7. Kết cấu luận văn
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình báo cáo kế toán
Phần mềm Bravo quản trị tổng thể liên kết dữ liệu giữa tất cả các phòng ban tham gia vào chu trình kinh doanh. Các thông tin từ lệnh sửa chữa, lệnh bảo hành của phòng dịch vụ, phòng phụ tùng; các thông tin từ hợp đồng bán xe của phòng kinh doanh được liên kết vào chứng từ kế toán: phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu, giấy báo có... Khi chứng từ kế toán được lập, phần mềm tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Tại mọi thời điểm, nhà quản trị có thể biết được toàn bộ hoạt động của các bộ phận, hiệu quả kinh doanh... mà không phải đợi các báo cáo của bộ phận gửi lên, chủ động hơn trong quản trị doanh nghiệp, lập kế
hoạch tài chính.
Phần mềm Bravo quản trị tổng thể cũng giải quyết được thách thức số liệu kế toán báo cáo thời gian thực. Ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận vào hệ thống và lên các báo cáo quản trị cũng như báo cáo kế toán. Nhà quản trị có thể truy cập và xem báo cáo ngay lập tức. Vì vậy, thông tin kế toán đã thực sự hỗ trợ và có vai trò quan trọng trong các quyết định nhanh của nhà quản trị. Sự rõ ràng và minh bạch của số liệu khiến nhà quản trị hoàn toàn yên tâm về các số liệu kế toán, tăng sự tin cậy và yên tâm về hệ thống kế toán.
Như vậy, với những tồn tại đang có trong phần mềm kế toán tại Chi nhánh Bình Định, lựa chọn và sử dụng hệ thống ERP- phần mềm Bravo quản trị tổng thể là lựa chọn hoàn hảo để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở những mặt hạn chế còn tồn tại trong tổ chức thông tin chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Bình Định – Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, trong chương này tác giả đã nhận thấy được sự cần thiết trong tổ chức thông tin kế toán, từ đó tác giả đưa ra được một số định hướng cũng như các giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình bán hàng và thu tiền Chi nhánh:
Các giải pháp tăng cường đầu tư vào công nghệ hỗ trợ cho việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng và thu tiền.
Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh để phù hợp với thị trường và tăng sản lượng tiêu thụ nhằm giảm tối đa lượng hàng tồn kho tại đơn vị.
Cuối cùng tác giả đưa ra một số kiến nghị khác đối với công tác quản lý nội bộ kế toán và một số điều kiện khác để đảm bảo hệ thống thông tin chu trình bán hàng và thu tiền được thành công, hoạt động xuyên suốt ổn định và lâu dài như: Cần sự hỗ trợ tối ưu về tinh thần cũng như tài chính từ phía lãnh đạo Chi nhánh, hỗ trợ về mặt kỹ thuật từ phía công ty phần mềm, thường xuyên giám sát đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống...việc này có ý nghĩa thiết thực để hỗ trợ cho hệ thống thông tin chu trình bán hàng và thu tiền Chi nhánh Bình Định trong thời gian tới được thành công hơn.
KẾT LUẬN CHUNG
Trên cơ sở lý luận và thực trạng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Bình Định – Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải, nghiên cứu đưa ra các giải pháp cải tiến việc tổ chức thông tin kế toán để hoạt động bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh mang lại hiệu quả cao hơn.
Ngoài những thành công trên, luận văn còn hạn chế do thời gian nghiên cứu không dài nên tác giả mới chỉ sử dụng lưu đồ bán hàng và thu tiền mà chưa sử dụng các công cụ khác như sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chương trình, lưu đồ hệ thống. Mặt khác, thời gian Chi nhánh xây dựng và áp dụng giải pháp mà luận văn đưa ra với thời gian ngắn nên chưa đánh giá được hết những hạn chế của giải pháp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng đề tài không tránh khỏi những sai sót và hạn chế, tuy nhiên đề tài vẫn mang một ý nghĩa thực tiễn cao, tác giả mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác quản lý kế toán nói riêng và công tác quản trị doanh nghiệp nói chung tại Chi nhánh Bình Định – Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng việt
[1] Vũ Bá Anh (2015) , Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin , Luận án Tiến sĩ kinh tế .
[2] Bộ thông tin và truyền thông ( 2012), báo cáo ứng dụng công nghệ thông tin 2011, Nhà xuất bản thông tin và truyền thông
[3] Phạm Lê Hoài (2012) “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP PYMEPHARCO”
[4] Trần Thị Thanh Tâm (2013) “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty CP Cẩm Hà”
[5] Nguyễn Mạnh Toàn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kế toán & Kiểm toán-số 05/2011(92), tr.20-23
[6] Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Tài chính.
[7] Trần Mậu Thông (2010) “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Lâm đặc sản Quảng Nam”
Tiếng Anh:
[1] Amy Fontinelle “Introduction to accounting information systems”
[2] António Trigo, Fernando Belfo, Raquel Pérez Estébanez (2014) “Accounting Information Systems: The Challenge of the Real-Time Reporting” - CENTERIS 2014 - Conference on ENTERprise Information Systems / ProjMAN 2014; - International Conference on Project MANagement/ HCIST 2014 - International Conference on Health and Social Care Information Systems and Technologies
[3] Gilbert Manda “Accounting as an information system”
[4] Leslie W.Weisenfeld and Larry N. Killough () “ One company’s experience with Acounting Information Systerm changes- An analysis of managers’ satisfaction”
[5] Mahdi Salehi (2010) “Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran”
PHỤ LỤC
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục Tên phụ lục
1 Thỏa thuận dịch vụ
2 Hợp đồng mua bán xe ô tô 3 Báo giá sửa chữa
4 Hóa đơn Giá trị gia tăng
5 Biên bản nghiệm thu và bàn giao xe 6 Phiếu xuất kho
Phụ lục 1: Thỏa thuận dịch vụ
THỎA THUẬN DỊCH VỤ
Hôm nay, ngày tháng năm 2020 tại CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI, chúng tôi gồm có:
BÊN CUNG ỨNG : CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
Mã số thuế : 3600252847-020
Địa chỉ : Khu ĐTTM An Phú, Tây Sơn, P. Quang Trung, TP. Quy Nhơn, T. Bình Định, VN.
Điện thoại : (0256)3 791111 Fax: (0256)3 793444 Tài khoản : 580 10 000 478 474 tại Ngân hàng BIDV Chi Nhánh Bình
Định.
115000060272 tại Ngân hàng Công thương Chi Nhánh
Bình Định.
25344499 tại ngân hàng VP Chi nhánh Bình Định. 4301.201.002922 tại Ngân hàng NN & PTNT TP Quy Nhơn.
04.000.117.1501 tại Ngân Hàng Sài gòn Thương Tín- CN
Bình Định.
4011.100.278.002 tại Ngân Hàng TMCP Quân Đội – CN Bình Định.
Đại diện : Ông Nguyễn Phương Nam Chức vụ : Giám Đốc Chi Nhánh
(Giấy ủy quyền số 01/2020/GUQ-NĐĐ/THACO BĐ ngày 01/01/2020)
BÊN ĐỀ NGHỊ : NGUYỄN VĂN TÁM
MST/CMND : 211737576 Ngày cấp : 15/4/2019
Trụ sở/HKTT : Huyện Phù Cát, tỉnh Bình Định Điện thoại :
Đại diện : Chức vụ :
ĐIỀU 1: DỊCH VỤ
1. Bên Cung ứng nhận thực hiện thủ tục đăng ký quyền sở hữu xe (“Dịch vụ”) với các khoản chi phí như sau:
STT TÊN DỊCH VỤ SL ĐƠN GIÁ THÀNH
TIỀN
01 Phí dịch vụ đăng ký xe 1 1.900.000 1.900.000
02 Chi phí nhận thanh toán thay (tạm tính)
Phí đăng ký biển số (tạm tính) 1 200.000 200.000 Lệ phí trước bạ ( tạm tính) 1 41.500.000 41.500.000 Phí đăng kiểm lưu hành 1 340.000 340.000 Phí sử dụng đường bộ 12 tháng 1 1.560.000 1.560.000 Khoản thu, chi hộ khách hàng 1 480.000 480.000 Bảo hiểm TNDS 01 năm 1 580.700 580.700 Bảo hiểm vật chất thân xe 01 năm 1 6.640.000 6.640.000
