ty, nhằm tránh xảy ra tình trạng gian lận của nhân viên thu tiền như không khai nhận số tiền thực nhận từ đại lý xổ số làm thất thoát tài sản của Công ty. Để hạn chế các vấn đề rủi ro này xảy ra Công ty có thể thực hiện một số biện pháp như:
+ Lắp đặt thiết bị camera giám sát thường xuyên ở nơi diễn ra việc thu tiền. + Hàng tuần, kế toán công nợ phải gửi biên bản đối chiếu công nợ là tiền mặt cho các nhân viên thu tiền của các VPĐD hoặc các chi nhánh ngoài TP.Quy Nhơn để đưa cho các đại lý xổ số nơi đó xem xét và xác nhận lại việc nộp tiền của mình có được nộp đầy đủ lên Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định hay không. Thay vì đối chiếu công nợ hàng tháng, thì việc đối chiếu hàng tuần như thế này sẽ giúp cho cả hai bên dễ dàng tra xét các khoản chênh lệch ngay lập tức nếu có trường hợp gian lận xảy ra, và kế toán công nợ cũng biết được nhân viên thu tiền có thu đúng, đủ số tiền của các đại lý xổ số ngoài TP.Quy Nhơn hay không.
+ Cuối tháng, nên có sự đối chiếu các khoản tiền mặt hiện hữu giữa ba bên là kế toán công nợ, kế toán tiền và thủ quỹ. Đối chiếu giữa thực tế với các loại sổ sách, các chứng từ có liên quan khác. Nếu cần thiết hơn, Công ty có thể phân công riêng một nhân viên khác giám sát việc đối chiếu hàng tháng, nhằm tránh đi việc ba bên xảy ra gian lận, thông đồng với nhau.
+ Đến cuối năm trước - cụ thể là trước ngày 31/12, Công ty nên tiến hành in ra toàn bộ các chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền bao gồm các khoản tiền là tiền mặt, tiền chuyển khoản của tất cả các đại lý xổ số trong TP.Quy Nhơn và ngoài TP.Quy Nhơn để kiểm tra, rà soát lại một lần nữa xem có thu đầy đủ tiền, đầy đủ chữ ký của những người có liên quan hay không. Từ đó, phòng kế toán tài chính mới chốt lại công nợ thực tế đúng đến ngày 31/12.
- Đối với việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng
Công ty có các chính sách bán nợ cho các đại lý xổ số, nhưng việc bán nợ này không được kéo dài quá thời gian quy định của Công ty. Cụ thể, với vé sổ xố truyền thống thì thời hạn trả tiền là chậm nhất vào ngày mở thưởng của kỳ kế tiếp – tức là sau một tuần, với vé xổ số biết kết quả ngay thì chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày vé được lưu hành theo hợp đồng đại lý tiêu thụ vé xổ số kiến thiết Bình Định (Phụ lục 07).
Với việc cho đại lý xổ số nợ khoản thời gian ngắn hạn như thế, đòi hỏi Công ty phải xây dựng một quy chế đối với công nợ đại lý, cần đánh giá và rà soát chính xác các khoản nợ phải thu của từng đại lý xổ số để có biện pháp kiểm soát, thu hồi nợ đúng hạn để không xảy ra việc hình thành nợ quá hạn. Nếu xảy ra nợ quá hạn, Công ty phải nhanh chóng thu hồi lại số tiền thất thoát bằng việc lấy đi khoản thế chấp của đại lý xổ số càng nhanh càng tốt nhưng phải theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
Phòng kế toán phải thường xuyên đối chiếu công nợ của đại lý xổ số với 2 phòng ban là phòng kế hoạch hành chính và phòng lô tô. Việc đối chiếu này một mặt sẽ giúp cho việc kiểm tra lại nợ đến hạn và hối thúc đại lý xổ số nộp tiền để đủ điều kiện nhận vé xổ số vào kỳ sau, mặt khác cũng là để nhắc nhở 2 phòng ban này không được cấp vé xổ số cho các đại lý xổ sổ khi đã quá hạn thanh toán khoản nợ cho Công ty. Không chỉ thực hiện việc đối chiếu với 2 phòng ban, mà còn cần phải đối chiếu với chính các đại lý xổ số để có thể phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót trong kiểm kê công nợ đại lý, không làm giảm uy tín từ các đại lý xổ số đến với Công ty.
Ngoài ra cũng tương tự với bán hàng, thì trong việc thu tiền cũng cần được luân chuyển nhân viên theo khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp hạn chế các rủi ro, gian lận có thể xảy ra trong quá trình thu tiền đối với một nhân viên đã giữ chức vị này lâu dài, không chỉ thế việc cho nhân viên khác
học hỏi thêm quá trình thu tiền cũng làm gia tăng nguồn nhân lực dự trữ cho Công ty mỗi khi thiếu người.