7. Kết cấu luận văn
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH BÁN
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH – CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ TRƯỜNG HẢI.
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng a. Kinh doanh ô tô.
.
Sơ đồ 2.5: Quy trình bán hàng xe ô tô
( Nguồn: Phòng Kinh doanh của Chi nhánh)
Để hoàn thành 01 hợp đồng của khách hàng thì đội ngũ tư vấn bán hàng tại đơn vị phải đi gần đúng với quy trình như trên, quy trình có thể thêm hoặc
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Phân chia nhóm thị trường Tìm hiểu khả năng tài chính,
nguồn thu nhập. Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Xác định phân khúc theo vị trí, địa bàn Tiếp cận khách hàng báo giá, giới
thiệu sản phẩm Theo dõi tình hình khách hàng và chăm sóc khách hàng theo chương trình bán hàng tháng, quý, năm Theo dõi tình hình thanh toán khách hàng. Kiểm tra toàn bộ xe. Chốt hợp đồng, đơn hàng và đặt hàng Giao xe bàn giao cho khách hàng khi công nợ hoàn tất. .
bớt một vài bước khi gặp khách hàng khó khăn hoặc dựa trên mối quan hệ để làm việc, đàm phán để quá trình hoàn thành hợp đồng nhanh và chuyên nghiệp.
b. Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hàng ô tô
Bên cạnh lĩnh vực kinh doanh chính là kinh doanh ô tô có dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành ô tô.
Sơ đồ 2.6: Quy trình kinh doanh dịch vụ xe
( Nguồn: Phòng Dịch vụ - Kỹ thuật của Chi nhánh)
2.2.2. Đối với hoạt động kinh doanh xe ô tô
2.2.2.1. Tổ chức thông tin đối với họat động tiếp nhận đơn đặt hàng.
Hoạt động kinh doanh xe ô tô tại Chi nhánh Bình Định – Công ty cổ phần ô tô Trường Hải bắt đầu từ khâu tiếp xúc, đàm phán hợp đồng với khách hàng. Với từng loại xe chính sách bán hàng (mức hỗ trợ khuyến mại, giảm giá...) có một mức chung. Tuy nhiên, do tình hình thị trường, yếu tố cạnh tranh, đặc thù của khách hàng... mà mỗi khách hàng có các chính sách thêm như tặng phụ kiện, bảo hiểm, hỗ trợ chi phí giao xe tận nơi, chi phí hoa hồng.... Chính vì vậy, nhân viên kinh doanh phải nắm bắt được tâm lý từng khách hàng. Khâu tiếp theo là ký hợp đồng và khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
Tổ chức thông tin tiếp nhận đơn đặt hàng theo một chu trình như sau:
Xe vào xưởng Kiểm tra xe Lập báo giá Lập yêu cầu sửa chữa Sửa xe Xuất phụ tùng Kiểm tra cuối Xuất hóa đơn,
thu tiền Giao xe
- Nhân viên kinh doanh tiếp xúc khách hàng, tư vấn từng loại xe, báo giá từng loại xe và chương trình khuyến mãi ( nếu có)
- Nếu khách hàng đồng ý mua xe thì nhân viên tiến hành đàm phán hợp đồng . - Nhân viên kinh doanh lập đề nghị bán xe (một liên), Thỏa thuận dịch vụ trình Giám đốc Chi nhánh được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản
Thỏa thuận dịch vụ được thực hiện ở phụ lục số 01, trang PL-1
- Nhân viên kinh doanh căn cứ vào thông tin khách hàng và thảo thuận dịch vụ đã được duyệt để lập hợp đồng thành bốn bản.
- Nhân viên kinh doanh sẽ lưu thỏa thuận dịch vụ và giữ lại Đề nghị bán xe trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng, trình Giám đốc ký hợp đồng.
- Giám đốc đại diện công ty ký hợp đồng kinh tế. Hợp đồng sau khi được ký, nhân viên kinh doanh chuyển cho khách hàng để hoàn tất việc ký hợp đồng.
- Khách hàng ký hợp đồng. Hợp đồng sau khi đã được ký đủ chữ ký của các bên, khách hàng giữ lại hai bản, trả lại cho nhân viên kinh doanh hai bản. Mẫu Hợp đồng mua bán xe được minh hoạ ở phụ lục số 02, trang PL-4
- Khách hàng đặt cọc mua xe. Khách hàng có thể đến nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản cho công ty.
- Nhân viên kinh doanh chuyển một bản hợp đồng cho kế toán để làm căn cứ viết phiếu thu hoặc khách hàng có thể nộp chuyển khoản
- Thủ quỹ thu tiền đặt mua xe và ký phiếu thu. Phiếu thu có ba liên: một liên khách hàng giữ, một liên thủ quỹ lưu, một liên chuyển cho kế toán tiền mặt để lưu.
- Nhân viên kinh doanh nhập dữ liệu hợp đồng của khách hàng vào máy tính dưới dạng file excel: báo cáo khách hàng đặt mua xe theo ngày. Báo cáo này được gửi cho Giám đốc Chi nhánh vào cuối ngày.
CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
Khu Đô thị thương mại An Phú, đường Tây Sơn, Phường Quang Trung, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam
BÁO CÁO KHÁCH HÀNG ĐẶT MUA XE
Ngày 24/3/2020 ST T Số hợp đồng Số tiền Tên khách hàng Tên nhân viên kinh doanh Tên Showroom Ghi chú 1 120320/HĐMBKIA SOLUTOMTDELXXE 415.000.000 Nguyễn Văn Tám Phạm Cao Kỳ Duyên Showroom du lịch 2 150045/HĐ PEUGEOT 5008 1.455.180.000 Trần Phúc Thịnh Phạm Cao Kỳ Duyên Showroom du lịch 3 150054/HĐTHACO FRONTIER 1500K200 – MB3 THACO FRONTIER K200 – MB3 380.334.300 Nguyễn Văn Nam Phan Văn Hồng Showroom tải
( Nguồn: Phòng Kinh doanh của Chi nhánh)
2.2.2.2. Tổ chức thông tin đối với hoạt động giao hàng.
Sau khi khách hàng đồng ý mua xe và ký kết hợp đồng xong thì Phòng kỹ thuật chuẩn bị xe để sẵn sàng giao xe cho khách đúng thời gian giao xe đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu khách hàng mua xe trả góp thì tiến hành làm thủ tục vay ngân hàng. Khi Phòng kế toán nhận đủ tiền xe hoặc đủ tiền đối ứng (phần nghĩa vụ thanh toán của khách hàng trong hợp đồng vay mua xe trả góp), kế toán xuất hóa đơn và xuất xe. Khâu cuối cùng là bàn giao xe cho khách.
Căn cứ vào hợp đồng mua bán xe, nhân viên kinh doanh lập Biên bản giao xe ô tô gồm ba liên, ghi rõ số khung, số máy của xe lên biên bản, lập Giấy xác nhận tình trạng thanh toán một liên. Trong trường hợp giao xe tận
nơi cho khách hàng, trên Biên bản giao xe có bên thứ ba là bên vận chuyển. Biên bản này được nhân viên kinh doanh giữ đến khi giao xe.
Biên bản nghiệm thu và bàn giao xe được thể hiện ở phụ lục số 05, trang PL-10
Căn cứ vào số khung, số máy ghi trên Biên bản giao xe ô tô, nhân viên kinh doanh lập giấy Xác nhận giao hàng (một liên). Trên chứng từ này thể hiện đầy đủ các thông tin về khách hàng, giá trị hợp đồng, chính sách bán hàng và thông tin số khung, số máy của xe. Đây là các thông tin sau này kế toán căn cứ để xuất hóa đơn.
Nhân viên kinh doanh tập hợp bộ chứng từ gồm có: Đề nghị bán xe, Hợp đồng, Xác nhận tình trạng thanh toán, Biên bản nghiệm thu và bàn giao xe đã được Giám đốc ký duyệt sang phòng kế toán để làm thủ tục xuất hóa đơn. Kế toán kiểm tra bộ chứng từ trên đã đầy đủ chữ ký của các bộ phận, lập Hóa đơn GTGT ba liên, Phiếu xuất xe hai liên và Giấy ra cổng một liên. Hồ sơ xe cùng với Hóa đơn liên hai, Phiếu xuất xe liên hai và Giấy ra cổng giao cho nhân viên kinh doanh.
Để nhận xe, nhân viên kinh doanh phô tô lại Xác nhận giao hàng đã có đầy đủ chữ ký của kế toán, chuyển Phiếu xuất kho một liên và Biên bản nghiệm thu và bàn giao xe ô tô đến bộ phận kho xe. Thủ kho và nhân viên kinh doanh tiến hành thủ tục bàn giao xe, hai bên ký Biên bản. Biên bản này nhân viên kinh doanh giữ một liên, Phiếu xuất kho do thủ kho lưu.
Khách hàng nhận bàn giao xe và giấy tờ (Hóa đơn GTGT, Hồ sơ xe (Sao y hóa đơn đầu vào, Giấy chứng nhận xuất xưởng, bộ cà số khung số máy), Giấy ra cổng). Khách hàng ký Biên bản giao xe ô tô ba liên, một liên giữ lại và hai liên trả cho nhân viên kinh doanh để chuyển về lưu ở bộ phận kinh doanh và bộ phận kho xe. Giấy ra cổng đưa cho bảo vệ khi đưa xe ra khỏi đại lý. Hóa đơn và hồ sơ xe đem đi nộp thuế trước bạ và đăng ký xe. Hóa đơn và
phiếu xuất kho và biên bản nghiệm thu và bàn giao xe là chứng từ làm căn cứ để lên chứng từ ghi sổ, sổ cái chi tiết tài khoản 131, 511, 3331, 632, 156.