Tổng giá trị: 53.200.700
Bằng chữ: Năm mươi ba triệu hai trăm nghìn bảy trăm đồng chẵn
2. Bên Cung ứng đã nhận từ Bên Đề nghị bộ hồ sơ, chứng từ để thực hiện Dịch vụ như quy định tại Điều 1 khoản 1 trên đây.
ĐIỀU 2: THANH TOÁN
1. Bên Đề nghị có nghĩa vụ thanh toán đủ toàn bộ phí Dịch vụ đã bao gồm các khoản lệ phí và phí khác theo quy định của pháp luật mà Bên Cung ứng sẽ thanh toán thay cho Bên Đề nghị theo Điều 1 cho Bên Cung ứng trong vòng 03 (ba) ngày kể từ khi ký Thỏa thuận này hoặc chậm nhất là 02 (hai) ngày trước khi Bên Cung ứng thực hiện dịch vụ.
2. Bên Đề nghị thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của Bên Cung ứng.
ĐIỀU 3: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Các bên đồng ý rằng mức phí dịch vụ như được nêu trong Điều 1 đang được tính toán và áp dụng theo các quy định hiện hành về lệ phí trước bạ, phí đăng ký biển số và các loại phí khác liên quan đến việc đăng ký và lưu hành xe. Trong trường hợp có sự thay đổi quy định pháp luật liên quan, Bên Đề nghị đồng ý mức phí dịch vụ sẽ được thay đổi tương ứng.
Thỏa thuận này được lập thành 02(hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ thực hiện./.
Phụ lục 2: Hợp đồng mua bán xe ô tô
HỢP ĐỒNG MUA BÁN XE ÔTÔ
Số: 120320/HĐMBKIASOLUTOMTDELUXE
Hợp đồng mua bán xe ô tô này (“Hợp đồng”) được lập ngày 24 tháng 03 năm 2020 tại CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI, bởi và giữa các Bên:
BÊN BÁN: CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
MSDN/MSCN : 3600252847-020
Địa chỉ : Khu ĐTTM An Phú, Tây Sơn, P. Quang Trung, TP. Quy Nhơn, T. Bình Định, VN.
Điện thoại : (0256)3 791111 Fax :(0256)393444
Tài khoản : 580 10 000 478 474 tại Ngân hàng BIDV Chi Nhánh Bình Định.
115000060272 tại Ngân hàng Công thương Chi Nhánh Bình Định.
25344499 tại ngân hàng VP Chi nhánh Bình Định. 4301.201.002922 tại Ngân hàng NN & PTNT TP Quy Nhơn. 04.000.117.1501 tại Ngân Hàng Sài gòn Thương Tín- CN
Bình Định.
4011.100.278.002 tại Ngân Hàng TMCP Quân Đội – CN Bình Định.
Đại diện : Ông Nguyễn Phương Nam Chức vụ: Giám Đốc Chi Nhánh
(Giấy ủy quyền số 01/2020/GUQ-NĐĐ/THACO BĐ ngày 01/01/2020)
BÊN MUA:
MSDN/CMND : Ngày cấp :
Trụ sở/HKTT : Điện thoại :
ĐIỀU 1. HÀNG HÓA VÀ GIÁ BÁN
Đơn vị tính: Việt Nam Đồng
STT Mô tả hàng hóa SL ĐƠN GIÁ THÀNH
TIỀN
01
XE Ô TÔ KIA SOLUTO MT DELUXE
- Nhãn hiệu: KIA - Số loại: Soluto MT - Chỗ ngồi: 5 chỗ
- Nguồn gốc xuất xứ: Lắp ráp tại Việt Nam, mới 100%.
- Màu sơn: ĐỎ - Năm sản xuất: 2020
- Các thông số kỹ thuật, chất lượng và phụ kiện theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
- Phụ kiện theo xe : bạt trùm xe.
1 415.000.000 415.000.000
Tổng giá trị hợp đồng 415.000.000
Bằng chữ: Bốn trăm mười lăm triệu đồng chẵn.
ĐIỀU 2. ĐẶT CỌC VÀ THANH TOÁN
Bên Mua thanh toán cho Bên Bán một lần toàn bộ Giá trị Hợp đồng hoặc theo các đợt như sau:
2.1 Đặt cọc: Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày hai Bên ký Hợp đồng, Bên Mua thực hiện đặt cọc cho Bên Bán số tiền là 415.000.000 (Bốn mươi mốt triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) VNĐ.
2.2 Thanh toán lần I: Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày Bên Bán gửi Thông báo sẵn sàng giao xe, Bên Mua thanh toán cho Bên Bán số tiền 0 (Không đồng.) VNĐ tương đương 0 % Giá trị Hợp đồng bao gồm khoản đặt cọc.
lần I, Bên Mua thanh toán cho Bên Bán toàn bộ 0 % Giá trị Hợp đồng còn lại tương đương 0 (Không đồng.) VNĐ.
ĐIỀU 3. GIAO XE
3.1 Thời hạn giao xe:Trong tháng …/2020
3.2 Địa điểm giao xe: Tại trụ sở Bên Bán.
ĐIỀU 4. BẢN ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN CHUNG
Bản Điều khoản và Điều kiện chung là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này, có giá trị dẫn chiếu, ràng buộc áp dụng lên toàn bộ nội dung của Hợp đồng.
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký, được lập thành 04 (bốn) bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi Bên giữ 02 (hai) bản làm cơ sở thực hiện.
Phụ lục 3: Báo giá sửa chữa
CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜ̀NG HẢI
Khu Đô thị thương mại An Phú, đường Tây Sơn, Phường Quang Trung, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam
BÁO GIÁ SỬA CHỮA
Ngày 16/01/2020
Số RO: M20040038 Tư vấn dịch vụ: PHẠM NGUYỄN BÁ TRÌNH ĐT: 0933806240 Khách hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT KIỂU VIỆT Biển số xe: 77C12871
Địa chỉ: LÔ 1 VÕ DUY DƯƠNG, TP
QUY NHƠN, BÌNH ĐỊNH Loại xe: MAZDA BT-50 DSL MT Điện thoại: 0905562489 Fax: Số khung: MM7UR4DD7HW626573 Mã số thuế Số máy: P4AT230684 Người liên hệ
TRẦN QUỐC VIỆT Ngày
mua:
08/10/2016
Điện thoại:
0905922842 Số km:
Ngày tiếp nhận: 16/01/2020 15:31 Bắt đầu sửa: Hoàn thành: Ngày giao xe:
MÃ SỐ NỘI DUNG CÔNG VIỆC LHSC HTTT ĐVT SL ĐƠN GIÁ (có VAT) GIẢM GIÁ (%) MIỄN PHÍ THÀNH TIỀN ĐÁNH BÁT DS KHTT Công 1 1.000.000 1.000.000
TOÀN BỘ XE (PHẦN CÒN LẠI) LÀM ĐỒNG PHẦN CẢN TRƯỚC DS KHTT Công 1 500.000 500.000 1.500.000 PHỤ TÙNG CHÍNH PHẨM ĐÈN CẢN TRƯỚC PHẢI DS KHTT Cái 1 2.627.000 2.627.000 2.627.000 Tổng cộng: 4.127.000 Tổng giá trị thanh toán: 4.127.000
Bằng chữ: Bốn triệu một trăm hai mươi bảy nghìn đồng chẵn./.
