SIÊU THỊ CO .OPMART AN NHƠN
3.1. QUAN ĐIỂM VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ
CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI SIÊU THỊ CO.OPMART AN NHƠN
3.1.1. Quan điểm hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị tại siêu thị Co.opmart An Nhơn
3.1.1.1 Quan điểm phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của Cơng ty
Do KTQT khơng có tính pháp lệnh nên Cơng ty có thể thiết kế nội dung và quy trình cung cấp thơng tin sao cho phù hợp với yêu cầu mục tiêu quản lý của mình, phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ tổ chức của Cơng ty cho phù hợp với mỗi giai đoạn kinh doanh. Đồng thời, phải đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của nhà quản trị và mục tiêu kiểm sốt chi phí của Cơng ty. Trong mơi trường kinh doanh cạnh tranh phức tạp, nhà quản trị Cơng ty rất cần đến những thơng tin hữu ích để có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu. Thông tin mà các nhà quản trị cần rất đa dạng, phục vụ việc ra nhiều loại quyết định khác nhau, từ việc điều hành các hoạt động sản xuất hàng ngày đến việc hoạch định các chiến lược phát triển cho Công ty. Đồng thời, mọi Công ty muốn thành công đều phải thực hiện tốt vấn đề kiểm sốt chi phí, bởi vì việc chi tiêu cho hoạt động sản xuất phải được kiểm soát chặt chẽ chi phí ngay trong q trình sản xuất nhằm đạt được hiệu quả sử dụng chi phí cao.
3.1.1.2 Quan điểm hài hịa giữa chi phí và lợi ích
Tổ chức một hệ thống KTQT cần chú trọng cân đối lợi ích, chi phí và nhu cầu. Khi ra bỏ chi phí để thu thập thông tin phải tính đến lợi ích mang về được từ việc làm đó. Việc phân tích chi phí và hiệu quả thơng tin kế tốn phải
có sự phối hợp giữa người sử dụng thông tin và bộ phận kế toán, phải biết được nhu cầu thực tế là cần những thơng tin gì, thơng tin đó sẽ giúp cho việc quản lý đạt kết quả ra sao.
Hệ thống kế tốn chi phí hiện nay tại Cơng ty chủ yếu là phục vụ cho mục đích của KTTC. Chính vì vậy để đáp ứng mục tiêu hiệu quả và tiết kiệm, việc xây dựng mơ hình KTQT sẽ tạo ra những thay đổi đáng kể tới tổng thể hệ thống kế tốn tại Cơng ty. Để xây dựng và vận hành hệ thống KTQT, chắc chắn Cơng ty sẽ phải có những đầu tư về nhân lực và vật lực, có những thay đổi trong cách thức quản lý và tổ chức kế toán. Tuy nhiên, hệ thống KTQT cần phải kết hợp hài hồ với hệ thống KTTC, khơng được quá phức tạp, gây khó khăn cho bộ máy kế tốn, khơng được q tốn kém nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả cung cấp thông tin.
3.1.1.3 Quan điểm hồn thiện KTQT cần phải có lộ trình
KTQT có vai trị hết sức quan trọng trong việc cung cấp thơng tin cho các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng và tổ chức vận dụng KTQT tại Cơng ty cần có những giải pháp đồng bộ, được xây dựng lộ trình hồn thiện từ thấp đến cao, từ chưa hoàn chỉnh đến hoàn chỉnh. Trước mắt cần tập trung vào 2 nội dung chính là phân loại chi phí và lập dự tốn. Ngồi ra cần hồn thiện thêm hệ thống kế tốn chi phí. Việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm chưa thực hiện trong thời gian này nhưng sẽ thực hiện vào thời gian sau.
3.1.2 Định hướng hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị tại siêu thị Co.opmart An Nhơn
3.1.2.1 Về phân loại chi phí
Để có được các thơng tin có giá trị làm cơ sở cho việc tổng hợp lập báo cáo sử dụng cho hoạt động quản trị thì việc đầu tiên địi hỏi các doanh nghiệp phải phân biệt rõ ràng và nhận diện được chi phí. Theo đó, nhà quản lý cần
phải xem khả năng phản ứng hoặc thay đổi như thế nào của chi phí khi mức độ hoạt động sản xuất - kinh doanh thay đổi (mức độ ở đây có thể hiểu là số lượng sản phẩm được sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ, ....) Việc xem xét sự thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động của chi phí chính là phân loại chi phí theo mơ hình ứng xử chi phí. Cách phân loại này sẽ thấy được mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động kinh doanh của Công ty, giúp nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm sốt chi phí và ra quyết định kinh doanh.
3.1.2.2 Về lập dự toán
Hiện nay, dự toán được lập chủ yếu dựa vào tình hình thực hiện dự tốn kỳ trước. Tuy nhiên, để có được hệ thống dự tốn có hiệu quả, Cơng ty cũng cần tính đến sự ảnh hưởng của các chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước (như: giá cả thị trưởng, chính sách tín dụng, chính sách thuế, chính sách tỷ giá…), nguồn nhân lực hiện có, các chính sách về bán hàng, mua hàng, chính sách cho người lao động… Đây là những nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh tại đơn vị, làm sao để việc lập dự toán sản xuất - kinh doanh hàng năm hoặc dự toán cho các phương án kinh doanh của đơn vị có tính khả thi cao nhất.
3.1.2.3 Về hồn thiện thêm kế tốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý
Chi phí bán hàng: Ngày nay, khi mà hoạt động tiêu thụ ngày càng tăng về quy mô, mở rộng địa bàn, cạnh tranh ngày càng gay gắt thì chi phí bán hàng ngày càng gia tăng về giá trị, tỷ trọng trong chi phí của doanh nghiệp, điều này cũng là nguồn gốc gia tăng ảnh hưởng của chi phí bán hàng trong các quyết định kinh doanh.
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Khoản mục chi phí này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến cơng việc hành chính, quản trị trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Khoản mục chi phí doanh nghiệp bao gồm nhiều thành phần
có nguồn gốc, đặc điểm khác nhau liên quan khá chặt chẽ đến quy mơ, trình độ tổ chức, hành vi quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng thường tập hợp chậm, phân bổ phức tạp hay dẫn đến những sai lệch, khác biệt chi phí trong sản phẩm, dịch vụ.
Hiện tại, công tác tập hợp và hạch tốn chi phí được ghi nhận tương đối tốt tại đơn vị. Tuy nhiên, vẫn còn một vài khoản chi phí chung chưa được phân bổ cho đúng đối tượng nên còn hạn chế cho việc cung cấp thông tin, phục vụ cho công tác quản lý và ra quyết định.
3.2. HOÀN THIỆN NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI ĐƠN VỊ
3.2.1. Phân loại chi phí sản xuất theo cách ứng xử của chi phí để phục vụ cho áp dụng các kỹ thuật của kế tốn quản trị
Khi nói đến cách ứng xử của chi phí, chúng ta thường hình dung đến một sự thay đổi tỉ lệ giữa chi phí với các mức độ hoạt động đạt được: mức độ hoạt động càng cao thì lượng chi phí phát sinh càng lớn và ngược lại. Tuy nhiên, loại chi phí có cách ứng xử như vậy chỉ là một bộ phận trong tổng số chi phí của doanh nghiệp. Một số loại chi phí có tính chất cố định, khơng phụ thuộc theo mức độ hoạt động đạt được trong kỳ, và ngoài ra, cũng có một số các chi khác mà cách ứng xử của chúng là sự kết hợp của cả hai loại chi phí kể trên. Chính vì vậy, xét theo cách ứng xử, chi phí của doanh nghiệp được chia thành 3 loại: Chi phí khả biến (biến phí), chi phí bất biến (định phí) và chi phí hỗn hợp.
Việc phân loại này được ứng dụng như sau:
- Chi phí mua hàng
Giá mua hàng hố và tồn bộ chi phí phát sinh trong q trình mua hàng đều được phân loại là biến phí.
Trong loại chi phí này có những khoản mục chi phí mang tính chất là biến phí và những khoản mục mang tính chất là định phí, do đó cần phải phân loại chi tiết đối với từng khoản mục chi phí cụ thể.
CP bán hàng được phân loại chi tiết như sau: + Chi phí nhân viên
Chi phí này bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích trên lương theo quy định (bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) của toàn bộ nhân viên tực tiếp bán hàng tại siêu thị là định phí.
+ Chi phí vật liệu bao bì
* Đối với vật liệu bao bì đóng gói sử dụng ở bộ phận bán hàng nhằm phục vụ cho việc giữ gìn bảo quản hàng hố, chi phí cho hàng mẫu, hàng cho khách hàng thử, giấy gói quà và túi xách cho khách hàng khi mua hàng tại siêu thị được phân loại là biến phí.
* Các chi phí khác vật liệu khác như chi phí văn phịng phẩm, giấy in hoá đơn, vật liệu dùng cho trang trí siêu thị, sửa chữa, bảo quản tài sản cố định do bộ phận quản lý tại các siêu thị sử dụng …là những chi phí hỗn hợp.
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng
Chi phí này bao gồm chi phí cho cơng cụ dụng cụ trong quá trình bán hàng như các phương tiện đo lường, tính tiền, các phương tiện làm việc được phân loại là biến phí.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định
Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng đối với toàn bộ tài sản cố định phục vụ cho kinh doanh như xây dựng siêu thị, phương tiện bốc dỡ hàng hố, phương tiện làm việc, phần mềm tính tiền, hệ thống máy tính tiền, các vật kiến trúc, hệ thống tủ kệ trưng bày và các tài sản cố định khác tại các siêu thị được phân loại là định phí.
bán ra của hàng hố.
+ Chi phí quảng cáo tiếp thị là định phí vì nó khơng phụ thuộc vào mức độ kinh doanh.
+ Chi phí sửa chữa bảo trì tài sản cố định được xếp loại là định phí.
+ Các chi phí về dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, bưu điện, chi phí thuê mặt bằng được xếp vào định phí vì nó khơng biến động theo doanh số và ít biến động qua các tháng.
+ Chi phí bảo hiểm cháy nổ, mất cắp tiền và tài sản tại các siêu thị là định phí vì nó được mua theo hợp đồng bảo hiểm hàng năm với mức phí gần như cố định.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Lương của bộ phận gián tiếp bao gồm toàn bộ lương và các khoản liên quan đến bộ máy quản lý của công ty. Tương tự như bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp cũng được trả lương theo thời gian nên chi phí này được xếp vào định phí.
+ Chi phí đồ dùng: định phí.
+ Chi phí văn phịng phẩm: định phí. + Chi phí tiếp khách, giao tế: định phí + Chi phí th văn phịng: định phí + Cơng tác phí: định phí.
+ Các chi phí dịch vụ mua ngồi: định phí. + Chi phí bảo hiểm: định phí.
+ Chi phí thơng tin liên lạc: định phí. + Chi phí huấn luyện đào tạo: định phí. + Chi phí thuế, phí, lệ phí: định phí
+ Chi phí bảo hiểm tài sản sử dụng chung cho tồn cơng ty: định phí + Chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng chung tồn cơng ty: định phí.
+ Chi phí sửa chữa bảo trì tài sản cố định: định phí.
+ Chi phí bằng tiền khác xem như định phí vì khơng phụ thuộc vào mức độ hoạt động và để đơn giản việc tính tốn.
ĐỊNH PHÍ BIẾN PHÍ CHI PHÍ HỖN HỢP
CP Mua hàng
1/ Giá mua hàng X
2/ CP phát sinh liên quan X
CP Bán hàng
1/ Tiền lương X
2/ CP bao bì X
3/ CP khác như văn phòng phẩm, giấy in hóa đơn, đồ trang trí siêu thị X Nhưng tỷ trọng biến phí nhiều hơn 4/ CP dụng cụ, đồ dùng X 5/ CP khấu hao TSCĐ X 6/ CP làm khuyến mãi X 7/ CP quảng cáo X
8/ CP sửa chữa bảo trì TSCĐ X
9/ CP điện nước X
10/ CP thuê mặt bằng X
11/ CP bưu điện X
12/ CP bảo hiểm cháy nổ X
CP Quản lý doanh nghiệp
1/ Tiền lương X 2/ CP đồ dùng X 3/ CP văn phòng phẩm X 4/ CP tiếp khách, giao tế X 5/ CP thuê văn phòng X 6/ CP đi công tác X 7/ CP dịch vụ mua ngoài X 8/ CP bảo hiểm X
ĐỊNH PHÍ BIẾN PHÍ CHI PHÍ HỖN HỢP
9/ CP thông tin liên lạc X 10/ CP huấn luyện đào tạo X 11/ CP thuế, phí, lệ phí X 12/ CP bảo hiểm tài sản dùng
chung tồn cơng ty
X 13/ CP khấu hao tài sản dùng
chung toàn cơng ty
X 14/ CP sửa chữa bảo trì TSCĐ X
15/ CP khám sức khỏe X
3.2.2. Hồn thiện cơng tác lập dự toán
3.2.2.1. Kỳ dự toán: Để đơn giản và từng bước làm quen với việc lập dự
tốn thì dự tốn của Cơng ty sẽ được lập theo năm dương lịch và chia đều cho 4 quý và 12 tháng trong năm.
