7. Kết cấu của đề tài
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung có ý nghĩa và tầm quan trọng lớn nhất trong tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Để phát huy các ưu điểm và khắc phục các nhược điểm đã nêu ở chương 2, tác giả mạnh dạn đưa ra một số giải pháp như sau:
Giải pháp 1: Sắp xếp và phân công chức năng, nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán trong công ty
Tại Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định có tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung nên việc phân công và phân định các mắt xích trong một chuỗi liên hệ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho nhân viên kế toán có nhiều thuận lợi. Kế toán trưởng cần quy định chặt chẽ từng khâu xử lý công việc để các mắt xích trong chuỗi tạo thành một hệ thống vận động nhịp nhàng, không trùng lắp, tránh ứ đọng công việc gây ảnh hưởng đến các phần hành công việc khác và làm chậm tiến độ hoàn thành các báo cáo.
Tăng cường áp dụng các nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn trong phân công nhiệm vụ của nhân viên kế toán tránh gian lận và sai sót. Sự ràng buộc trách nhiệm bằng các văn bản chính thức là cơ sở pháp lý chắc chắn cho công tác kiểm tra kế toán và kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán đòi hỏi khách quan, xuất phát từ mối quan hệ giữa các phần hành kế toán và các chức năng cụ thể trong kế toán, yêu cầu tất cả các công đoạn trong cùng một quy trình nghiệp vụ không
thể giao cho một nhân viên kế toán. Việc không tách biệt các nhiệm vụ và các chức năng của kế toán với các chức năng khác, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sai sót và gian lận xảy ra trong công ty. Vì vậy khi soạn thảo các quy định phân công chức năng, nhiệm vụ của nhân viên kế toán tại công ty cần tách biệt trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán với các trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ, bảo quản tài sản và xét duyệt, tách biệt chức năng kế toán và chức năng tài chính, tách biệt chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn thể hiện việc giao quyền quyết định và giải quyết một hoặc một số công việc trong phạm vi nhất định cho các nhân viên cấp dưới. Nguyên tắc này đòi hỏi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được uỷ quyền cho các nhân viên phê chuẩn một cách thích hợp và trong phạm vi quyền hạn được giao.
Tiếp tục hoàn thiện quy định phân công chức năng, nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán hiện hành theo hướng vừa phân công theo phần hành, vừa phân theo chuỗi các nghiệp vụ có kèm theo lưu đồ công việc. Đặc biệt lưu ý đến các nghiệp vụ có liên quan đến nhiều phần hành hoặc liên quan đến nhiều phòng ban bộ phận khác. Lập quy trình rõ ràng về nội dung công việc, cá nhân thực hiện, cá nhân quản lý, thời hạn hoàn thành các báo cáo, kế toán trưởng theo dõi các phần công việc theo các cá nhân quản lý chuỗi (kế toán tổng hợp). Cụ thể các loại nghiệp vụ có mối quan hệ chặc chẽ với nhau như:
Chuỗi các nghiệp vụ kế toán giá thành bao gồm các phần hành kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lương, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán theo dõi công nợ và thanh toán với nhà cung cấp sẽ do kế toán tổng hợp quản lý.
Chuỗi các nghiệp vụ kế toán doanh thu và quản lý các hợp đồng vận chuyển và mua bán vật tư, các chứng từ xác nhận doanh thu từ phòng kinh doanh, đồng thời theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản nợ phải thu của khách
hàng (phần hành kế toán công nợ). Các phần hành kế toán này theo dõi và đối chiếu số liệu hàng tháng về doanh thu, thực thu, công nợ, kiểm kê hóa đơn giá trị gia tăng của hoạt động mua bán vật tư, dịch vụ sửa chữa, vận tải tàu biển, ô tô,…Chuỗi này có nhiệm vụ hạch toán và lập báo cáo quản trị về doanh thu theo cơ cấu thành phần khách hàng.
Chuỗi nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động có nhiệm vụ thu thập bảng chấm công đối với bộ phận người lao động tính lương thời gian từ Phòng tổ chức hành chính, các chứng từ thanh toán lương theo định mức công nhân do nhà nước ban hành, theo phiếu giao nhiệm vụ, hồ sơ quyết toán công trình từ phần hành kế toán sửa chữa lớn TSCĐ, đầu tư xây dựng cơ bản, sản xuất khác. Xác định, hạch toán thu, nộp các khoản bảo hiểm phải trích theo lương. Chuỗi này do kế toán tiền lương quản lý.
Chuỗi các nghiệp vụ kế toán về quản lý TSCĐ, công cụ, dụng cụ, xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán, xác định thời gian hoặc tỷ lệ trích khấu hao TSCĐ, tỷ lệ phân bổ chí phí công cụ, dụng cụ từ các khoản chi phí trả trước, thực hiện tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, theo dõi các hợp đồng xây dựng với nhà thầu (về dự toán, định mức, đơn giá xây dựng, khối lượng hoàn thành nghiệm thu thực tế và quyết toán công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ).
Chuỗi nghiệp vụ kế toán tổng hợp phụ trách các phần hành kế toán thuế và các phần hành còn lại. Kế toán tổng hợp có thể thiết lập quy trình thực hiện nghiệp vụ sao cho phù hợp và thực hiện tốt quy định công tác kế toán tài chính đã phân cấp do kế toán trưởng đề ra về tài liệu thu thập, thời gian và phương pháp kiểm tra, soát xét số liệu. Phối hợp với các nhân viên kế toán được giao theo dõi nhập liệu để kiểm tra tổng hợp dữ liệu toàn công ty phục vụ lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Giải pháp 2: Hoàn thiện các mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong công ty
Lãnh đạo công ty cùng các phòng ban cần thường xuyên cải tiến, cập nhật, bổ sung các quy chế quản lý nội bộ của công ty một cách cụ thể hơn, có tính thực tiễn và phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận phòng ban, giữa các cá nhân của các phòng ban khác nhau. Trong đó, đặc biệt cần chú ý các quy trình xử lý các công việc với các nghiệp vụ có liên quan tới nhiều bộ phận, phổ biến, hướng dẫn các quy trình và tạo sự liên kết chặt chẽ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác trong công ty. Ví dụ trong công tác kế toán sửa chữa lớn TSCĐ, các phần hành kế toán liên quan căn cứ vào giá trị, khối lượng công việc được thực hiện từ các phòng kỹ thuật, phòng điều độ và xếp dỡ để kết chuyển giá trị sửa chữa lớn các phương tiện, tài sản hoàn thành.
Giải pháp 3: Nâng cao chất lượng công tác kế toán quản trị
Mô hình kế toán tài chính kiêm đảm nhận công tác kế toán quản trị là phù hợp với nhu cầu đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên để các báo cáo quản trị thực sự có chất lượng, đáp ứng yêu cầu quản lý của các cấp lãnh đạo, cần thiết phải phân công cho các phần hành kế toán nhiệm vụ cụ thể, có quy định phạm vi trách nhiệm, thời gian hoàn thành. Quy định rõ trách nhiệm các đơn vị, cá nhân cung cấp hệ thống thông tin kế toán đầu vào cho các nghiệp vụ kinh tế, quy trình thu thập các thông tin từ các phòng ban khác và thông tin từ bên ngoài để kết hợp phục vụ cho cả kế toán tài chính và kế toán quản trị. Đây là điều cần thiết vừa giảm chi phí cho công ty, vừa đảm bảo cho hệ thống thông tin có sự kết nối thông suốt, hợp lý, mang lại hiệu quả quản lý cao hơn nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin của ban lãnh đạo công ty. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu này, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn tốt, vừa để thực hiện cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật kế toán, vừa thực hiện các yêu cầu linh hoạt về nội dung,
biểu mẫu, cung cấp kịp thời cho các nhu cầu quản trị của lãnh đạo công ty. Ngoài ra kế toán trưởng cần có sự giám sát chặt chẽ tiến độ, nội dung, chất lượng các báo cáo quản trị gắn với từng phần hành kế toán phụ trách, kịp thời tháo gỡ các vướng mắc phát sinh nhất là các bộ phận chuyên môn khác trong công ty.
Giải pháp 4: Thực hiện công tác nhân sự và đào tạo, đào tạo lại cho nhân viên kế toán
Yếu tố con người luôn đóng vai trò hàng đầu trong công tác kế toán. Trong đó công tác đào tạo và quản lý nhân sự là vô cùng quan trọng.
Công ty cần thiết lập kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về đào tạo, đề ra các biện pháp khuyến khích tự đào tạo, tự cập nhật kiến thức, thông tin gắn liền với các nghiệp vụ kế toán cho nhân viên kế toán.
Với thực tế hệ thống luật pháp về kế toán Việt nam ngày một thay đổi để phù hợp với thông lệ quốc tế và tạo tiền đề tốt cho hội nhập kinh tế quốc tế thì việc nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán trong công ty cần được quan tâm đúng mức. Công ty nên tổ chức thường xuyên và định kỳ các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ ngắn hạn theo chuyên đề hoặc dài hạn. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng là kiến thức cập nhật các văn bản luật về kế toán, tài chính, thuế như: các thông tư, các nghị định, các hướng dẫn, các chỉ thị, … và các lĩnh vực có liên quan. Tổ chức đào tạo có thể là kế toán trưởng công ty, các cơ quan Nhà nước, nơi phát hành các chính sách, chế độ hay các trường đào tạo có chuyên ngành kế toán, tài chính.
Xây dựng quy định về khung năng lực và phương pháp đánh giá năng lực cho nhân viên kế toán. Khung năng lực là tập hợp các năng lực cần thiết đối với một vị trí, nhóm vị trí công việc để hoàn thành tốt vị trí hoặc nhóm vị trí công việc đó nhằm đáp ứng các mục đích: Quy hoạch, bổ nhiệm, tuyển
dụng, đánh giá. Khung năng lực bao gồm: - Năng lực quản lý:
Tầm nhìn và tư duy chiến lược: Thể hiện khả năng trau dồi tư duy chiến lược và đảm bảo mục tiêu công việc của cá nhân, đơn vị gắn với công ty.
Quản lý sự thay đổi: Thể hiện khả năng khởi xướng, quản lý và thực hiện hóa quá trình thay đổi, phát triển của công ty.
Lập kế hoạch và triển khai: Thể hiện khả năng xác định nhiệm vụ cụ thể và thời gian hoàn thành tương ứng, đồng thời đảm bảo các nguồn lực được sử dụng tối ưu hóa để đạt mục tiêu đề ra.
Ra quyết định: Thể hiện khả năng phân tích, tổng hợp và lựa chọn thông tin để ra quyết định chính xác, kịp thời, khả thi và hiệu quả.
Uỷ thác công việc: Thể hiện khả năng phân công cho cấp dưới một phần trách nhiệm, quyền hạn để thực hiện công việc thay cho mình.
Tạo ảnh hưởng: Thể hiện khả năng dùng năng lực, uy tín, kinh nghiệm, của bản thân tác động, ảnh hưởng, dẫn dắt đồng nghiệp, đơn vị đi theo ý định của công ty.
Phát triển và tạo động lực cho nhân viên: Thể hiện khả năng hỗ trợ nhằm dẫn dắt nhân viên phát triển phù hợp với yêu cầu của công ty.
Huấn luyện nhân viên: Thể hiện khả năng hướng dẫn, hỗ trợ, đào tạo, rèn luyện nhân viên học hỏi và phát triển.
Đánh giá nhân viên: Thể hiện khả năng nhìn nhận, đánh giá chính xác và khách quan về nhân viên.
- Năng lực về chuyên môn:
Kiến thức về dịch vụ cảng biển và về Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại Bình Định: Là hiểu biết về đặc thù hoạt động, sản phẩm – dịch vụ, thị trường, giá cả và định hướng phát triển.
Chuẩn mực kế toán và chứng từ kế toán: Là khả năng hiểu biết các chuẩn mực kế toán và chế độ chứng từ áp dụng trong công tác kế toán.
Kiến thức về nghiệp vụ kế toán quản trị: Là khả năng hiểu biết về nghiệp vụ kế toán quản trị, về lập kế hoạch tài chính và dự toán, về phân tích tài chính phục vụ công tác điều hành hoạt động của công ty.
Kiến thức về thuế: Là khả năng hiểu biết về các nguyên tắc và thực hành về thuế bao gồm các luật, quy định liên quan và áp dụng trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế của công ty.
Kiến thức về phân tích tài chính: Là khả năng đọc và sử dụng các chỉ số tài chính, các phương pháp phân tích phục vụ cho việc xác định thực trạng hoạt động tài chính của công ty. Từ đó, đưa ra nhận định, đề xuất nhằm phát triển hoạt động của công ty.
Kiến thức về đầu tư xây dựng cơ bản: Là khả năng hiểu biết, thẩm định và giám sát công trình đầu tư xây dựng về mặt tài chính kế toán.
Am hiểu về công nghệ thông tin: Là khả năng nắm vững và hiểu về hệ thống công nghệ thông tin, hệ thống các chương trình phần mềm phục vụ cho hoạt động tài chính kế toán của công ty.
Xây dựng và thực hiện hệ thống tuân thủ, quản trị rủi ro: Là khả năng hiểu biết, chỉ đạo xây dựng và thực hiện hệ thống tuân thủ; xác định, phân tích và đánh giá các rủi ro và đưa ra những biện pháp thích hợp để kiểm soát các rủi ro đó.
Giải pháp 5: Trang bị nâng cấp phương tiện, công cụ cho công tác kế toán.
Ngày nay, công tác kế toán gắn liền với các phương tiện, công cụ hỗ trợ như máy tính, mạng nội bộ (LAN), mạng Internet, máy scanner, photocopy, máy in, các dịch vụ điện tử như hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm máy
tính chạy trên nền tảng Web và mạng Internet với công nghệ thông tin di động. Chính vì vậy, trang bị công nghệ thông tin hiện đại cho công tác kế toán là cần thiết.
Về máy móc thiết bị phục vụ công tác kế toán cần được nâng cấp hợp lý và bảo trì thường xuyên, đảm bảo hoạt động liên tục, nhanh và tin cậy. Công ty cần trang bị máy tính xách tay thêm cho các phần hành kế toán có nhu cầu làm việc di động, trang bị thiết bị chữ ký số di động. Trang bị hệ thống lưu trữ dữ liệu chất lượng tốt, an toàn và bảo mật cao.
Về hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet không dây cần được nâng cấp đảm bảo tốc độ cao khi xử lý dữ liệu ngày càng lớn của công ty.
Hình thức kế toán trên máy tính là một trong bốn hình thức kế toán, sử dụng phần mềm kế toán là sự lựa chọn tối ưu hiện nay thay thế cho việc ghi chép, xử lý dữ liệu kế toán thủ công trước đây nhờ những lợi ích về tự động hóa một số thao tác; chính xác trong việc sao chép, ghi chép dữ liệu; dễ dàng cho công tác đối chiếu, kiểm tra, tra cứu khi cần thiết; giúp ban lãnh đạo có thể ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời, giảm tránh rủi ro từ các gian lận và sai sót; kết xuất dữ liệu ra các báo cáo kế toán nhanh chóng và tiện lợi; dữ liệu kế toán có tính toàn vẹn và kế thừa cao; tiết kiệm chi phí về lưu trữ, tăng năng suất lao động cho bộ máy kế toán nhất là tăng chất lượng và hiệu quả cho các báo cáo kế toán quản trị. Khi trang bị phần mềm kế toán cần thiết kế cho phù hợp nhất với qui mô, lĩnh vực hoạt động, số lượng, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế và năng lực của nhân viên kế toán.
Công ty cần nhanh chóng cải tiến nâng cấp toàn diện phần mềm kế toán theo hướng thực hiện hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp