7. Kết cấu luận văn
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Đối với quy trình quản lý xe , khi nhân viên kinh doanh lập điều kiện hợp đồng trên phần mềm, thông tin về khách hàng, chính sách bán hàng tự động được truyền tới báo cáo của các phòng có liên quan. Khi khách hàng nộp tiền đặt xe, kế toán không phải lấy lại thông tin khách hàng mà chỉ cần số hợp đồng, toàn bộ thông tin khách hàng tự động hiển thị trên phiếu thu. Ngược lại, phòng kinh doanh có thể nắm được tình trạng thanh toán theo hợp
đồng một cách chính xác nhất. Việc quản lý xe cũng trở nên dễ dàng, tránh tình trạng xếp trùng xe. Công việc xuất hóa đơn xe của kế toán cũng trở nên thuận tiện hơn trước. Thay vì phải dò lại sổ sách để kiểm tra từng lần thanh toán, xác nhận tình trạng công nợ, tính toán số tiền phải thu theo chính sách bán hàng, kiểm tra các khoản công nợ khác như phụ kiện, bảo hiểm... Phần mềm Bravo-n sẽ tự động cập nhật toàn bộ công nợ liên quan tới hợp đồng trên một báo cáo một cách chính xác nhất. Vì vậy, giảm được áp lực cho kế toán và giảm thiểu những rủi ro liên quan đến công nợ bởi giá trị một chiếc xe không hề nhỏ. Hệ thống chứng từ trong chu trình kinh doanh cũng được giảm thiểu. Các thông tin liên quan đến hợp đồng, thông tin tài chính được liên kết giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và nhà quản trị có thể dễ dàng tra cứu, kiểm tra nên có thể bỏ bớt các chứng từ: phiếu đề nghị bán xe, phiếu đề nghị thu tiền bán xe, phiếu xác nhận tình trạng thanh toán. Như vậy, phần mềm Bravo tổng quan đã khắc phục được các tồn tại trong chu trình kinh doanh xe.
Với chu trình kinh doanh dịch vụ, quy trình quản lý sửa chữa và bán phụ tùng- phụ kiện, nhược điểm chính là thông tin không có sự kế thừa giữa phòng dịch vụ và phòng kế toán, doanh thu và giá vốn không được kiểm soát chặt chẽ, tạo nhiều lỗ hổng trong quản lý, dễ tạo điều kiện cho gian lận, gây thất thoát tài sản công ty. Vì vậy, khi xây dựng phần mềm Bravo quản trị tổng thể, quy trình quản lý sửa chữa và bán phụ tùng- phụ kiện cần được thực hiện toàn bộ trên phần mềm. Cả nhân viên dịch vụ, nhân viên kinh doanh, nhân viên kho đều thao tác trên phần mềm, từ lập lệnh, xuất kho đến ghi sổ kế toán. Trong quy trình quản lý sửa chữa trên, toàn bộ quá trình từ khi xe vào xưởng đến khi xe ra xưởng được phần mềm quản lý theo một vòng khép kín.
Ngay từ khi xe vào xưởng, bảo vệ nhập biển số xe vào phần mềm, thông tin về xe đã được lưu nhằm mục đích quản lý xe trong xưởng.
tự động hiển thị nếu xe đã từng vào xưởng hoặc khách hàng mua xe của đại lý. Khi kế toán lập phiếu xuất kho phụ tùng, bút toán kế toán được lấy tự động theo như quy ước từ ban đầu khi tạo mới mã phụ tùng. Thông tin trên phiếu xuất kho sẽ tự động cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn phụ tùng, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính.
Khi hồ sơ sửa chữa được đưa lên cho kế toán dịch vụ thu tiền, thông tin trên lệnh sửa chữa sẽ tự động hiển thị trên phân hệ hóa đơn, thu tiền của kế toán. Phần mềm tích hợp cả chức năng quản lý cấp giấy ra cổng cho xe dịch vụ như: xe còn công nợ phải có người bảo lãnh mới cho ra cổng được.
Khi xe rời xưởng, bảo vệ cập nhật biển số xe trên phần mềm, kết thúc một chu trình dịch vụ. Các tồn tại đã kể trên khi đơn vị đã sử dụng phần mềm Bravo quản trị tổng thể thì sẽ khắc phục được những lỗi như: không kiểm soát được phụ tùng xuất kho đã thu được tiền hay chưa, nhân viên kỹ thuật có thêm-bớt công việc, phụ tùng trong quá trình sửa chữa không, có thu tiền riêng không... được khắc phục tối đa. Bởi phần mềm sẽ tự động tính toán và lập các bảng báo cáo quản trị như: phụ tùng đã xuất kho không thu được tiền, xe ra cổng không có doanh thu, báo cáo doanh thu theo nhân viên kỹ thuật.
Như vậy, trong quy trình quản lý dịch vụ, phần mềm Bravo quản trị tổng thể đã giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ hơn, giảm thiểu các tiêu cực.
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng.
Hiện nay, công nợ phải thu khách hàng tại Chi nhánh còn nhiều, đặc biệt là những khoản nợ quá hạn chiếm tỷ lệ cao làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của Chi nhánh. Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân công đòi nợ. Công việc này Chi nhánh nên phân công rõ ràng cho cả hai bộ phận là phụ trách bán hàng và kế toán thanh toán cùng theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền.
Chi nhánh đang giao khoán doanh thu cho từng nhân viên phụ trách khu vực, vì vậy một số nhân viên chạy theo doanh thu nên luôn bán hàng vượt hạn mức cho phép làm gia tăng nợ phải thu khách hàng. Để tránh tình trạng trên Chi nhánh phải nhắc nhở nhân viên kinh doanh luôn tuân thủ đúng quy chế với công nợ khách hàng, cần đánh giá đúng các khoản nợ phải thu của từng khách hàng để có biện pháp kiểm soát đúng các khoản nợ phải thu của từng khách hàng để thu hồi nợ đúng hạn, đồng thời có biện pháp ngăn chặn nhân viên bán hàng chạy theo doanh thu.
Ngoài ra Chi nhánh nên thường xuyên gửi thông báo công nợ đến khách hàng. Điều này, một mặt giúp Chi nhánh nhanh chóng thu hồi công nợ, mặt khác giúp Chi nhánh xác minh và điều chỉnh kịp thời các khoản chênh lệch (nếu có) giữa Chi nhánh và khách hàng. Bên cạnh đó kế toán công nợ thường xuyên gọi điện hỏi thăm và nhắc nhở khách hàng những khoản còn nợ Chi nhánh để khách hàng thanh toán đúng hạn.
Định kỳ hàng tháng, quý phải có báo cáo gửi ban giám đốc tình hình công nợ của khách hàng, các khoản đã thu được, các khoản nợ khó đòi để ban giám đốc có hướng giải quyết kịp thời.
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình báo cáo kế toán.
Phần mềm Bravo quản trị tổng thể liên kết dữ liệu giữa tất cả các phòng ban tham gia vào chu trình kinh doanh. Các thông tin từ lệnh sửa chữa, lệnh bảo hành của phòng dịch vụ, phòng phụ tùng; các thông tin từ hợp đồng bán xe của phòng kinh doanh được liên kết vào chứng từ kế toán: phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu, giấy báo có... Khi chứng từ kế toán được lập, phần mềm tự động cập nhật vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Tại mọi thời điểm, nhà quản trị có thể biết được toàn bộ hoạt động của các bộ phận, hiệu quả kinh doanh... mà không phải đợi các báo cáo của bộ phận gửi lên, chủ động hơn trong quản trị doanh nghiệp, lập kế
hoạch tài chính.
Phần mềm Bravo quản trị tổng thể cũng giải quyết được thách thức số liệu kế toán báo cáo thời gian thực. Ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận vào hệ thống và lên các báo cáo quản trị cũng như báo cáo kế toán. Nhà quản trị có thể truy cập và xem báo cáo ngay lập tức. Vì vậy, thông tin kế toán đã thực sự hỗ trợ và có vai trò quan trọng trong các quyết định nhanh của nhà quản trị. Sự rõ ràng và minh bạch của số liệu khiến nhà quản trị hoàn toàn yên tâm về các số liệu kế toán, tăng sự tin cậy và yên tâm về hệ thống kế toán.
Như vậy, với những tồn tại đang có trong phần mềm kế toán tại Chi nhánh Bình Định, lựa chọn và sử dụng hệ thống ERP- phần mềm Bravo quản trị tổng thể là lựa chọn hoàn hảo để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở những mặt hạn chế còn tồn tại trong tổ chức thông tin chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Bình Định – Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, trong chương này tác giả đã nhận thấy được sự cần thiết trong tổ chức thông tin kế toán, từ đó tác giả đưa ra được một số định hướng cũng như các giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình bán hàng và thu tiền Chi nhánh:
Các giải pháp tăng cường đầu tư vào công nghệ hỗ trợ cho việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng và thu tiền.
Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh để phù hợp với thị trường và tăng sản lượng tiêu thụ nhằm giảm tối đa lượng hàng tồn kho tại đơn vị.
Cuối cùng tác giả đưa ra một số kiến nghị khác đối với công tác quản lý nội bộ kế toán và một số điều kiện khác để đảm bảo hệ thống thông tin chu trình bán hàng và thu tiền được thành công, hoạt động xuyên suốt ổn định và lâu dài như: Cần sự hỗ trợ tối ưu về tinh thần cũng như tài chính từ phía lãnh đạo Chi nhánh, hỗ trợ về mặt kỹ thuật từ phía công ty phần mềm, thường xuyên giám sát đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống...việc này có ý nghĩa thiết thực để hỗ trợ cho hệ thống thông tin chu trình bán hàng và thu tiền Chi nhánh Bình Định trong thời gian tới được thành công hơn.
KẾT LUẬN CHUNG
Trên cơ sở lý luận và thực trạng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Bình Định – Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải, nghiên cứu đưa ra các giải pháp cải tiến việc tổ chức thông tin kế toán để hoạt động bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh mang lại hiệu quả cao hơn.
Ngoài những thành công trên, luận văn còn hạn chế do thời gian nghiên cứu không dài nên tác giả mới chỉ sử dụng lưu đồ bán hàng và thu tiền mà chưa sử dụng các công cụ khác như sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chương trình, lưu đồ hệ thống. Mặt khác, thời gian Chi nhánh xây dựng và áp dụng giải pháp mà luận văn đưa ra với thời gian ngắn nên chưa đánh giá được hết những hạn chế của giải pháp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng đề tài không tránh khỏi những sai sót và hạn chế, tuy nhiên đề tài vẫn mang một ý nghĩa thực tiễn cao, tác giả mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác quản lý kế toán nói riêng và công tác quản trị doanh nghiệp nói chung tại Chi nhánh Bình Định – Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng việt
[1] Vũ Bá Anh (2015) , Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin , Luận án Tiến sĩ kinh tế .
[2] Bộ thông tin và truyền thông ( 2012), báo cáo ứng dụng công nghệ thông tin 2011, Nhà xuất bản thông tin và truyền thông
[3] Phạm Lê Hoài (2012) “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP PYMEPHARCO”
[4] Trần Thị Thanh Tâm (2013) “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty CP Cẩm Hà”
[5] Nguyễn Mạnh Toàn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kế toán & Kiểm toán-số 05/2011(92), tr.20-23
[6] Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Tài chính.
[7] Trần Mậu Thông (2010) “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Lâm đặc sản Quảng Nam”
Tiếng Anh:
[1] Amy Fontinelle “Introduction to accounting information systems”
[2] António Trigo, Fernando Belfo, Raquel Pérez Estébanez (2014) “Accounting Information Systems: The Challenge of the Real-Time Reporting” - CENTERIS 2014 - Conference on ENTERprise Information Systems / ProjMAN 2014; - International Conference on Project MANagement/ HCIST 2014 - International Conference on Health and Social Care Information Systems and Technologies
[3] Gilbert Manda “Accounting as an information system”
[4] Leslie W.Weisenfeld and Larry N. Killough () “ One company’s experience with Acounting Information Systerm changes- An analysis of managers’ satisfaction”
[5] Mahdi Salehi (2010) “Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran”
PHỤ LỤC
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục Tên phụ lục
1 Thỏa thuận dịch vụ
2 Hợp đồng mua bán xe ô tô 3 Báo giá sửa chữa
4 Hóa đơn Giá trị gia tăng
5 Biên bản nghiệm thu và bàn giao xe 6 Phiếu xuất kho
Phụ lục 1: Thỏa thuận dịch vụ
THỎA THUẬN DỊCH VỤ
Hôm nay, ngày tháng năm 2020 tại CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI, chúng tôi gồm có:
BÊN CUNG ỨNG : CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
Mã số thuế : 3600252847-020
Địa chỉ : Khu ĐTTM An Phú, Tây Sơn, P. Quang Trung, TP. Quy Nhơn, T. Bình Định, VN.
Điện thoại : (0256)3 791111 Fax: (0256)3 793444 Tài khoản : 580 10 000 478 474 tại Ngân hàng BIDV Chi Nhánh Bình
Định.
115000060272 tại Ngân hàng Công thương Chi Nhánh
Bình Định.
25344499 tại ngân hàng VP Chi nhánh Bình Định. 4301.201.002922 tại Ngân hàng NN & PTNT TP Quy Nhơn.
04.000.117.1501 tại Ngân Hàng Sài gòn Thương Tín- CN
Bình Định.
4011.100.278.002 tại Ngân Hàng TMCP Quân Đội – CN Bình Định.
Đại diện : Ông Nguyễn Phương Nam Chức vụ : Giám Đốc Chi Nhánh
(Giấy ủy quyền số 01/2020/GUQ-NĐĐ/THACO BĐ ngày 01/01/2020)
BÊN ĐỀ NGHỊ : NGUYỄN VĂN TÁM
MST/CMND : 211737576 Ngày cấp : 15/4/2019
Trụ sở/HKTT : Huyện Phù Cát, tỉnh Bình Định Điện thoại :
Đại diện : Chức vụ :
ĐIỀU 1: DỊCH VỤ
1. Bên Cung ứng nhận thực hiện thủ tục đăng ký quyền sở hữu xe (“Dịch vụ”) với các khoản chi phí như sau:
STT TÊN DỊCH VỤ SL ĐƠN GIÁ THÀNH
TIỀN
01 Phí dịch vụ đăng ký xe 1 1.900.000 1.900.000
02 Chi phí nhận thanh toán thay (tạm tính)
Phí đăng ký biển số (tạm tính) 1 200.000 200.000 Lệ phí trước bạ ( tạm tính) 1 41.500.000 41.500.000 Phí đăng kiểm lưu hành 1 340.000 340.000 Phí sử dụng đường bộ 12 tháng 1 1.560.000 1.560.000 Khoản thu, chi hộ khách hàng 1 480.000 480.000 Bảo hiểm TNDS 01 năm 1 580.700 580.700 Bảo hiểm vật chất thân xe 01 năm 1 6.640.000 6.640.000
Tổng giá trị: 53.200.700
Bằng chữ: Năm mươi ba triệu hai trăm nghìn bảy trăm đồng chẵn
2. Bên Cung ứng đã nhận từ Bên Đề nghị bộ hồ sơ, chứng từ để thực hiện Dịch vụ như quy định tại Điều 1 khoản 1 trên đây.
ĐIỀU 2: THANH TOÁN
1. Bên Đề nghị có nghĩa vụ thanh toán đủ toàn bộ phí Dịch vụ đã bao gồm các khoản lệ phí và phí khác theo quy định của pháp luật mà Bên Cung ứng sẽ thanh toán thay cho Bên Đề nghị theo Điều 1 cho Bên Cung ứng trong vòng 03 (ba) ngày kể từ khi ký Thỏa thuận này hoặc chậm nhất là 02 (hai) ngày trước khi Bên Cung ứng thực hiện dịch vụ.
2. Bên Đề nghị thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của Bên Cung ứng.
ĐIỀU 3: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Các bên đồng ý rằng mức phí dịch vụ như được nêu trong Điều 1 đang được tính toán và áp dụng theo các quy định hiện hành về lệ phí trước bạ, phí đăng ký biển số và các loại phí khác liên quan đến việc đăng ký và lưu hành xe. Trong trường hợp có sự thay đổi quy định pháp luật liên quan, Bên Đề nghị đồng ý mức phí dịch vụ sẽ được thay đổi tương ứng.
Thỏa thuận này được lập thành 02(hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ thực hiện./.
Phụ lục 2: Hợp đồng mua bán xe ô tô
HỢP ĐỒNG MUA BÁN XE ÔTÔ
Số: 120320/HĐMBKIASOLUTOMTDELUXE
Hợp đồng mua bán xe ô tô này (“Hợp đồng”) được lập ngày 24 tháng 03 năm 2020 tại CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI, bởi và giữa các Bên:
BÊN BÁN: CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH - CÔNG TY CP Ô TÔ TRƯỜNG HẢI