7. Kết cấu luận văn
1.2.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền
Mục tiêu chủ yếu của chu trình bán hàng và thu tiền là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc xử lý bán hàng (thường do bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp trực tiếp tham gia), theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng (thường do bộ phận kế toán của doanh nghiệp trực tiếp tham gia). Đây là hai chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Việc trao đổi thông tin giữa hai bộ phận nhịp nhàng, hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền. Bên cạnh đó, mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là xác định lãi lỗ nên cần phải biết doanh thu và chi phí, trong chu trình này kế toán tổng hợp theo dõi chung về doanh thu. Khi nào thu được tiền bán hàng thì nghiệp vụ đó chấm dứt, kế toán là một bước trong chu trình không phải độc lập trong chu trình và cần phải có sự phối hợp với các bộ phận khác để đạt được mục đích của doanh
nghiệp. Do vậy có thể nói rằng chu trình bán hàng và thu tiền liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống thông tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế toán thuộc phòng kế toán.
Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu khách hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu của phòng kinh doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu chi phí trong hoạt động bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lí và cung cấp những thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận trong quá trình bán hàng.
Bộ phận kế toán: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích, lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh thu theo từng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chi phí, xác định kết quả tiêu thụ…, cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp.
Hình 1.5 mô tả các chức năng cũng như phân công trách nhiệm và sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Hình 1.5: Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.3. Tổ chức thông tin đối với các nút xử lý trong chu trình bán hàng và thu tiền
Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình doanh thu, đó là (1) tiếp nhận, xử lí đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền và (4) phân tích tình hình tiêu thụ.
Kiêm tra tín dụng và hàng tồn kho
Hình 1.6: Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình doanh thu
1.2.3.1. Tổ chức thông tin tiếp nhận đơn đặt hàng
Thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng được nhân viên bán hàng cập nhập một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa… Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các
Khách hàng Dữ liệu khách hàng
1.0 Lệnh bán hàng Đặt hàng
Dữ liệu về công nợ
Mã khách hàng và các dữ liệu
khác Kiểm tra
tín dụng
Dữ liệu hàng tồn kho
Dữ liệu đặt hàng Chấp thuận đặt hàng 2.0 Giao hàng Khách hàng Hàng hóa & phiếu gửi
hàng Dữ liệu gửi hàng
3.0 Lập Hóa đơn Chứng từ gửi hàng Hóa đơn bán hàng
Dữ liệu bán hàng
4.0 Phân tích
Các nhà quản lí
bước công việc tiếp theo, thông tin của khách hàng được nhân viên bán hàng cập nhập vào hệ thống máy tính. Chương trình sẽ tự động thực hiện việc kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho hiện có và công nợ hiện tại của khách hàng để thực hiện đơn đặt hàng. Một hệ thống tốt sẽ cho phép kiểm tra đồng thời số lượng hàng tồn kho và công nợ của khách hàng, hỗ trợ phản hồi đơn đặt hàng của khách hàng một cách nhanh chóng.
Dữ liệu về số lượng tồn kho hiện tại của từng loại hàng hóa được lưu trữ trên trường “Số lượng tồn kho hiện tại” trong tập tin Danh mục hàng hóa.
Mỗi khi có sự biến động tăng hay giảm về số lượng của từng loại hàng hóa, số liệu trên trường “Số lượng tồn kho hiện tại” của hàng hóa ngay lập tức được cập nhật. Nếu lượng hàng có sẵn của công ty không đủ để giao cho khách, nhân viên bán hàng phải thỏa thuận với khách về thời gian giao hàng và khai báo với hệ thống máy tính để chuẩn bị một đơn hàng giao trễ.
Thông tin về tình hình công nợ của từng khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật theo thời gian thực vào trường “Số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng không làm cho số dư công nợ của khách hàng vượt quá hạn mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ được chấp nhận và đưa vào lưu trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng vượt quá hạn mức cho phép, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trưởng phòng kinh doanh xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng.
Căn cứ vào các thông tin cơ bản trên Đơn đặt hàng, tiến hành in lệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ của bộ phận bán hàng và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán hàng, gồm: bộ phận quản lý kho chuẩn bị hàng và đóng gói, bộ phận lập hóa đơn khi nhận được đầy đủ các chứng từ giao hàng.
