7. Kết cấu luận văn
1.2.1. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền không phải là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp nhưng nó lại là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Muốn vậy doanh nghiệp phải xác định đúng nhu cầu của khách hàng và tìm cách đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó. Doanh thu của một doanh nghiệp có thể từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi nhận, xử lí những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu tiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ
đảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt.
1.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền được thể hiện như ở Hình 1.4 .
Hình 1.4. Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền
Nhận đơn đặt hàng
Đây là khâu đầu tiên của chu trình bán hàng và thu tiền, thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên trang web của công ty… Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp
khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng.
Kiểm tra tín dụng và tồn kho
Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất định. Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết định chấp nhận đơn đặt hàng thanh toán sau. Do đó trong khâu này bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán công nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau.
Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng. Do vậy bước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho. Như vậy, để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phải được kế toán hàng tồn kho cập nhật chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát sinh tăng giảm.
Lập lệnh bán hàng
Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ phận khác gồm: Kho, kế toán,… để tiếp tục thực hiện chu trình. Lệnh bán hàng thể hiện đầy đủ các thông tin về tên các loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thông tin về khách hàng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán...
Chuẩn bị hàng
Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận chuẩn bị hàng thực hiện các bước công việc tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng đã có sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục để xuất hàng cho
khách. Trong trường hợp phải cung ứng mới có hàng thì công việc chuẩn bị hàng sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa phòng kinh doanh và các bộ phận cung ứng mới có thể đảm bảo việc giao hàng cho khách đúng thời hạn thỏa thuận.
Giao hàng
Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệp chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. Bộ phận giao hàng
phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dịch vụ chuyển hàng, dịch vụ bưu điện
Xuất hóa đơn cho khách hàng
Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất. Sau khi kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng. Đây chính là chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống nghiệp vụ bán hàng, được lập thành nhiều liên để gửi cho khách hàng, làm cơ sở để bộ phận kế toán bán hàng ghi nhận và hạch toán doanh thu, thuế GTGT, bộ phận kế toán công nợ theo dõi các khoản phải thu khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
Việc lập hóa đơn thường phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa. Trên thực tế, khi giao hàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là khi hàng vừa được giao. Trong trường hợp hàng hóa phải được vận chuyển đến giao tại kho của khách hàng, thời điểm chuyển
giao quyền sở hữu là lúc khách hàng nhận được hàng.
Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng
Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng. Bộ phận kế toán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu và số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng.
Nhận tiền thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt
lập phiếu thu và thủ quỹ tiến hành thu tiền. Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng
căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thông báo cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng.