7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động chi BHXH huyện thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về đối tượng hưởng, số tiền hưởng, thu BHXH, chi BHXH.... Kết quả khảo sát tại BHXH huyện được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.13. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
Câu hỏi Trả lời
Thông tin và truyền thông Có Không
1 Những thông tin cần thiết có được truyền đạt đến
từng cá nhân, bộ phận liên quan một cách kịp thời? 92% 8%
2 Những cá nhân, tập thể có thành tích có được thông
báo rộng rãi trong cơ quan không? 84% 16%
3 Nhân viên cơ quan có báo cáo ngay lập tức các sự
cố xảy ra cho nhà quản lý không? 64% 36%
4
Các nhân viên có được khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho ban giám đốc, cán bộ quản lý không?
78% 22%
5
Nhà quản lý có được cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin bên trong và bên ngoài nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu, phân tích hoạt động và ra quyết định không?
79
Câu hỏi Trả lời
Thông tin và truyền thông Có Không
6
Hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp được thực hiện đi từ cấp điều hành cao nhất đến cấp quản lý cơ sở đến nhân viên?
80% 20%
7
Tồn tại kênh thông tin hiệu quả giữa các cấp trực tiếp và nhân viên, giữa cấp quản lý cao hơn và nhan viên không?
92% 8%
8 Các thông tin bên ngoài có được cập nhật kịp thời
không? 82% 18%
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện
Qua kết quả khảo sát và phỏng vấn quan bảng 2.13 cho thấy thông tin và tryền thông BHXH huyện đều khá tốt.
Theo lộ trình phát triển của ngành, để mở rộng hoạt động BHXH đến toàn thể đối tượng thì việc quản lý là việc cần thiết và mang tính lâu dài. Từ đó, cơ quan BHXH huyện Phù Cát đã chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ, giải quyết hồ sơ công việc hàng ngày. Mọi cán bộ công chức, viên chức đều cần có những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc của mình. Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt đến những cá nhân hoặc những bộ phận có liên quan một cách kịp thời. Nhưng để có được những thông tin cần thiết phục vụ cho công việc, hoạt động của cơ quan BHXH thì cần phải phối hợp với những cơ quan, tổ chức khác như cơ quan Thuế, Công an, Phòng LĐTB&XH…
Tại trang web của BHXH huyện Phù Cát cũng có cập nhập các biểu mẫu, hồ sơ, thủ tục hành chính và quy trình hoạt động BHXH để người lao động tham khảo. Công khai các thủ tục hành chính, quy trình làm việc tại bảng thông báo của cơ quan BHXH.
80
công tác truyền thông và thông tin đến người lao động:
Do địa bàn và quy mô nhỏ hẹp, nên BHXH huyện Phù Cát chưa có bộ phân công nghệ thông tin chính mà chỉ kiêm nhiệm thêm. Vì vậy, sẽ hạn chế việc phát triển và áp dụng mạnh công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của cơ quan BHXH huyện Phù Cát như tạo một trang web riêng của BHXH huyện Phù Cát để hỗ trợ thông tin cho người lao động.
Hiện nay, các phần mềm đang dùng của ngành chưa được tích hợp vào một phần mềm chung và mỗi bộ phận thì dùng từng phần mềm khác nhau dẫn đến việc đồng bộ hóa dữ liệu, kiểm tra thông tin cũng gặp khó khăn.
- Các nghiệp vụ kinh tế bảo hiểm được ghi chép vào sổ sách kế toán, chấp hành đúng các quy định về chứng từ; hạch toán, mở sổ kế toán, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, bảo hiểm phát sinh. Hàng năm, các đơn vị có thực hiện báo cáo bảo hiểm theo chế độ kế toán và báo cáo quyết toán năm và nộp về cấp trên và các nơi liên quan. Đơn vị cấp trên thường xuyên có văn bản hướng dẫn về việc lập và nộp báo cáo hàng năm.
- Hệ thống trao đổi thông tin và hệ thống báo cáo đáp ứng được nhu cầu thông tin kịp thời và đầy đủ trong đơn vị. Các đơn vị có sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm văn phòng. Tuy nhiên trang thiết bị cũng còn khó khăn nhất định.
- Việc trao đổi thông tin giữa cấp trên và cấp dưới được thực hiện thường xuyên, nội dung truyền tải rõ ràng.