7. Kết cấu của đề tài
1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh
doanh nghiệp kinh doanh xổ số
1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số
- Đối với nghiệp vụ bán hàng.
+ Doanh thu bán vé xổ số từ các đại lý xổ số được ghi sổ là có thật. + Các nghiệp vụ bán vé xổ số được phê chuẩn đúng đắn.
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số hiện hữu được ghi sổ đầy đủ.
+ Doanh thu ghi sổ là số tiền của vé xổ số đã được gửi đi bán và đã được tính toán đúng, phản ánh chính xác vào sổ.
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số được phân loại đúng đắn.
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngày xảy ra nghiệp vụ).
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số được phản ánh đúng đắn trong các sổ phụ và được tổng hợp chính xác (chuyển sổ và tổng hợp).
- Đối với nghiệp vụ thu tiền.
+ Các khoản tiền được thu từ việc bán vé xổ số khi ghi sổ là số tiền thực tế nhận được (tính có thực).
+ Tiền mặt nhận được đều được vào sổ nhật ký thu tiền mặt (tính đầy đủ). + Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ và gửi theo số tiền nhận được (sự đánh giá).
+ Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn (sự phân loại).
+ Các khoản thu tiền mặt phải được ghi sổ căn cứ theo thời gian (tính đúng kỳ).
+ Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ phụ đúng đắn và được tổng hợp chính xác (chuyển sổ và tổng hợp).
1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số
* Tổ chức hệ thống chứng từ
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm: hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, các hóa đơn ( hóa đơn giá trị gia tăng), các chứng từ vận chuyển, phiếu thu (tiền mặt hoặc séc), giấy báo có (kèm theo sao kê của ngân hàng), biên bản đối chiếu công nợ.
* Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
- Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền: sổ chi tiết theo dõi doanh thu, bản tổng hợp doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng tổng hợp tiền mặt, sổ chi tiết công nợ phải thu, bảng tổng hợp công nợ phải thu.
- Các sổ kế toán tổng hợp: tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản,…
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử
dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo yêu cầu.
Đối với các DNKDXS thì ngoài các chứng từ, các tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán bình thường như các doanh nghiệp kinh doanh khác thì cần có những báo cáo đặc thù dành cho DNKDXS như báo cáo tình hình tiêu thụ vé, báo cáo tình hình thực hiện kỳ hạn nợ và đảm bảo nghĩa vụ thanh toán của đại lý xổ số, báo cáo tình hình chi trả hoa hồng đại lý xổ số và chi ủy quyền trả thưởng cho đại lý xổ số,….[3]
1.2.4.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số
* Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
- Với mục tiêu doanh thu bán vé xổ số khi ghi sổ là có thật
+ Quy trình vào sổ doanh thu bán vé xổ số được chứng minh bằng các phiếu xuất kho và các yêu cầu mua vé xổ số từ các đại lý xổ số đã có sự phê chuẩn của cấp trên, xác nhận của các đại lý xổ số.
+ Các hóa đơn bán vé xổ số được đánh số thứ tự và được theo dõi ghi sổ đúng đắn.
+ Các báo cáo, công nợ hàng tháng được gửi thường xuyên đến cho các đại lý xổ số, các xung đột kinh tế khi xảy ra đều được theo dõi độc lập.
+ Các khoản tiền ghi sổ phải được ghi đầy đủ như các khoản thuộc doanh thu bán vé xổ số và cung cấp dịch vụ, các khoản phải thu đại lý xổ số, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,…
-Với mục tiêu các nghiệp vụ bán vé xổ số được phê chuẩn đúng đắn
+ Khi gửi bán trước một bộ vé xổ số cho các đại lý xổ số và thu tiền lại sau phải có sự phê chuẩn của cấp trên trước khi gửi hàng.
+ Trước khi gửi bán vé xổ số cho các đại lý xổ số cần có các chứng từ chứng minh số vé được xuất đi là chính xác.
+ Xác định đúng giá cả của các loại vé xổ số, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển và cước phí vận chuyển.
- Với mục tiêu các nghiệp vụ bán vé xổ số hiện hữu được ghi sổ đầy đủ. + Các chứng từ vận chuyển vé xổ số như phiếu xuất kho,… phải được đánh số thứ tự và ghi sổ chính xác.
+ Các hóa đơn bán vé xổ số phải được đánh số thứ tự trước và khi ghi vào các sổ phải đầy đủ.
- Với mục tiêu doanh thu ghi sổ là số tiền của các loại vé xổ số gửi đi và đã được tính toán đúng, phản ánh chính xác vào sổ phải tiến hành kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và chuyển sổ, DNKDXS phải phân công một người độc lập làm quá trình kiểm tra này.
- Với mục tiêu các nghiệp vụ bán vé xổ số được phân loại đúng đắn DNKDXS cần sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ cho việc ghi nhận nghiệp vụ bán và cần thường xuyên xem xét lại.
- Với mục tiêu các nghiệp vụ bán vé xổ số được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngày xảy ra nghiệp vụ) thì DNKDXS cần có các thủ tục quy định về việc tính số vé bán được, số vé hủy ế và hoa hồng đại lý để tính ra được số tiền bán vé thực sự, vào sổ doanh thu theo thời gian và thường thì gần ngày phát sinh nghiệp vụ là hợp lý. Cần có kế hoạch kiểm tra nội bộ chặt chẽ. - Với mục tiêu các nghiệp vụ bán vé xổ số được phản ánh đúng đắn trong các sổ phụ và được tổng hợp chính xác (chuyển sổ và tổng hợp).
+ DNKDXS cần phải phân chia nhiệm vụ ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ các khoản phải thu cho hai người khác nhau. Hai người này có trách nhiệm riêng biệt và phải độc lập với nhau.
+ Gửi báo cáo công nợ hàng tháng đến cho các đại lý xổ số. + Thực hiện việc kiểm tra nội bộ thường xuyên.
- Với mục tiêu các khoản thu tiền ghi sổ là số tiền thực tế sau khi đã trừ số vé hủy ế và hoa hồng đại lý nhận được (tính có thực).
+ DNKDXS cần phân tách trách nhiệm giữa người quản lý tiền mặt và người ghi sổ kế toán.
+ Cân đối độc lập các tài khoản ngân hàng.
- Với mục tiêu tiền mặt nhận được đều được vào sổ nhật ký thu tiền mặt (tính đầy đủ).
+ DNKDXS cũng phải phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa người quản lý tiền và ghi sổ kế toán.
+ Các phiếu thu tiền mặt cần có chữ ký rõ ràng của các bên có liên quan. + Có các bảng kê tiền mặt cụ thể.
+ Thực hiện kiểm tra nội bộ việc ghi sổ các khoản tiền mặt.
+ Gửi các báo cáo về khoản tiền cho bộ vé xổ số mà các đại lý xổ số nợ chưa trả kịp trong thời gia quy định cho các đại lý xổ số.
- Với mục tiêu các khoản thu tiền mặt được ghi sổ và đem gửi theo số tiền nhận được (sự đánh giá) thì DNKDXS cần ghi sổ đầy đủ các khoản tiền mặt, có bảng kê chi tiết và rõ ràng đối với các khoản này. Ngoài ra cần kết hợp với việc sử dụng các tài khoản ngân hàng để điều hòa lượng tiền mặt. - Với mục tiêu các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn (sự phân loại) DNKDXS phải sử dụng sơ đồ tài khoản phù hợp. Thực hiện việc kiểm tra nội bộ và xem xét đối chiếu.
- Với mục tiêu các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn cứ theo thời gian (tính đúng kỳ) DNKDXS cần đưa ra các quy định cho việc ghi sổ sao cho đúng với thời điểm phát sinh nghiệp vụ và tiến hành kiểm tra nội bộ để tìm ra những sai lệch trong quá trình thực hiện ghi sổ so với thực tế.
- Với mục tiêu các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ phụ đúng đắn và được tổng hợp chính xác (chuyển sổ và tổng hợp).
+ Tách biệt người làm nhiệm vụ ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với người ghi sổ các khoản phải thu của các đại lý xổ số trong DNKDXS.
+ Gửi cho đại lý xổ số các báo cáo về các khoản mà DNKDXS đã thu của đại lý xổ số để hai bên đối chiếu, so sánh và tìm ra những điểm sai lệch. + DNKDXS cần thực hiện việc kiểm tra nội bộ cho các khoản thu tiền mặt với các sổ ghi tiền mặt.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận cơ bản về KSNB theo khuôn mẫu COSO. Theo báo cáo của COSO, thì KSNB của đơn vị được cấu thành từ năm bộ phận đầu tiên là môi tường kiểm soát đến đánh giá rủi ro, tiếp theo là hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và cuối cùng là giám sát. Năm bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Với việc KSNB hoạt động tốt thì sẽ giúp các đơn vị dễ dàng đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, KSNB chỉ đảm bảo tính hợp lý chứ không hoàn toàn là tuyệt đối, vẫn còn tồn tại những hạn chế và sai lầm nhất định, chính vì điều đó sẽ là cho đơn vị không đạt được mục tiêu như mong muốn. Do vậy, khi thiết lập KSNB, doanh nghiệp nên chú ý đến các rủi ro có thể xảy ra trong cả hiện tại và tương lai để có thể đưa ra được các cách giải quyết hoặc hạn chế thấp nhất mức độ chịu rủi ro.
Dựa trên các cơ sở lý luận về KSNB của chương 1 thì đây sẽ là cơ sở quan trọng để đối chiếu với thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định, để từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hơn KSNB tại Công ty.
Chương 2 sẽ là khảo sát và đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và bán hàng tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH
XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH