7. Kết cấu của đề tài
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định thực hiện theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 24/12/2014. Theo đó phải tuân thủ nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán hiện hành và các văn bản pháp luật hướng dẫn của Chính phủ và các cơ quan chức năng liên quan khác của Nhà nước.
Tuy nhiên để khắc phục các nhược điểm ở chương 2, tác giả đưa ra các giải pháp sau:
Giải pháp 1: Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Thiết lập quy trình lập và luân chuyển chứng từ, quy trình ký duyệt của những người có trách nhiệm lên chứng từ kế toán bằng văn bản riêng. Quy trình này do kế toán trưởng phê duyệt bằng văn bản, mô tả rõ ràng cho các chuỗi hoạt động trong từng nhóm nghiệp vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Để chặt chẽ hơn, quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần soạn thảo cụ thể hóa bằng lưu đồ với tất cả các mẫu biểu kèm theo có liên quan đến quy trình đó. Lưu đồ mô tả quá trình luân chuyển chứng từ được sử dụng để theo dõi đường đi của chứng từ trong công ty, mô tả quá trình luân chuyển của chứng từ khi lập, hình thành đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ. Việc quy định rõ quy trình lập và luân chuyển chứng từ thành dạng lưu đồ mang lại lợi ích rất lớn
đi của từng loại chứng từ qua từng bộ phận, cá nhân và thể hiện quá trình phân loại, xử lý chứng từ. Các lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán còn liên quan đến rất nhiều đối tượng, nhân viên các bộ phận khác trong công ty, giúp cho mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác được cụ thể, phân định trách nhiệm rõ ràng.
Lập Bảng kê trích nộp các khoản theo lương theo mẫu số 10 –LĐTL để thể hiện được số tháng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và tổng số trích trừ vào chi phí, trừ vào lương của BHXH, BHYT của công nhân viên toàn công ty, số KPCĐ của công ty đã nộp lên công đoàn cấp trên, số còn trích lại đơn vị hoạt động.
Chứng từ điện tử: Công ty nên thực hiện phát hành hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn truyền thống để không mất nhiều thời gian thực hiện cho khách hàng, thủ tục bớt rờm rà, giảm bớt chi phí cho công ty, giảm bớt chi phí bảo quản và lưu trữ hóa đơn. Đồng thời giảm bớt thời gian tìm kiếm hóa đơn và tăng cường tính bảo mật, giúp cho việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn vĩnh viễn, tránh không để xảy ra mất mát, nhàu nát.
Mặt khác công ty nên mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của các cá nhân liên quan đến chứng từ kế toán theo quy định để tránh rủi ro về sự lợi dụng của kẻ xấu hay sự trốn tránh trách nhiệm khi có gian lận, sai sót. Đối tượng đăng ký chữ ký mẫu là những người có trách nhiệm phê duyệt nghiệp vụ, thực thi nhiệm vụ như: Giám đốc, Phó Giám đốc, những người được uỷ quyền, trưởng, phó các phòng ban, kế toán trưởng, các kế toán viên, thủ quỹ, thủ kho. Chữ ký mẫu là chữ ký gốc lần đầu và các chữ ký khác nếu có sự thay đổi về mẫu chữ ký.
Giải pháp 2: Công tác bảo quản, luân chuyển chứng từ kế toán
Tài liệu kế toán có tầm quan trọng rất lớn, là căn cứ, cơ sở quan trọng và mang tính pháp lý cho các thông tin do kế toán cung cấp, do vậy chế độ bảo
quản và lưu trữ tốt tài liệu kế toán sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty trong quá trình tra cứu, kiểm tra, kiểm soát thông tin, đối chiếu trong nội bộ và đối chiếu với bên thứ ba, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ cho công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và quyết toán thuế. Công ty cần phân loại rõ ràng các chứng từ, tài liệu theo quy định hiện hành và theo yêu cầu của công tác quản trị nội bộ nhằm sắp xếp một cách khoa học nhất. Trong quá trình bảo quản, công ty cũng cần lưu ý đến công tác phòng chống mọt, mối, ẩm ướt, cháy, nổ,… Đối với các chứng từ hết thời hạn lưu trữ công ty cũng nên có kế hoạch hủy bỏ để kho lưu trữ được gọn gàng hơn.