SIÊU THỊ CO .OPMART AN NHƠN
2.1 GIỚI THIỆU VỀ SIÊU THỊ CO.OPMART AN NHƠN
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại siêu thị
tại siêu thị Co.opmart An Nhơn
2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Siêu thị Co.opmart An
Nhơn
Nhiệm vụ của các bộ phận:
- Bộ máy điều hành của Siêu thị Co.opmart An Nhơn gồm có một Giám đốc và một Kế toán trưởng.
- Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Siêu thị trước pháp luật và cơ quan Nhà nước.
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán, thực hiện các quyết toán kinh doanh trên nguyên tắc tuân thủ các thông tin chỉ thị do Nhà nước ban hành.
- Tổ Phi thực phẩm bao gồm nhóm hóa mỹ phẩm và sản phẩm vệ sinh, nhóm may mặc (sản phẩm mềm), nhóm đồ dùng (sản phẩm cứng):
Nhóm hóa mỹ phẩm và sản phẩm vệ sinh: tìm kiếm nguồn hàng như bột giặt, nước xả, dầu gội…, quản lý số lượng sản phẩm, thiết lập cách trưng bày sản phẩm trên quầy kệ, giải đáp thắc mắc của khách hàng về ngành hàng hóa phẩm.
Nhóm may mặc (sản phẩm mềm): tìm kiếm nguồn hàng như quần áo, khăn, vớ, giày dép…, quản lý số lượng sản phẩm, thiết lập cách trưng bày sản phẩm trên quầy kệ, giải đáp thắc mắc của khách hàng về ngành hàng may mặc.
Nhóm đồ dùng (sản phẩm cứng): tìm kiếm nguồn hàng như tô, dĩa, chén bằng gốm sứ, thủy tinh, pha lê, bình hoa, rổ nhựa, … quản lý số lượng sản phẩm, thiết lập cách trưng bày sản phẩm trên quầy kệ, giải đáp thắc mắc của khách hàng về ngành hàng đồ dùng.
thực phẩm tươi sống, cụ thể như sau:
Nhóm thực phẩm cơng nghệ và đơng lạnh: tìm kiếm nguồn hàng đạt chất lượng cao như dầu, đường bột ngọt, dầu ăn, nước ngọt, sữa, sản phẩm đóng hộp, sản phẩm đông lạnh… quản lý số lượng sản phẩm, thiết lập cách trưng bày sản phẩm trên quầy kệ, giải đáp thắc mắc của khách hàng về ngành hàng thực phẩm công nghệ và thực phẩm đơng lạnh.
Nhóm thực phẩm tươi sống: tìm kiếm nguồn hàng đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm như cá, thịt, rau, trái cây… quản lý số lượng sản phẩm, thiết lập cách trưng bày sản phẩm trên quầy kệ, giải đáp thắc mắc của khách hàng về ngành hàng thực phẩm tươi sống và chế biến nấu chín.
- Tổ văn phòng (bao gồm các bộ phận: hành chính - nhân sự, kế tốn, vi tính, bảo trì, quản lý chất lượng, kho, quảng cáo khuyến mãi).
Hành chính – nhân sự: tổ chức, thực hiện, điều hành các hoạt động hành chính của siêu thị, quản lý hệ thống cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản của siêu thị, thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, lao động và tiền lương, theo dõi, kiểm tra việc chấp hành quy chế của siêu thị.
Kế toán: chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán, thực hiện quyết toán kinh doanh của siêu thị, thực hiện các dịch vụ thanh toán với khách hàng.
Vi tính: quản lý, kiểm tra, sửa chữa hệ thống vi tính, hệ thống cáp mạng trong siêu thị.
Bảo trì: quản lý, kiểm tra, sửa chữa hệ thống máy móc như: hệ thống điện, hệ thống máy lạnh, hệ thống nước, thang cuốn, hệ thống âm thanh trong siêu thị.
Quản lý chất lượng: quản lý hồ sơ giấy tờ trong siêu thị và thực hiện việc kiểm tra quản lý chất lượng tất cả sản phẩm trong siêu thị, giám sát việc chấp hành nội quy siêu thị, quy định trưng bày của Liên Hiệp.
tháng lập báo cáo về số tồn kho cuối kỳ trong siêu thị.
Tổ quảng cáo khuyến mãi: thực hiện việc quản lý thẻ khách hàng, tiếp nhận việc thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng (cấp phát phiếu quà tặng, coupon, giảm giá…), chương trình khuyến mãi, quản lý hợp đồng quảng cáo, thuê mướn mặt bằng với nhà cung cấp, các đối tác.
- Bộ phận hỗ trợ bán: thu ngân, dịch vụ khách hàng và bảo vệ.
Thu ngân: công việc hỗ trợ bán hàng, thực hiện cơng việc thanh tốn tiền khi khách hàng mua hàng trong khu tự chọn của siêu thị, trong đó bao gồm việc thanh tốn trực tiếp tại quầy tính tiền, thanh tốn qua thẻ tín dụng.
Quầy dịch vụ khách hàng: bao gồm công việc xuất hóa đơn tài chính, bán phiếu quà tặng, bán hàng qua điện thoại, qua email…
Bảo vệ: làm công tác an ninh trong siêu thị, giám sát thu ngân trong quá trình tính tiền và hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết.
`
(Nguồn: Bộ phận tổ chức hành chính - Siêu thị Co.opmart An Nhơn)
Hình 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Siêu thị Co.opmart An Nhơn
2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Siêu thị Co.opmart An Nhơn
- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn: Cơng tác kế tốn tại đơn vị được thực hiện trên phần mềm kế toán MMS, Oracle dựa trên cơ sở các nguyên tắc tổ chức sổ kế toán theo quy định. Công ty áp dụng hình thức kế tốn tập trung, tồn bộ các chứng từ gốc đến các sổ sách chi tiết, tổng hợp, các báo cáo tài chính đều được lưu trữ thực hiện tại bộ phận kế toán. Bên cạnh đó đơn vị cũng phát hành thêm những chứng từ để dễ dàng kiểm soát các hoạt động phát sinh, cụ thể:
- Đối với hàng hóa: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng ký gửi, biên bản kiểm kho, biên bản tiêu hủy hàng hóa hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
- Đối với tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị hoàn ứng, biên bản kiểm kê quỹ.
NGÀNH HÀNG PHI THỰC PHẨM BỘ PHẬN HỖ TRỢ BÁN Tổ Bảo vệ Dịch vụ khách hàng Tổ Thu ngân Tổ Hóa mỹ phẩm Tổ Đồ dùng Tổ May mặc Tổ Thực phẩm công nghệ và đông lạnh Tổ Thực phẩm tươi sống và chế biến nấu chín BỘ PHẬN QUẢN TRỊ NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM GIÁM ĐỐC Kế tốn Quản lý chất lượng Tổ chức hành chính Bảo trì Kho Quảng cáo khuyễn mãi Vi tính
- Đối với tài sản cố định: biên bản bàn giao tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, giấy đề nghị cấp tài sản cố định.
- Đối với lao động: thẻ chấm công, bảng chấm công, bảng tự nhận xét đánh giá của từng cá nhân, bảng danh sách lương, bảng danh sách thưởng, bảng theo dõi BHXH, bảng thông báo lương.
Ghi chú: Ghi hằng ngày:
Đối chiếu kiểm tra: Ghi cuối tháng:
(Nguồn: Phịng kế tốn, Siêu thị Co.opmart An Nhơn)
Sơ đồ 1.1- Sơ đồ hình thức kế tốn tại Cơng ty
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh