7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Quá trình thẩm định và xét duyệt được quy định chặt chẽ, rõ ràng theo quy định của ngành. Quá trình thẩm định và xét duyệt được kiểm soát bởi ba người: người xét duyệt, tổ trưởng, lãnh đạo. Còn về phần bảo hiểm được giám sát bởi Giám đốc, việc chuyển tiền được thực hiện vào cuối tháng và cũng có sự kiểm tra, đối chiếu giữa cơ quan BHXH, đại lý chi trả Bưu điện và người thụ hưởng chế độ.
Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn
Việc xét duyệt và phê chuẩn được quy định chặt chẽ theo qui định của ngành. Bảo hiểm được kiểm soát trực tiếp bởi Giám đốc, việc chuyển tiền đều được kiểm tra đối chiếu chặt chẽ giữa BHXH và Bưu điện hoặc đối tượng nhận chế độ.
Các chứng từ kế toán liên quan đến chi BHXH đều phải được bộ phận kế toán kiểm tra trước khi người có thẩm quyền duyệt chi. Các thông tin về các khoản chi thể hiện trên các chứng từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, và cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vị.
75
Kiểm soát qua việc đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán. - Nhà nước ban hành nhiều văn bản quy định về định mức kinh phí, chế độ, trợ cấp, phụ cấp cụ thể; chế độ kế toán dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp, chế độ kiểm soát… Những quy định này nhằm kiểm soát hoạt động bảo hiểm của các đơn vị và là cơ sở phục vụ cho công việc kiểm tra kiểm soát từ cấp trên.
- Các quy định nội bộ được ban hành đầy đủ, đồng bộ và thường xuyên được rà soát, sửa đổi phù hợp. Các đơn vị có phân định chức năng nhiệm vụ và phân cấp ủy quyền rõ ràng.
- Đơn vị cấp trên có quy định cụ thể về công tác khóa sổ kế toán cuối năm là lập báo cáo quyết toán.
- Các đơn vị đều thực hiện công tác đối chiếu số liệu kế toán; đối chiếu xác nhận vác khoản công nợ; xác định số dư tài khoản; kiểm kê hàng năm.
Để đảm bảo những mục tiêu chiến lược đưa ra bởi nhà quản lý được thực hiện. BHXH huyện Phù Cát có các chính sách và thủ tục để giúp hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra bằng cách kiểm soát tốt các rủi ro hoạt động mà BHXH Huyện Phù Cát đang có hay có thể gặp phải. Tác giả tìm hiểu những đặc điểm chung của hoạt động kiểm soát như sau:
Bảng 2.11. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về đặc điểm chung của hoạt động kiểm soát
Câu hỏi Trả lời
Đặc điểm chung của hoạt động kiểm soát Có Không
1 BHXH huyện có xây dựng chính sách và thủ tục
kiểm soát không? 92% 8%
2 BHXH huyện Phù Cát có thường xuyên đánh giá
tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát không? 84% 16%
3 BHXH huyện Phù Cát có giải pháp điều chỉnh thích
hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả không? 64% 36%
76
Câu hỏi Trả lời
Đặc điểm chung của hoạt động kiểm soát Có Không
vực hoạt động của BHXH huyện Phù Cát không?
5 Các thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ của BHXH
huyện Phù Cát đều thực hiện theo nguyên tắc “mọi công việc đều được kiểm tra qua ít nhất hai người”?
96% 4%
6 BHXH huyện có định lượng rủi ro của từng nghiệp
vụ để thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp, đầy đủ?
80% 20%
7 Mọi nghiệp vụ của BHXH huyện đều áp dụng hai
loại: Kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện? 92% 8%
8 Có những thủ tục kiểm soát vật chất thích hợp nhằm
hạn chế các cá nhân tiếp cận phòng IT không? 84% 16%
9 Các nhân viên vận hành máy tính có bị hạn chế truy
cập vào những chương trình nguồn không? 64% 36%
10 Có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng không 78% 22%
11 Hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ bằng máy tính
có được cập nhật kịp thời không? 96% 4%
12 Có đầy đủ dữ liệu hệ thốn cho người quản lý và
người sử dụng không? 80% 20%
13 Hồ sơ lưu trữ có khoa học không? 64% 36%
14 Có quy định về trình tự luân chuyển chứng từ
không? 78% 22%
Nguồn: Thu thập của tác giả
Kết quả khảo sát đánh giá qua bảng 2.11 về những đặc điểm chung của hoạt động kiểm soát là tương đối tốt.
Mọi hoạt động kinh doanh của BHXH huyện Phù Cát đều được thiết kế thủ tục kiểm soát theo sự đánh giá bản chất của nghiệp vụ. Nhìn chung, các hoạt động của BHXH huyện đều xây dựng một quy trình đầy đủ, đánh giá cơ bản như sau:
- Công tác kiểm soát nội bộ ngày càng được chú trọng nhằm phát hiện
77
- Mỗi nghiệp vụ thực hiện đều có sự kiểm soát, xét duyệt trước khi quyết định chi BHXH. Người xét duyệt và người thực hiện được phân công, phân nhiệm rõ ràng.
- Các thủ tục kiểm soát đều thực hiện theo nguyên tắc “mọi công việc
đều được kiểm tra qua ít nhất hai người”.
- Quá trình xử lý thông tin vê nghiệp vụ đều có sự kiểm soát.
Trong tất cả các hoạt động của BHXH huyện Phù Cát hoạt động chi ốm đau, thai sản được BHXH huyện Phù Cát đặc biệt chú trọng khi thiết lập các thủ tục kiểm soát bởi đây là hoạt động có khả năng xảy ra rủi ro cao nhất. Tác giả đã tìm hiểu sâu các thủ tục kiểm soát quy trình nghiệp vụ chi BHXH tại BHXH huyện, cụ thể như sau:
Bảng 2.12. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát trong nghiệp vụ chi BHXH
Câu hỏi Trả lời
Hoạt động kiểm soát trong nghiệp vụ chi BHXH Có Không
1 Các hồ sơ chi BHXH có được kiểm soát chặt chẽ
không?
92% 8%
2 Thời gian hưởng bảo hiểm có được xác định đúng
đắn và hợp lý không?
84% 16%
3 Kiểm tra khách hàng có trên cơ sở khách quan
không?
64% 36%
4 Mục đích chi BHXH và nhu cầu chi BHXH có
được kiểm soát chặt chẽ không?
78% 22%
5 Có thủ tục kiểm soát đối với hạch toán khoản chi
không?
96% 4%
6 BHXH huyện Phù Cát có kiểm tra chặt chẽ mục
đích sử dụng khoản trợ cấp sau khi chi không?
80% 20%
7 BHXH huyện Phù Cát có kiểm soát việc thu bảo
hiểm và xử lý những phát sinh không?
92% 8%
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện.
78
đã và đang triển khai quy trình chi BHXH khá chặt chẽ:
- Quy trình kiểm soát hoạt động chi ốm đau, thai sản trước khi chi BHXH, nhân viên kiểm tra căn cứ vào quy chế kiểm tra của BHXH huyện để kiểm tra hồ sơ chi BHXH để kịp thời phát hiện các sai sót.
- Sự linh hoạt của BHXH huyện trong khâu thu bảo hiểm sẽ giúp
BHXH Huyện giảm thiểu được những rủi ro, hạn chế những khoản bảo hiểm quá hạn, bảo toàn vốn, nâng cao chất lượng chi BHXH.