7. Kết cấu của đề tài
1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ...
Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước; Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong đó quy định chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống:
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, các chứng từ phải được phân loại và mã hoá theo từng nội dung công tác kế toán có liên quan.
Việc phân loại chứng từ trong kế toán máy cần phải quan tâm đến nguồn gốc và đơn vị, bộ phận lập chứng từ. Các chứng từ được đưa vào danh mục doanh nghiệp sử dụng phải có đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán.
Để phục vụ công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, cần phải tổ chức thực hiện hạch toán ban đầu bao gồm: tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp và định khoản kế toán.
Tổ chức lập chứng từ kế toán: Là việc sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của doanh nghiệp và các phương tiện phù
hợp để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh lên chứng từ với thời gian phù hợp. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải được lập chứng từ kế toán. Việc lập chứng từ kế toán để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành là nội dung vô cùng quan trọng có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng thông tin của toàn bộ quy trình kế toán, do vậy cần tổ chức một cách khoa học, chặt chẽ và đảm bảo đầy đủ các yêu cầu như: Sử dụng đúng loại chứng từ, ghi đủ và đúng các yếu tố cơ bản cần thiết; lập và ghi chứng từ bằng những phương tiện vật chất tốt, đảm bảo giá trị lưu trữ; không được tẩy xóa chứng từ.
Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán: Là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên chứng từ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán nhằm đảm bảo chất lượng thông tin ghi trên báo cáo kế toán. Do vậy trước khi được sử dụng để ghi sổ các thông tin này cần được kiểm tra tính hợp lệ, tính hợp pháp và tính hợp lý nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu đối với chứng từ kế toán, bảo vệ lợi ích và tài sản của doanh nghiệp.
Luân chuyển chứng từ: Là sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định mối quan hệ giữa các bộ phận liên quan đến chứng từ, xác định rõ trách nhiệm vật chất của cá nhân, bộ phận thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế hoàn thành, xây dựng trình tự vận động của chứng từ.
Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ và đính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan.
Nguyên tắc khi thiết kế và quy trình lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhằm đảm bảo tất cả dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó, sau khi kiểm tra và xác minh tính hợp pháp của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình kế toán doanh nghiệp ký duyệt.
Lưu trữ chứng từ kế toán: Trong năm tài chính, chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để ghi sổ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ theo quy định. Cụ thể:
Theo quy định tại Điều 41 Luật kế toán số 88/2015/QH13 thì chứng từ kế toán phải được bảo quản và lưu trữ như sau:
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
- Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.