7. Kết cấu của đề tài
1.2.2. Chi BHXH và quy trình chi bảo hiểm xã hội tại BHXH cấp huyện
Nội dung chi BHXH: Tổ chức chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK do BHXH huyện giải quyết hưởng; chi các chế độ trợ cấp BHXH một lần kèm theo các khoản trợ cấp một lần (nếu có) theo danh sách do BHXH huyện chi trả.
Quy trình chi BHXH tại BHXH cấp huyện, bao gồm các bước sau:
(1) Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
Trách nhiệm của Bộ phận/Phòng TN-Trả KQ
Hướng dẫn, giải đáp cho đơn vị SDLĐ, người lao động, thân nhân của người lao động về chế độ, chính sách BHXH và việc kê khai, lập hồ sơ theo đúng quy định.
Tiếp nhận hồ sơ giấy do đơn vị SDLĐ nộp và hồ sơ do người lao động, thân nhân người lao động với thành phần hồ sơ cho từng loại chế độ.
Đối với chế độ thai sản của người sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi trong thời gian bảo lưu thời gian đóng BHXH do đã thôi việc, phục viên, xuất ngũ trước thời điểm sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi (áp dụng cho
34
cả trường hợp sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi trong thời gian đang đóng BHXH kể từ ngày 01/01/2018 trở đi nhưng đã thôi việc tại đơn vị mà có nguyện vọng nộp hồ sơ hưởng chế độ tại cơ quan BHXH):
Trường hợp thanh toán phí GĐYK thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định; bảng kê các nội dung giám định của cơ sở thực hiện GĐYK.
Trường hợp hưởng DSPHSK sau ốm đau, thai sản, TNLĐ, BNN: Hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 100, khoản 5 Điều 101 Luật BHXH; khoản 1 Điều 60 Luật ATVSLĐ là Danh sách 01B-HSB do đơn vị SDLĐ lập.
(2) Kiểm tra, đối chiếu quá trình đóng ghi trên sổ BHXH của người lao động và trả lại sổ BHXH cho người nộp.
(3) Truy cập Hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận Danh sách 01B- HSB đối với trường hợp giao dịch điện tử kèm hồ sơ giấy; kiểm tra, đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ, đủ thành phần hồ sơ; sắp xếp hồ sơ theo trình tự trên Danh sách 01B-HSB và chuyển toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận cho Bộ phận Chế độ BHXH; lập giấy tiếp nhận và trả kết quả theo quy định.
(4) Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận Chế độ BHXH để lưu trữ và trả cho đơn vị SDLĐ Danh sách C70a-HD kèm theo hồ sơ không được phê duyệt (nếu có). Trả lại hồ sơ không được phê duyệt cho người lao động, thân nhân người lao động (nếu có).
(5) Trách nhiệm giải quyết và chi trả
Tiếp nhận hồ sơ giấy từ Bộ phận TN-Trả KQ; truy cập Hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận Danh sách 01B-HSB; kiểm tra hồ sơ đảm bảo tính pháp lý, tính toàn vẹn của hồ sơ. Thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT ban hành kèm theo Quyết định số 838/QĐ-BHXH).
Chi trả
35
có tài khoản cá nhân theo Danh sách C70a-HD.
Ngay sau khi chuyển tiền vào tài khoản đơn vị SDLĐ, Hệ thống tự động gửi đến từng người tin nhắn thông báo về việc cơ quan BHXH đã chuyển tiền trợ cấp về đơn vị.
Hướng dẫn đơn vị SDLĐ tổ chức chi trả cho người lao động theo đúng quy định; trường hợp sau khi đơn vị SDLĐ tổ chức chi trả mà có người hưởng chưa nhận thì trong vòng 01 tháng kể từ khi nhận được kinh phí do cơ quan BHXH chuyển sang, hướng dẫn đơn vị lập Danh sách 6-CBH và chuyển lại cơ quan BHXH (Bộ phận KHTC) kèm theo số tiền người lao động chưa nhận; theo dõi, quản lý công tác chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản, đảm bảo số tiền chưa chi trả hết phải được chuyển về cơ quan BHXH.
Tiếp nhận để theo dõi, quản lý số người, số tiền người hưởng chưa lĩnh theo Danh sách 6-CBH.
Chi trực tiếp cho người lao động
Chi cho người lao động, thân nhân người lao động qua tài khoản cá nhân: Căn cứ Danh sách C70a-HD, Danh sách C70b-HD, phối hợp với đơn vị nơi người hưởng mở tài khoản thực hiện đối chiếu thông tin, số hiệu tài khoản, nếu đúng thực hiện chuyển số tiền trợ cấp vào tài khoản cá nhân người lao động; thông báo cho bộ phận chế độ BHXH để đề nghị đơn vị cung cấp lại thông tin đúng về tài khoản cá nhân đối với người hưởng bị sai thông tin về tài khoản cá nhân; tiếp nhận lại thông tin điều chỉnh tài khoản từ Bộ phận Chế độ BHXH để chi trả cho người lao động.
Chi trực tiếp bằng tiền mặt
Căn cứ Danh sách C70b-HD, Danh sách 6-CBH, chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người hưởng và đề nghị người hưởng ký nhận.
(6) Công tác rà soát, kiểm tra
36
quản lý; dữ liệu thu, chi quỹ ốm đau, thai sản; dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh, GĐYK; dữ liệu về quản lý dân cư (nếu có), rà soát, đối chiếu, phân tích dữ liệu để xác định các trường hợp có biểu hiện lạm dụng quỹ BHXH, lập Danh sách các đơn vị SDLĐ, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cấp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản trên địa bàn đề nghị kiểm tra (mẫu số 01A-HSB) chuyển Bộ phận Thanh tra - Kiểm tra.
1.2.3. Kiểm soát nội bộ chi bảo hiểm xã hội
1.2.3.1. Nội dung kiểm soát.
a. Kiểm soát dự toán chi BHXH
(1) Kiểm soát lập dự toán chi BHXH
Dự toán chi BHXH được lập trên cơ sở tổng hợp dự toán chi BHXH đã được duyệt của BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trình Hội đồng quản lý BHXH Việt Nam thông qua.
*Lập kế hoạch chi:
+ Đối với các khoản chi: Chi từ nguồn ngân sách nhà nước, chi từ nguồn quỹ BHXH, chi từ nguồn quỹ khám chữa bệnh: các khoản chi này phải căn cứ vào số chi thực tế phát sinh và phải chi đúng, chi đủ. Nếu vượt kế hoạch cần thuyết minh nguyên nhân số thực tế > số kế hoạch và quyết toán theo số thực tế phát sinh.
+ Đối với chi quản lý bộ máy: các khoản chi này được thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh nhưng theo qui chế của ngành và không được vượt quá số dự toán đã phê duyệt.
(2) Kiểm soát phê duyệt dự toán chi BHXH
Theo dự toán được BHXH Việt Nam duyệt, hàng năm BHXH tỉnh, thành phố hướng dẫn, tổ chức xét duyệt và thông báo dự toán kinh phí chi trả các chế độ BHXH cho BHXH huyện.
37
Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh chi vượt kế hoạch được duyệt, BHXH tỉnh, thành phố phải báo cáo, giải trình để BHXH Việt Nam xem xét, cấp bổ sung kinh phí, đảm bảo chi trả kịp thời cho đối tượng hưởng.
b. Kiểm soát nội dung chi BHXH tại BHXH
(1) Nội dung chi quỹ hưu trí, tử tuất, TNLĐ, BNN, BHXH tự nguyện. * Chi trợ cấp BHXH hàng tháng (Sơ đồ 1.3)
Nội dung kiểm soát: Kiểm soát về chứng từ ban đầu từ NLĐ nộp, việc cơ quan BHXH đã lập chứng từ để thực hiện chi trả đã đúng hay chưa, đối tượng hưởng BHXH đã ký đầy đủ trên danh sách chi trả hàng tháng.
BHXH huyện
BHXHhuyện
Sơ đồ 1.1. Chi trợ cấp BHXH hàng tháng
38
Nguồn: BHXH huyện Phù Cát
- Nội dung kiểm soát: Kiểm soát về chứng từ ban đầu từ NLĐ nộp, việc cơ quan BHXH đã lập chứng từ để thực hiện chi trả đã đúng hay chưa, kiểm soát chi kịp thời, đúng đối tượng hưởng.
(2) Nội dung chi Chi chế độ ốm đau, thai sản, NDS-PHSK
* Quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi chế độ ốm đau, thai sản (Sơ đồ 1.5) * Nội dung kiểm soát chi ốm đau, thai sản, NDS-PHSK
Thủ tục kiểm soát chi đối với nghiệp vụ chi ốm đau được thiết lập nhằm đảm bảo: chu trình xét duyệt, giám sát chi chế độ ốm đau được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong quá trình xử lý
- Kiểm soát khâu tiếp nhận hồ sơ
- Kiểm soát khâu thẩm định và duyệt hồ sơ - Kiểm soát khâu chuyển tiền chế độ BHXH
Nguồn: BHXH huyện Phù Cát
(3) Nội dung lệ phí chi trả
Thù lao để trả cho những người làm công tác chi trả được trích từ lệ phí
BHXH huyện
39
chi trả. Theo quy định của Nhà nước, hệ thống BHXH Việt Nam. BHXH huyện. Cuối quý thẩm định quyết toán kiểm soát lệ phí chi được hưởng theo số chi trả của BHXH quận huyện.
1.2.3.2. Quy trình và thủ tục kiểm soát
* Kiểm soát các khoản chi từ nguồn ngân sách nhà nước, chi từ nguồn quỹ BHXH.
Trình tự kiểm soát các khoản chi từ nguồn ngân sách nhà nước và từ quỹ BHXH phải kết hợp kiểm soát giữa những quy định chính sách BHXH hoặc định mức chi với các thủ tục kiểm soát kế toán kèm theo trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
* Kiểm soát tổ chức
Hoạt động kiểm soát tổ chức là việc xem xét cơ cấu tổ chức và những chính sách, biện pháp quản lý đã ban hành có phù hợp với quá trình hoạt động hay chưa để tìm phương hướng khắc phục. Kiểm soát tổ chức cần chú ý: Các quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn giải quyết công việc ở mỗi bộ phận trong phạm vi nào; Không giao trách nhiệm chồng chéo và cùng chịu trách nhiệm; Phải có tính cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm.
* Kiểm soát kế toán
Kiểm soát kế toán là hành động kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn đối với nghiệp vụ. Phê chuẩn có 2 loại:
- Phê chuẩn chung - Phê chuẩn cụ thể
* Kiểm soát chi quỹ khám chữa bệnh
Kiểm soát khoản chi quỹ khám chữa bệnh phải kết hợp với kiểm soát giữa những quy định chính sách BHYT, định mức chi với các thủ tục kiểm soát kế toán trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
40
Các khoản chi từ nguồn quản lý bộ máy dù thường xuyên hay không thường xuyên, thực hiện kiểm soát chủ yếu các chứng từ phát sinh, việc chấp hành các văn bản qui định của ngành và văn bản của nhà nước và nhất là qui chế chi nội bộ của ngành.
Nguồn: BHXH huyện Phù Cát
Sơ đồ 1.5. Quy trình quản lý chi Bảo hiểm xã hội
Nguồn: BHXH huyện Phù Cát
Thủ tục kiểm soát:
Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Quy trình kiểm soát chi BHXH cần tuân thủ nguyên tắc:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều người
41
tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Nguyên tắc toàn diện: Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế bao trùm các nghiệp vụ của doanh nghiệp, thường xuyên thay đổi, sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 4 mắt: bất kỳ hoạt động nghiệp vụ nào cũng có hai người cùng tiến hành (một thực hiện, một duyệt), phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy ra nhiều hay ít mà lựa chọn nhiều người hơn.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của hoạt động kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra lại thấp nhất.
42
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, luận văn đã nêu tổng quát những vấn đề cơ bản về kiểm soát trong quản lý và các nguyên tắc, hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Đồng thời hệ thống hóa những nội dung cơ bản về nội dung chi, nội dung kiểm soát chi, trình tự và thủ tục kiểm soát các khoản chi tại đơn vị. Những cơ sở lý luận về kiểm soát chi trong chương 1 này là mục tiêu cho việc nghiên cứu thực trạng kiểm soát chi và hoàn thiện kiểm soát chi BHXH huyện Phù Cát, tỉnh Bình Định nhằm đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh việc đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị hiện nay.
43
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN PHÙ CÁT,
TỈNH BÌNH ĐỊNH