Ghi chú:
1.Trong quá trình sửa chữa nếu có phát sinh sẽ thông báo sau.
2.Báo giá này có giá trị trong vòng 15 ngày kể từ ngày báo giá và không có giá trị thanh toán
3.Giá phụ tùng có thể thay đổi tùy theo giá của nhà sản xuất.
4.Phụ tùng thay thế tại trạm ủy quyền của Thaco được bảo hành theo thời gian và số km trong mục "Bảo hành phụ tùng" ở sổ bảo hành
tùy theo điều kiện nào đến trước.
5.Đối với phụ tùng không có sẵn, quý khách vui lòng đặt cọc 50% để đặt hàng .
Khách hàng Tư vấn Dịch vụ TP Dịch vụ
(Khách hàng đồng ý phương án, chi phí sửa chữ và chịu trách nhiệm thanh toán theo báo giá này)
Phụ lục 04: Hóa đơn Giá trị gia tăng về sửa chữa hàng hóa
Mẫu số (Form): 01GTKT0/001
Ký hiệu (Serial): TH/20E
Số (No): 0003514
ĐƠN VỊ BÁN HÀNG (Seller): CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
ĐỊA CHỈ (Address): Khu Đô thị thương mại An Phú, đường Tây Sơn, Phường Quang Trung, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam
ĐT (Tel): 056.353.5555 Fax: 056.379.3444
MÃ SỐ THUẾ (Tax code): 3600252847-020
SỐ TÀI KHOẢN (Bank account): Tại NH (At):
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG[VAT INVOICE]
(Bản thể hiện của hóa đơn điện tử)
Ngày lập (Date): 31/05/2020
Họ tên người mua hàng (Buyer Name):
Tên đơn vị (Company name): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP VÀ XÂY DỰNG THIÊN PHÚ
Địa chỉ (Address): Khu phố Tài Lương 1, Phường Hoài Thanh Tây, Thị Xã Hoài Nhơn, Tỉnh Bình Định
Mã số thuế (Tax code): 4101472983
Hình thức thanh toán (Payment method):
TM/CK
Số tài khoản (Bank account):
Tại NH
(At): Tên truy cập (Username):
Mã khách hàng (Customer ID): CEB- M1202-A1114
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
(No) (Description) (Unit) (Quantity) (Unit Price) (Amount)
XE Ô TÔ CON 5 CHỖ |HIỆU: PEUGEOT |SỐ LOẠI : 3008 1 P84 16G AT | Màu: Trắng | SK: RN2P45VA6LC116550 | SM: Xe 1,000 1.008.181.818,00 1.008.181.818 577533310UF205G02| XE MỚI 100% Cộng (Total): 1.008.181.818
Thuế suất GTGT (VAT Rate): 10 % Thuế GTGT (VAT value): 100.818.182
Tổng cộng (Grand total): 1.109.000.000
Số tiền viết bằng chữ (Amount in words): Một tỷ một trăm lẻ chín triệu đồng chẵn
NGƯỜI MUA HÀNG (BUYER) NGƯỜI BÁN HÀNG (SELLER)
Signature Valid
Ký bởi: Chi Nhánh Bình Định - Công Ty CP Ô Tô
Trường Hải
Phụ lục số 05: Biên bản nghiệm thu và bàn giao xe
Quy Nhơn, ngày 31 tháng 1 năm 2020
BIÊN BẢN NGHIỆM THU & BÀN GIAO XE
Hôm nay, tại CN BÌNH ĐỊNH – CTY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI, chúng tôi gồm:
BÊN GIAO : CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH – CTY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
Địa chỉ : QL1D, Tổ 1, Kv8, P. Nhơn Phú, TP. Quy Nhơn, T. Bình Định Điện thoại : (0563)3514.112
Đại diện : Phạm Cao Kỳ Duyên Chức vụ: TVBH