7. Kết cấu của đề tài
1.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng. Ghi sổ kế toán là một giai đoạn kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Các điều kiện để xây dựng hình thức sổ kế toán gồm:
- Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất
- Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị - Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán
- Điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của đơn vị
Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức sổ kế toán là: số lượng sổ cần dùng, loại sổ cần dùng, nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột sổ, trình tự hạch toán trên sổ ở đơn vị. Trong đó số lượng và loại sổ sẽ chi phối nguyên tắc kết cấu nội dung cũng như phương pháp, trình tự ghi sổ của mỗi hình thức.
Hiện nay có bốn hình thức tổ chức sổ kế toán cơ bản có thể lựa chọn và vận dụng:
Hình thức Nhật ký chung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
(Nguồn: [3,tr294])
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày
theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký - Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(Nguồn: [3,tr296])
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(Nguồn: [3,tr298]
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt
Ghi chú:
Đối chiếu, kiểm tra Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
(Nguồn: [3,tr 301])
Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán định kỳ (còn gọi là báo cáo tài chính) bao gồm những báo cáo phản ánh các mặt khác nhau trong hoạt động kinh tế - tài chính của doanh
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý đa dạng ở cấp độ vi mô lẫn vĩ mô. Báo cáo tài chính định kỳ được Nhà nước quy định thống nhất về danh mục hệ thống các chỉ tiêu, phương pháp tính toán và xác lập từng chỉ tiêu cụ thể.
Thông tin kế toán sau khi được thu nhận, xử lý và phản ánh một cách trung thực theo đúng quy định trên các sổ kế toán sẽ được phân loại, tính toán, hệ thống hóa và tổng hợp theo quy định các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để trình bày trên các báo cáo kế toán, các báo cáo này khi hoàn thành sẽ được cung cấp tới người sử dụng tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản hay kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và quá trình phân phối kết quả. Qua đó, các đối tượng liên quan có thể đưa ra quyết định quản lý tối ưu nhất. Báo cáo kế toán cung cấp thông tin chủ yếu theo quy định cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp là báo cáo tài chính, báo cáo kế toán cung cấp thông tin tài chính, kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp, cho nhà quản lý là báo cáo kế toán quản trị.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bao gồm:
Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo tài chính là các loại báo cáo kế toán bắt buộc phản ánh tổng quát và có hệ thống những thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống mẫu biểu quy định của Nhà nước. Tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp được tổng hợp theo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có cùng tính chất kinh tế tạo thành các yếu tố của báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính được trình bày một cách trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh và
các luồng tiền của doanh nghiệp. Để đảm bảo yêu cầu này, báo cáo tài chính được lập và trình bày trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định hiện hành có liên quan. Việc thuyết minh báo cáo tài chính phải căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu phải được trình bày để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm báo cáo tài chính năm, đối với doanh nghiệp Nhà nước còn phải lập báo cáo tài chính quý, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ. Báo cáo tài chính năm bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị:
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là tổng hợp những báo cáo tổng hợp và chi tiết phục vụ các yêu cầu khác nhau trong công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của các nhà quản lý doanh nghiệp.
Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo: Báo cáo về doanh thu (theo khu vực, theo sản phẩm,...); Báo cáo về giá vốn hàng bán; Báo cáo về chi phí sản xuất kinh doanh; Báo cáo về lao động tiền lương; Báo cáo về nhập, xuất, tồn kho; Báo cáo về thanh toán, công nợ; Báo cáo về chi phí bán hàng; Báo cáo về chi phí quản lý doanh nghiệp; Báo cáo về dòng tiền;...
1.2.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của công tác tổ chức kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh kịp thời, đúng hiện trạng của đơn vị.
Kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn và hợp lý, trung thực, khách quan của quá trình hạch toán ở đơn vị. Đồng thời, cũng là công việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của đơn vị. Do đó, kiểm tra kế toán do đơn vị kế toán chủ động thực hiện hoặc do cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng thực hiện theo quy định về kiểm tra kế toán.
Tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Xác định những nội dung cần kiểm tra (bao gồm các nội dung kiểm tra của các cán bộ làm công tác kế toán tự kiểm tra, nội dung kiểm tra của kế toán trưởng đối với công việc của các phần hành kế toán, đối với kế toán các đơn vị kế toán báo sổ, đơn vị phụ thuộc,…)
- Xây dựng kế hoạch và chế độ kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị
- Tổ chức và hướng dẫn cho các cán bộ làm công tác kế toán tự kiểm tra việc ghi sổ, hạch toán và tổ chức kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận kế toán trong toàn đơn vị.
Nhiệm vụ tổ chức kiểm tra kế toán tại đơn vị bao gồm:
- Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; - Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán;
- Thông qua kết quả kiểm tra kế toán của đơn vị, kiểm tra đánh giá tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính;
- Trên cơ sở kết quả kiểm tra kế toán, đề xuất các biện pháp khắc phục những hạn chế, tồn tại trong công tác quản lý của đơn vị.
Yêu cầu của công tác kiểm tra kế toán
- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra;
- Các kết luận kiểm tra phải rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục;
- Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính;
- Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán.
Công tác kiểm tra kế toán có thể được thực hiện thường kỳ hoặc kiểm tra bất thường, kiểm tra trước, kiểm tra trong và kiểm tra sau khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương thứ nhất, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nói chung. Những lý luận này xuất phát từ bản chất, đặc điểm, vai trò của công tác tổ chức kế toán tại đơn vị, tiếp đó là nội dung của công tác tổ chức kế toán tại một đơn vị kế toán gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán. Đây sẽ là nền tảng lý thuyết cho chương thứ hai khi tác giả đi vào phân tích thực trạng công tác tổ chức kế toán
CHƯƠNG 2 - THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG THỊ NẠI BÌNH ĐỊNH
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG THỊ NẠI BÌNH ĐỊNH
2.1.1. Đặc điểm tình hình và phát triển của Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định.
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định.
* Giới thiệu về Công ty:
Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG THỊ NẠI BÌNH ĐỊNH Tên tiếng Anh: THI NAI PORT JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: THI NAI PORT
Trụ sở chính: 02 Trần Hưng Đạo, Phường Hải Cảng, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định
Điện thoại, fax: 0563891668 - 0563892097
Người đại diện: Bà Đồng Thị Ánh - Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Giấy CNĐKKD: 4100259282
Mã số thuế: 4100259282
Vốn điều lệ: 71.000.000.000 VNĐ (Bảy mươi mốt tỷ Việt Nam đồng) Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định được cổ phần hóa từ Cảng Thị Nại thành lập từ năm 1987 là một đơn vị trực thuộc của Công ty Vận tải biển - Xuất nhập khẩu Bình Định có quá trình hình thành như sau:
- Ngày 05/01/1994 theo Quyết định số 47/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bình Định trên cơ sở tách từ đơn vị hạch toán nội bộ của Công ty Vận tải biển - Xuất nhập khẩu Bình Định thành một DNNN trực thuộc Sở Giao thông Vận tải Bình Định, có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập theo luật DNNN, đất đai thuộc Bộ quốc phòng.
- Năm 2003 được Bộ Giao thông Vận tải cho phép làm hàng tàu quốc tế. Tháng 9/2007, Bộ Quốc phòng giao chủ quyền đất đai cho Tỉnh và bắt đầu xây dựng cơ sở hạ tầng.