3.2.2.2 Đơn vị lập dự toán
Việc lập dự toán sẽ do Ban Giám đốc định hướng kế hoạch cho năm tới và chỉ đạo thành lập một ban dự toán bao gồm tất cả các trưởng tổ, bộ phận trong cơng ty chịu trách nhiệm lập các dự tốn chi tiết thuộc phạm vi mình phụ trách. Tất cả các nhân viên có liên quan trong công ty cũng chịu trách nhiệm trong việc xây dựng dự toán.
Để đảm bảo tính chính xác và tin cậy nên dự tốn sẽ được lập từ cấp cở sở lên và do bộ phận kế toán tổng hợp chung. Ban giám đốc sẽ là người phê duyệt dự toán đã được lập. Khi đã được duyệt, mọi người trong cơng ty phải có trách nhiệm thực hiện nó để đạt được mục tiêu chung.
* Dự tốn doanh thu
Như đã nói ở trên, ngân sách doanh thu sẽ là ngân sách quyết định được lập trước tiên để làm cơ sở cho việc lập các ngân sách tiếp theo của công ty.
Đơn vị lập dự toán
- Tổ trưởng các tổ, bộ phận sẽ chịu trách nhiệm lập dự toán cho các tổ, bộ phận do mình phụ trách.
- Tổ trưởng ngành hàng sẽ lập dự toán thuộc phạm vi của tổ chịu trách nhiệm như những đơn hàng, doanh thu cho thuê quầy kệ, doanh thu quảng cáo.
- Bộ phận kế tốn sẽ tổng hợp dự tốn cho tồn cơng ty.
Cơ sở lập dự toán: dự toán được lập dựa trên
- Doanh thu ước thực hiện tính của năm hiện hành.
- Mục tiêu doanh thu mà Công ty cần đạt được trong năm tới.
- Chiến lược kinh doanh của Cơng ty trong năm dự tốn.
* Dự toán giá vốn hàng bán
Dự tốn giá vốn hàng bán của Cơng ty sẽ được tập hợp theo từng trung tâm lợi nhuận là các siêu thị trực thuộc Cơng ty tương ứng với dự tốn doanh thu (xin xem mẫu dự toán BR-01 theo phụ lục số 1 đính kèm).
Đơn vị lập dự tốn
Các tổ trưởng và ban điều hành các tổ, bộ phận sẽ chịu trách nhiệm lập dự toán giá vốn đối với hàng bán tại ngành hàng do mình phụ trách.
- Tổ trưởng ngành hàng sẽ lập dự toán giá vốn của hàng bán thuộc phạm vi của phòng chịu trách nhiệm.
- Bộ phận kế toán là người tổng hợp chung.
Cơ sở lập dự toán: dự toán được lập dựa trên
- Dự toán doanh thu đã được lập.
- Mục tiêu lãi gộp mà Công ty cần đạt được trong năm tới.
* Dự toán mua hàng
Tương tự như dự toán doanh thu, dự toán mua hàng cũng được lập từ cấp cơ sở cụ thể là:
- Các tổ trưởng và ban điều hành các tổ, bộ phận sẽ lập dự toán cho những hàng hố do mình đặt và mua.
- Phịng kế tốn sẽ xem xét và tổng hợp phần dự toán mua hàng.
Cơ sở lập dự toán
- Dự toán được lập dựa trên dự toán doanh thu đã được lập ở trên.
- Mức tồn kho dự kiến đầu năm dự toán; mức cuối năm theo hạn mức tồn trữ.
- Mức dự trữ cần thiết để đảm bảo thực hiện được dự tốn doanh thu.
- Dự tính giá vốn hàng bán .
- Chi phí mua hàng ước thực hiện phát sinh trong năm hiện hành.