1.2.3.2. Tổ chức thông tin giao hàng
Tại kho, sau khi nhận được lệnh bán hàng (phiếu đóng gói), bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành lấy hàng và đóng gói. Trong một số trường hợp, lượng hàng thực tế tại kho không đủ để giao do bị hư hỏng, mất mát… hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa tương đương thì lệnh bán hàng có thể phải được điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện. Quy trình điều chỉnh, sửa đổi phải quay trở lại bộ phận bán hàng. Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhân viên giao hàng kiểm tra, đối chiếu và lập ra phiếu giao hàng. Tại thời điểm này, thủ tục xuất hàng ra khỏi kho đã được hoàn tất, phiếu xuất kho được lập, căn cứ piếu xuất kho kế toán hạch toán tổng hợp trên tài khoản 156, hạch toán chi tiết của từng loại hàng hóa và đồng thời cập nhật dữ liệu về tồn kho hàng hóa. Việc cập nhật dữ liệu vào trường “giá vốn” xuất kho phụ thuộc vào phương pháp hạch toán trị giá hàng xuất kho.
1.2.3.3.Tổ chức thông tin lập hóa đơn và theo dõi thanh toán
Sau khi nhận được phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng chuyển đến, nhân viên phụ trách lập hóa đơn tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng và đơn đặt hàng của khách hàng. Bộ phận lập hóa đơn tiến hành cập nhật giá bán, việc quản lý giá tự động có thể giúp tránh các sai sót xảy ra về giá bán trong quá trình bán hàng để từ đó tiến hành lập hóa đơn bán hàng. Các thông tin cần có để lập hóa đơn bán hàng gồm: Tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ,… Căn cứ vào hóa đơn đã lập, bộ phận theo dõi thanh toán tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận doanh thu từ bán hàng (bao gồm doanh thu tổng hợp và doanh thu chi tiết cho đơn đặt hàng), đồng thời tiến hành theo dõi việc thanh toán đơn hàng của khách hàng.
Cụ thể các bút toán hach toán doanh thu:
1.2.3.4. Tổ chức thông tin theo dõi công nợ và thu tiền
Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại, cần được cập nhập, theo dõi kịp thời để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục vụ công tác kiểm tra tín dụng của khách hàng. Mở sổ chi tiết theo dõi công nợ từng khách hàng, tổ chức thông tin theo dõi chi tiết công nợ cần phải theo dõi được thời hạn thanh toán của khách hàng đồng thời có thể tự động cập nhật số dư công nợ của khách hàng.
Khi khách hàng trả tiền thì ghi nợ TK 111; 112 và đồng thời ghi Có TK 131. Việc theo dõi quản lý công nợ sẽ do bộ phận kinh doanh và kế toán công nợ trực tiếp theo dõi. Bộ phận kinh doanh theo dõi hạn thanh toán theo quy định hợp đồng và có trách nhiệm làm chứng từ thanh toán theo từng đợt tiến độ trình lên bộ phận kế toán chi tiền. Bộ phận kế toán hỗ trợ cung cấp tất cả các loại báo cáo công nợ cho khách hàng và các bộ phận có liên quan. Việc đối chiếu công nợ định kỳ, kế toán sẽ lập biên bản đối chiếu và bộ phận kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với người mua để đối chiếu xác nhận.
Dựa vào dữ liệu trên các tập tin Hóa đơn bán hàng và Chi tiết hóa đơn bán hàng, có thể tính toán, tổng hợp và báo cáo được tất cả các thông tin về tổng doanh thu; thuế GTGT phải nộp; số lượng và doanh thu của từng mặt hàng, ngành hàng; doanh thu theo từng khách hàng… Tương tự như vậy, dựa vào dữ liệu trên tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho, có thể báo cáo tình hình xuất hàng hóa tiêu thụ theo từng mặt hàng, giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng. Đây chính là các cơ sở số liệu để lập báo cáo tình hình và kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, ngành hàng, phục vụ cung cấp thông tin trên các báo cáo kế toán quản trị.