7. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định
Ghi chép, tính toán, phản ánh đúng thực tế tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu – chi tài chính, thanh toán và kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm các chính sách, chế độ, kỷ luật kinh
tế, tài chính của Công ty và những quy định do Nhà nước ban hành. Tham mưu Giám đốc giá cả, vật tư, tài sản, dịch vụ khi mua sắm.
Báo cáo, cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế đột xuất và định kỳ.
Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ, dữ liệu, tài liệu, số liệu, sổ sách, báo cáo,… theo đúng quy định của nhà nước.
2.2.1.2. Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các bộ phận khác tại Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định.
Quan hệ giữa phòng kế toán và phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ quản lý, điều động, đề xuất các vấn đề về lao động, tính toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương và các chế độ chính sách của Công ty và Nhà nước cho người lao động toàn Công ty. Mọi chứng từ phát sinh liên quan đến nghiệp vụ trên phòng tổ chức hành chính đều phải chuyển qua bộ phận kế toán kiểm tra và hạch toán.
Quan hệ giữa phòng kế toán và phòng điều độ xếp dỡ
Phòng điều độ xếp dỡ có nhiệm vụ tổ chức điều hành dây chuyền sản xuất chính của Công ty, tham mưu trong công tác: tổ chức bốc xếp, giao nhận, bảo quản hàng hóa, lưu kho bãi, sắp xếp cầu bến, kho hàng, trang thiết bị bốc xếp. Cung cấp cho bộ phận kế toán về khối lượng công việc đã làm, các chứng từ phát sinh liên quan đến nghiệp vụ trên phòng điều độ xếp dỡ chuyển qua bộ phận kế toán kiểm tra và hạch toán.
Quan hệ giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh
Đây là nơi cung cấp toàn bộ chứng từ ban đầu về doanh thu, chi phí về hoạt động khai thác dịch vụ cảng biển của Công ty. Là bộ phận phối hợp quan
trọng lập kế hoạch dự toán kinh doanh hàng năm.
Quan hệ giữa phòng kế toán và phòng kỹ thuật
Phối hợp thường xuyên trong ứng dụng, hoàn thiện, phát triển hệ thống phần mềm và trang thiết bị công nghệ thông tin, nghiệm thu quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản, báo cáo quản trị về tài sản cố định, công tác kiểm kê và thanh xử lý tài sản.
2.2.1.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, mối quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến. Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Các nhân viên kế toán trong bộ máy làm việc theo sự hướng dẫn, chỉ đạo, giám sát về mặt nghiệp vụ của Kế toán trưởng. Với mô hình này rất phù hợp với Công ty cổ phần.
(Phòng kế toán Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định)
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định
Kế toán trưởng (kiêm phụ trách chứng khoán)
-Kế toán tổng hợp
-Kế toán thanh toán tiền mặt - Kế toán vật tư
- Kế toán ngân hàng
- Kế toán tiền lương - Kế toán thuế - Kế toán doanh thu - Kế toán TSCĐ - Thủ quỹ - Kế toán ngân hàng - Kế toán công nợ - Công tác vật tư - Công tác cung cấp nhiên liệu
Kế toán trưởng kiêm phụ trách chứng khoán Công ty:
Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về tất cả các hoạt động của phòng do mình phụ trách. Kế toán trưởng có nhiệm vụ:
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty, không ngừng cải tiến bộ máy.
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. - Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế nộp nhà nước, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả.
- Xác định phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng năm, đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý khi có trường hợp thất thoát xảy ra.
- Chỉ đạo Kế toán tổng hợp lập đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán, quyết toán của Công ty theo chế độ hiện hành.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty.
- Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành bảo vệ tài sản, tiền vốn Công ty, việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, chính sách, chế độ đối với người lao động.
- Việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí kinh doanh, các định mức kinh tế – kỹ thuật.
- Việc thanh toán chế độ tiền mặt, vay Ngân hàng, các Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng dịch vụ.
được và các khoản thiệt hại khác.
- Thông qua công tác tài chính kế toán, góp ý cải tiến tổ chức kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn kinh doanh.
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các kế toán viên của Công ty. - Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty chuyển đầy đủ, kịp thời những tài liệu, số liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra.
- Các báo cáo kế toán, các chứng từ tín dụng, các tài liệu có liên quan đến việc thanh toán, trả lương, tiền thưởng, thu chi tiền mặt … đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý.
- Quản lý cổ đông
- Lập các báo cáo có liên quan đến chứng khoán và công bố thông tin
Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.
- Kiểm tra các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. - Hạch toán thu nhập, chi phí.
- Theo dõi công nợ ngoài công nợ phải thu người mua, xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý nợ phải thu khó đòi.
- In sổ chi tiết và tổng hợp sổ cái theo qui định.
- Lập báo cáo tài chính từng quý, năm và các báo cáo giải trình chi tiết. - Trợ giúp xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán cho kế toán viên khác và trực tiếp yêu cầu kế toán điều chỉnh nghiệp vụ khi phát hiện sai.
- Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê trong nội bộ Công ty. - Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
- Cung cấp số liệu cho Giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ cho kiểm toán, thanh tra, kiểm soát theo yêu cầu của Kế toán trưởng.
- Lưu trữ hồ sơ theo qui định: đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự, thời gian một cách khoa học.
Kế toán thanh toán tiền mặt
- Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, CBCNV trong Công ty, thu hồi công nợ, thu tiền nhận từ ngân hàng.
- Theo dõi việc thanh toán và các khoản phải thu bằng tiền mặt. - Quản lý các chứng từ có liên quan đến thu chi tiền mặt.
- Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán tiền mặt, xem xét tính hợp pháp chứng từ chi, phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi.
- Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng ngoài, vật tư, hàng hóa …
- Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ của thủ quỹ.
- Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kết hợp với thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu chi, đối chiếu tồn quỹ hàng tháng.
Kế toán ngân hàng
- Kiểm tra chứng từ có hợp pháp, hợp lệ trước khi làm thủ tục thanh toán hoặc vay tín dụng bằng Uỷ nhiệm chi, séc thanh toán,… gửi cho ngân hàng
phục vụ mình
- Hạch toán từng nghiệp vụ phát sinh vào sổ thu chi cho từng ngân hàng, kiểm tra số dư tài khoản để bảo đảm thanh toán.
- Hàng tháng đối chiếu với ngân hàng để xác nhận số dư và đối chiếu kế toán tổng hợp để phát hiện sai sót nếu có.
- Quản lý chặt chẽ Ủy nhiệm chi … không để mất.
Kế toán vật tư
- Tổ chức ghi chép hạch toán, phản ánh chính xác kịp thời số lượng, khối lượng và giá trị thực tế của từng hàng hóa nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập xuất và tồn kho.
- Kiểm tra việc thực hiện mua hàng, tình hình sử dụng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, định mức chi phí, phát hiện các trường hợp thiếu hụt, lãng phí, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý.
- Tham gia kiểm kê đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo chế độ quy định của Nhà nước.
- Cuối tháng căn cứ phiếu năng suất tính nhiên liệu của từng thiết bị cơ giới.
- Căn cứ dự trù đã được duyệt, khảo sát giá và trình báo giá, mua vật tư. - Lập phiếu xuất nhập vật tư, nhiên liệu
- Lập thanh toán các vật tư đã mua
Kế toán tiền lương
- Căn cứ bảng chấm công của các bộ phận hưởng lương thời gian được cán bộ Lao động tiền lương xác nhận và năng suất của các bộ phận trực tiếp sản xuất được đội Giao nhận xác lập, Kế toán tiền lương tính toán chính xác theo quy chế tiền lương, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất và phải thu của người lao động.
- Lập báo cáo và đối chiếu về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ với BHXH.
- Lập sổ bộ lương của CBCNV.
Kế toán thuế
- Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra. - Hàng tháng lập báo cáo thuế GTGT của Công ty: đầu vào, đầu ra nộp cho cơ quan thuế.
- Làm thủ tục nộp thuế cho Nhà nước.
- Kiểm tra và lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để báo cáo Cục Thuế theo định kỳ quý và quyết toán năm.