Để tiện cho việc theo dõi khách hàng, Kế toán tạo mã đối tượng theo khách hàng, mỗi khách hàng có một mã đối tượng khác nhau và tuân thủ theo số thứ tự như CEB là khách hàng, tiếp theo là mã Công ty M1202 và sau đó là số thứ tự của khách hàng,Ví du: CEB-M1202-0149 là mã của khách hàng Công ty Bảo hiểm PJICO Bình Định.
Do Chi nhánh có nhiều ưu đãi thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau như: Thanh toán bằng tiền mặt một lần hoặc hiều lần theo tiến độ hợp đồng đã thỏa thuận, hay thanh toán mua xe trả góp (vay ngân hàng). Kế toán vào phân hệ bán hàng trong phần mền kế toán Bravo chọn mã khách hàng vừa tạo xong, tiếp đến là chọn mã hàng hóa như trên báo giá và hợp đồng, tiếp theo chọn số lượng hàng hóa đồng thời kiểm tra đơn giá và thành tiền. Trên phân hệ bán hàng kế toán hạch toán Nợ cho các tài khoản như: tài khoản 131 (nếu khách hàng trả sau) hoặc tài khoản 111,112 ( nếu khách hàng trả tiền không nợ), đồng thời hạch toán Có cho tài khỏan 511, phản ánh doanh thu theoShowroom ( Chi nhánh có 2 Showroom, Showroom tải và Showroom du lịch) và Có cho tài khoản 3331Thuế GTGT đầu ra, đối với hoạt động kinh doanh thương mại về xe ô tô với giá trị lớn thì việc theo dõi tiền thuế đầu ra và khấu trừ số thuế đầu vào cho từng xe là rất qua trọng, giúp cho kế toán cũng như nhà quản trị kiểm soát được tiền thuế và chi phí hợp lý hơn. Sau đó kế toán kiểm tra và in hóa đơn.
Khi xuất kho hàng hóa kế toán kho chọn mã hàng hóa, lập số lượng và kiểm tra đơn giá thành tiền, đồng thời kế toán hạch toán Nợ tài khoản 632 giá vốn hàng bán và tài khoản Có 156 hàng hóa.
Chi tiết hàng tồn kho rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nhất là đơn vị kinh doanh thương mại nhưng Chi Nhánh chưa xây dựng được “hạn mức tồn kho tối đa/ tối thiểu”, hiện tại Chi Nhánh có nhiều xe đã nhập lâu nhưng vẫn chưa bán được, dẫn đến chi phí trong kỳ quá lớn, doanh thu trong kỳ không bù
đắp được làm cho Chi nhánh phải báo lỗ trong kỳ và trong năm đó.
2.2.2.3.Tổ chức thông tin đối với hoạt động lập hóa đơn
Sau khi nhân viên kinh doanh tập hợp bộ chứng từ gồm có: Đề nghị bán xe, Thỏa thuận dịch vụ, Hợp đồng, Xác nhận tình trạng thanh toán, Xác nhận giao hàng đã được Giám đốc ký duyệt thì sang phòng kế toán để làm thủ tục xuất hóa đơn. Kế toán kiểm tra bộ chứng từ trên đã đầy đủ chữ ký của các bộ phận, trước khi lập Hóa đơn GTGT thì nhân viên kế toán phải kiểm tra đối chiếu lại số liệu để đảm bảo khớp đúng hàng hóa, giá thành, số lượng giữa các xác nhận giao hàng, phiếu xuất kho, đề nghị bán xe, hợp đồng. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên phụ trách việc lập hóa đơn truy cập vào tập tin “danh mục vật tư hàng hóa” để truy xuất giá bán và thuế suất GTGT của hàng hóa chuẩn bị giao, tiến hành lập và in hóa đơn bán hàng để giao cho khách hàng.
Trong quá trình xuất ra Hóa đơn cho Khách hàng, nhân viên kế toán đồng thời hạch toán và định khoản vào hệ thống thông tin kế toán để theo dõi số liệu, tạo thành tập tin Hóa đơn bán hàng ( Chi nhánh sử dụng hóa đơn điện tử của phần mền kế toán Bravo)
Hóa đơn bán xe được minh họa ở phụ lục số 04, trang PL-7
2.2.2.4.Tổ chức thông tin thu tiền và theo dõi công nợ.
Sau khi xuất hóa đơn cho khách hàng và đã thanh toán xong bằng tiền mặt thì thủ quỹ Chi nhánh thu tiền và kế toán viết phiếu thu đồng thời xác nhận đã thu đủ bằng tiền mặt, còn nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoảng thì phải có giấy báo nợ của Ngân hàng trước khi nhận xe, lúc này nhân viên kế toán không còn phải theo dõi công nợ nữa.
Nhưng nếu khách hàng thanh toán vẫn chưa xong hay là mua hàng trả góp thì kế toán phải mở mã khách hàng, đối tượng khách hàng để theo dõi công nợ, căn cứ vào hợp đồng mua bán xe hay hợp đồng vay trả góp thì kế toán lên kế hoạch thu tiền
Bảng 2.1 : Bảng thể hiện sổ chi tiết công nợ
Chi nhánh Bình Định – Công ty CP Ô tô Trường Hải
Khu đô thị thương mại An Phú, đường Tây Sơn, phường Quang Trung, TP Quy Nhơn, tỉnh Bình Định
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 23/01/2020 Tài khoản: 1311 – Phải thu của khách hàng trong nước Đối tượng: CEB – M1202 – A0014- NGÔ XUÂN ĐỊNH
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản Tài khoản đối ứng Phát sinh Số dư Số khung ĐVCS Mã Tên ĐVCS Mã Ngày Số Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Tổng cộng 949.000.000 949.000.000 Dư đầy kỳ PT 11/06/19 PR 19060 097 Thu tiền cọc bán xe Mazda CX5 2.5
1311 1111 100.000.000 100.000.000 A43 Binh Dinh SR
HD 30/06/19 0002128 MAZDA CX5 ALL NEW 2.5 2WD
1311 33311 86.272.727 13.727.273 A43 Binh Dinh SR
HD 30/06/19 0002128 MAZDA CX5 ALL NEW 2.5 2WD
1311 5111 862.727.273 849.000.000 RN2 KF 5326 KM
01
A43 Binh Dinh SR PT 17/07/19 PR 19070 180 Thu tiền MAZDA CX5
ALL NEW 2.5 2WD
1311 1111 849.000.000 RN2 KF 5326 KM
01
A43 Binh Dinh SR
Tổng phát sinh 1311 949.000.000 949.000.000
Dư cuối kỳ 1311
Dữ liệu trên bảng này là cơ sở để xử lí và báo cáo các thông tin về tình hình công nợ của từng khách hàng. Các thông tin chi tiết về công nợ của từng khách hàng theo từng lần giao dịch được kết xuất từ chứng từ ghi sổ dựa vào mã tài khoản công nợ trên trường số hiệu tài khoản Nợ, số hiệu tài khoản Có.
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và chi tiết hóa đơn bán hàng có thể tính toán, tổng hợp và báo cáo được tất cả các thông tin về tổng doanh thu, số thuế GTGT phải nộp, số lượng và doanh thu của từng mặt hàng, từng khách hàng, … Tương tự, căn cứ vào phiếu xuất kho và chi tiết phiếu xuất kho có thể báo cáo tình hình xuất hàng hóa theo từng mặt hàng, giá vốn theo từng mặt hàng. Đây là cơ sở cho việc lấy số liệu để lập báo cáo tình hình kinh doanh trong kỳ và cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị công ty.
Với chu trình kinh doanh xe như trên đã cung cấp thông tin kế toán tài chính về doanh thu, giá vốn, công nợ và thanh tóan. Trên bảng cân đối kế toán: Mục tài sản ngắn hạn, chỉ tiêu tiền và các khỏan tương đương tiền, phải thu khách hàng, hàng hóa; Mục nợ phải trả: Chỉ tiêu thuế phải nộp nhà nước; Mục nguồn vốn: Chỉ tiêu lợi nhuận chưa phân phối.
Trên báo cáo kết quả kinh doanh: Chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn, lợi nhuận.
Hệ thống thông tin cung cấp cho kế toán quản trị về quản lý hoạt động kinh doanh xe, phân tích các chỉ tiêu tài chính như: Điểm hòa vốn, mối quan hệ doanh thu - chi phí - lợi nhuận,... lập kế hoạch tài chính, quyết định chính sách bán hàng,... Về mặt quy trình, giá trị xe ô tô lớn nên đòi hỏi cần có sự kiểm soát chặt chẽ và mỗi khi giám đốc ký một quyết định (duyệt chính sách, đồng ý thu tiền của khách hàng, duyệt giao xe cho khách hàng...) đều cần rất thận trọng. Cũng chính vì vậy, lượng chứng từ sử dụng trong chu trình kinh doanh xe khá nhiều, và trình tự luân chuyển chứng từ khá phức tạp. Khi nhân viên phòng kinh doanh được phỏng vấn về trình tự luân chuyển chứng từ, cả