- Theo dõi tình hình nộp thuế, nợ thuế, hoàn thuế của Công ty. - Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.
Kế toán doanh thu và theo dõi nợ phải thu người mua:
- Nhận hóa đơn hàng hóa, dịch vụ đầu ra và hợp đồng đã ký.
- Kiểm tra tính hợp lý hóa đơn, lập bảng kê và hạch toán phát sinh.
Kế toán TSCĐ:
- Cập nhật thông tin TSCĐ: theo dõi, quản lý chi tiết TSCĐ như giá trị, nguồn hình thành TSCĐ, khấu hao TSCĐ, bộ phận sử dụng, theo dõi xuất xứ, nguồn gốc TS, theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm TSCĐ.
- Tính toán khấu hao TSCĐ và phân bổ cho từng tháng. - Tham gia kiểm kê TSCĐ.
Kế toán công nợ:
- Theo dõi công nợ người mua theo từng đối tượng và có biện pháp nhắc nhở, thu hồi nợ hữu hiệu.
- Theo dõi, đối chiếu công nợ phải trả người bán.
Thủ quỹ
- Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi thu hoặc chi tiền mặt ra khỏi quỹ.
- Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán và ghi chép sổ quỹ hàng ngày, tự động kiểm kê đối chiếu hàng ngày và tồn quỹ cuối tháng với kế toán tổng hợp.
- Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt và chìa khóa két sắt an toàn. - Phân loại tiền, sắp xếp khoa học giúp việc thu chi dễ dàng, tránh nhầm lẫn. - Bảo đảm số dư tồn quỹ phục vụ kinh doanh kịp thời.
Ngoài nhiệm vụ Thủ quỹ, còn kiêm nhiệm thêm: - Quản lý chặt chẽ Séc không để mất
Các vấn đề khác về tổ chức bộ máy kế toán
Tại Công ty, công tác kế toán quản trị tổ chức kết hợp với công tác kế toán tài chính trong cùng một bộ máy kế toán. Công tác kế toán quản trị giao cho các nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành kế toán trong phòng. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức mô hình kế toán quản trị đảm bảo chất lượng đúng quy định nội bộ hiện hành. Việc triển khai phân công cụ thể đến các kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán quản trị định kỳ cũng như đột xuất do kế toán tổng hợp thực hiện để trình kế toán trưởng soát xét, phê duyệt.
Hệ thống công nghệ thông tin bao gồm máy tính và phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ đắc lực của bộ phận kế toán trong công ty hiện nay. Với thời
đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, tất cả các phần hành kế toán được tin học hóa. Trong phòng kế toán mỗi cán bộ kế toán đều trang bị một máy tính độc lập. Toàn bộ các máy tính trong phòng kế toán đều kết nối mạng Lan nội bộ. Phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ hỗ trợ cho công tác kế toán. Trong đó việc phân quyền cho từng phần hành kế toán, cá nhân (user) thực hiện rất rõ ràng và cụ thể, đảm bảo các kế toán phụ trách từng phần hành thực hiện công việc theo đúng quyền hạn, trách nhiệm của mình, đồng thời cũng nâng cao công tác bảo mật dữ liệu.
2.2.1.4. Đánh giá thực trạng của tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định
Ưu điểm
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định tương đối gọn nhẹ, tổ chức theo hình thức tập trung nên tạo được điều kiện cho các kế toán viên cập nhật, xử lý các thông tin tại Công ty một cách nhanh chóng. Đội ngũ kế toán Công ty luôn có trách nhiệm và tận tâm với công việc, công tác phối hợp giữa các phần hành với nhau được thực hiện một cách nhuần nhuyễn.
Việc phân công, sắp xếp công việc cụ thể được phân công bằng văn bản rõ ràng từng công việc, phần hành cho từng nhân viên phụ trách.
Định kỳ hàng tháng kế toán trưởng tổ chức họp các kế toán viên trong phòng để phổ biến các chính sách mới về thuế và các thông báo, thông tư, quy định mới về kế toán được kế toán trưởng cập nhật, phổ biến cho các kế toán