7. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Kết quả khảo sát
2.3.2.1. Môi trường kiểm soát
Quan điểm điều hành quản lý của lãnh đạo đơn vị
Giám đốc là người nắm quyền điều hành chung, các phó giám đốc hỗ trợ điều hành các mảng chuyên sâu, các bộ phận tham gia giúp phát huy tính chủ động và sáng tạo trong mỗi bộ phận mình đảm nhận. Từ đó, tạo sự thống nhất và ngày càng hoàn thiện trong quá trình hoạt động chi BHXH của cơ quan. Việc Giám đốc nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho hoạt động chi BHXH của cơ quan BHXH huyện Phù Cát.
Tính chính trực và giá trị đạo đức của ban lãnh đạo:
Hệ thống KSNB có hữu hiệu hay không trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và đội ngũ nhân viên. Được đánh giá qua thái độ cư xử trong công việc của họ. Kết quả khảo sát thể hiện Bảng 2.5 sau đây:
Bảng 2.5. Tính chính trực và các giá trị đạo đức của ban lãnh đạo
Câu hỏi Trả lời
Tính chính trực và các giá trị đạo đức của ban lãnh đạo Có Không
1 BHXH huyện Phù Cát có tạo dựng môi trường văn
hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên không?
70% 30%
2 Nhà quản lý có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu
64
Câu hỏi Trả lời
Tính chính trực và các giá trị đạo đức của ban lãnh đạo Có Không
cả lời nói và việc làm không?
3 BHXH huyện Phù Cát có ban hành những quy định
về đạo đức nghề nghiệp (tính trung thực và các giá trị đạo đức thể hiện điều mà nhà quản lý mong muốn) không?
74% 26%
4 NQL có minh bạch, rõ ràng trong công tác quản lý,
điều hành hoạt động của BHXH huyện không? 80% 20%
5 Các NQL BHXH huyện có hoạt động đúng đắn
trong việc thực hiện các quy định của nhà nước không?
84% 16%
6 Số lượng và năng lực của các nhân sự trong các
chức năng then chốt (điều hành, kế toán xử lý dữ liệu và kiểm toán nội bộ) có thỏa đáng không?
100% 0%
7 Nhà quản lý có chú trọng đến độ tin cậy của các
khoản chi BHXH và sự an toàn của tài sản không? 100% 0%
(Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện)
Kết quả khảo sát qua bảng 2.5 về quan điểm triết lý phong cách điều hành của ban quản lý cho thấy nhà quản lý của BHXH huyện Phù Cát có ý thức được tầm quan trọng trong phong cách điều hành của họ đến hoạt động của BHXH huyện Phù Cát và sự cần thiết phải quản lý và kiểm soát chúng (86% phiếu khảo sát nhận thấy rằng hàng năm, những nhà quản lý và cán bộ chủ chốt trong cơ quan có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị để giúp cho đơn vị có được hướng phát triển tốt nhất trong thời gian kế tiếp, 80% phiếu khảo sát trả lời rằng các nhà quản lý cơ quan có hành động đúng đắn trong việc thực hiện các quy định của nhà nước và các tiêu chí quan trọng, cần thiết đén nhận kết quả khá tốt).
65
những người am hiểu về ngành nghề và luôn nhận thức rõ được những rủi ro trong các hoạt động của BHXH huyện Phù Cát. Vì vậy việc chấm điểm khách hàng, lựa chọn khách hàng và kiểm tra luôn được thực hiện thường xuyên. Đồng thời, các cấp quản lý luôn nhắc nhở các bộ phận phải chăm sóc tốt khách hàng, thấu hiểu khách hàng. Tuy nhiên ban quản lý các cấp luôn mạnh tay trong công tác xử lý các khách hàng có hành vi lừa đảo, tình hình tài chính không minh bạch và có khả năng gây thất thoát cho BHXH huyện Phù Cát.
Nhà quản lý hầu hết đều tiến hành phân tích cẩn thận giữa lợi ích có thể đạt được và những rủi ro có thể xảy ra cho BHXH huyện Phù Cát trong quá trình hoạt động trước khi đưa ra những quyết định cụ thể nhưng luôn đi kèm theo sự tuân thủ các quy định của BHXH trong hoạt động bảo hiểm. Tất cả thể hiện ban quản lý BHXH huyện Phù Cát luôn ý thức được tầm quan trọng trong phong cách điều hành của mình và triết lý quản lý là luôn đặt giá trị BHXH huyện Phù Cát lên hàng đầu trong quá trình hoạt động của BHXH huyện Phù Cát.
Chính sách nhân sự và năng lực nhân viên:
Môi trường kiểm soát có hoạt động hữu hiệu hay không một phần quan trọng phụ thuộc vào biểu hiện của chính sách nhân sự và năng lực nhân viên. Chính sách nhân sự được biểu hiện qua cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật. Trong hệ thống KSNB những hạn chế tiềm tàng của hệ thống phát sinh nhiều từ yếu tố con người và rất khó kiểm soát, vì vậy luận văn đã tiến hành khảo sát và chính sách nhân sự và năng lực nhân viên tại BHXH huyện Phù Cát. Kết quả khảo sát thể hiện ở bảng 2.6 sau đây:
66
Bảng 2.6. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về chính sách nhân sự và năng lực nhân viên
Câu hỏi Trả lời
Chính sách nhân sự và năng lực nhân viên Có Không
1 BHXH huyện Phù Cát có thực hiện theo đúng hệ
thống văn bản quy định chi tiết về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích nhân viên không?
90% 10%
2 Cách thức tuyển dụng nhân viên hiện tại của BHXH
huyện có đảm bảo đúng người đúng việc không? 82% 18%
3 Sau khi tuyển dụng, BHXH huyện có những chính
sách biện pháp để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn không?
92% 8%
4 Khi phân công công việc ban giám đốc và các cấp
quản lý có dự trên kỹ năng, kiến thức và thế mạnh của nhân viên không?
64 36
5 Nhân viên có hiểu trách nhiệm và thủ tục áp dụng
cho công việc của họ hay không? 86% 14%
6 Nhân viên có biết rằng hành động sai lệch so với
quy định sẽ phải chịu các biện pháp điều chỉnh không?
92% 8%
7 BHXH huyện Phù Cát có thường xuyên cử nhân
viên tham gia các khóa đào tạo hoặc tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên?
86% 14%
8 BHXH huyện Phù Cát có xây dựng quy chế khen
thưởng, kỷ luật rõ ràng không? 78% 22%
9 BHXH huyện Phù Cát có thường xuyên luân
chuyển cán bộ giữa các phòng ban với nhau không? 60% 40%
10 BHXH huyện Phù Cát có các nhân viên được đào
tạo đầy đủ sẵn sàng thay thế cho những vị trí quan trọng không?
66% 34%
67
Kết quả khảo sát đánh giá các tiêu chí về chính sách nhân lực và năng lực nhân viên qua bảng 2.6 được đánh giá khá tốt.
Để có được đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, có kiến thức về ngành nghề, BHXH huyện Phù Cát coi trọng công tác tuyển dụng nhân viên mới (90% trả lời BHXH huyện Phù Cát có thực hiên theo đúng hệ thống văn bản quy định chi tiết về tuyển dụng, đào tạo đánh giá nhân viên...)
Các lớp đào tạo bồi dưỡng đã đáp ứng được việc trang bị cho nhân viên tính thông nghiệp vụ, rèn luyện kỹ năng tác nghiệp qua thực hành để thực thi công việc theo đúng quy trình, quy chế, đạt yêu cầu chất lượng, góp phần nâng cao hiệu quả công tác và hiệu quả kinh doanh. BHXH huyện Phù Cát còn chú trọng rèn luyện đạo đức, tinh thần trách nhiệm nghề nghiệp và ý thức tổ chức trách nhiệm cao cho cán bộ nhân viên bằng cách gắn trách nhiệm với hiệu quả công việc bằng chế độ thi đua khen thưởng và kỷ luật một cách minh bạch.
Tuy nhiên, kết quả cũng cho thấy BHXH huyện Phù Cát chưa có phân công công việc cho nhân viên dựa trên kỹ năng, kiến thức, thế mạnh của nhân viên. Bởi các cấp quản lý không thường xuyên tiếp xúc trao đổi với các nhân viên về vấn đề này. Và BHXH huyện Phù Cát cũng không thường xuyên luân chuyển cán bộ giữa các phòng để giúp cho nhân viên có thể nắm được quy trình nghiệp vụ, làm quen và hiểu biết tất cả các khách hàng một cách rõ ràng, đồng thời hạn chế hiện tượng gian lận, che giấu sai phạm, thông đồng với khách hàng do ở quá lâu một vị trí công tác.
Đặc điểm cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm:
Bản chất của cơ cấu tổ chức chính là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong đơn vị, góp phần thực hiện các mục tiêu. Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn của BHXH huyện Phù Cát được thể hiện như bảng 2.7 sau đây:
68
Bảng 2.7. Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Câu hỏi Trả lời
Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm Có Không
1 Cơ cấu tổ chức có hợp lý và có thể tạo ra luồng thông
tin xuyên suốt và cần thiết trong việc quản lý hoạt động của BHXH huyện được không?
90% 10%
2 Trong cơ cấu tổ chức có xác định rõ trách nhiệm của các nhà quản lý then chốt có đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để điều hành hoạt động BHXH huyện Phù Cát không?
82% 18%
3 Hệ thống báo cáo giữa các cấp trong sơ đồ tổ chức có
hợp lý và có thể tạo ra kênh thông tin hiệu quả và đúng đối tượng không?
92% 8%
4 Quyền hạn và trách nhiệm có được phân chia và quy
định cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản hay không? 64% 36%
5 Cơ cấu tổ chức phân định chức năng và quyền hạn có
bị chồng chéo, trùng lặp không? 86% 14%
6 Có xây dựng các quy trình thực hiện các công việc
hàng ngày hay không? 92% 8%
7 Cơ quan có cập nhật và vận dụng kịp thời các quy định
chuyên môn không? 86% 14%
8 Số lượng cán bộ quản lý, giám sát tại mỗi phòng ban,
bộ phận có hợp lý không? 78% 22%
9 Phân công trách nhiệm rõ ràng và ủy quyền cho các cấp
thích hợp thực hiện mục tiêu chung của BHXH huyện Phù Cát và mục tiêu của từng chức năng hoạt động?
60% 40%
10 Các nhân viên trong BHXH huyện Phù Cát hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ không?
66% 34%
(Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện)
Khảo sát đánh giá về nội dung cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhiệm, bảng 2.7 cho kết quả tương đối tốt.
69
tổ chức một cách chặt chẽ và xuyên suốt. Trong cơ cấu có sự phân định trách nhiệm và quyền hạn một cách rõ ràng, đảm bảo không có sự chồng chéo, việc xây dựng cơ cấu tổ chức xuyên suốt giúp cho ban giám đốc đơn vị có thể có được luồng thông tin xuyên suốt và cần thiết trong việc quản lý của mình.
Để tổ chức bộ máy gọn nhẹ hiệu quả một số nghiệp vụ tại BHXH huyện Phù Cát còn kiêm nhiệm hết tất cả các quy trình như nghiệp vụ chi BHXH, kiểm soát, kiểm tra,...việc kiêm nhiệm quá nhiều như vậy dẫn đến không có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên, đây chính là rủi ro tiềm ẩn của BHXH huyện Phù Cát. Bên cạnh đó BHXH huyện Phù Cát chưa thường xuyên tổ chức các tổ kiểm tra kiểm soát chéo giữa các bộ phận (54% phiếu khảo sát cho thấy rằng cơ cấu tổ chức phân định chức năng và quyền hạn có bị chồng chéo, trùng lặp).
BHXH huyện Phù Cát đang từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức theo quy định của Luật BHXH thông qua việc cải cách thủ tục hành chính của ngành, đã thành lập phòng TN-TKQTTHC ở BHXH huyện Phù Cát theo quy trình một cửa và qua giao dịch điện tử để xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ viên chức của các phòng trong việc thực hiện chức trách của mình nhằm thiết lập sự chịu trách nhiệm rõ ràng giữa các cấp, thiết lập các tuyến báo cáo và luân chuyển thông tin có hiệu quả phục vụ cho KSNB.
Ngoài ra, môi trường kiểm soát chi tại BHXH huyện Phù Cát còn phụ thuộc nhiều vào các cơ quan nhà nước, đó là cơ quan quản lý ở cấp trên: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, các Bộ và cơ quan ngang Bộ liên quan tới lĩnh vực BHXH; UBND tỉnh Bình Định; UBND huyện Phù Cát.
Sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận được quy định rõ ràng, đảm bảo tính độc lập giữa các bộ phận thực hiện nghiệp vụ thu – chi và bộ phận kế toán.
Nhà quản lý xem việc tổ chức và vận hành hệ thống KSNB là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho
70 hoạt động.
Các cơ quan chú trọng về đạo đức nghề nghiệp và đều có ban hành văn bản quy định cụ thể về đạo đức tương đối chi tiết và đầy đủ. Các quy định này hầu hết được công khai cho mọi người bên trong và bên ngoài cơ quan. Tuy nhiên, cũng còn một vài cơ quan chưa chú trọng đến việc công khai này.
Số lượng nhân sự tương đối đủ và đảm bảo hoàn thành tốt công việc. Các cơ quan đều tạo điều kiện nâng cao trình độ cho nhân viên. Chức năng nhiệm vụ từng vị trí được quy định cụ thể bằng văn bản. Tuy nhiên, còn một số cơ quan chưa đủ nhân sự theo yêu cầu công việc nên dẫn đến áp lực cao trong công việc cho nhân viên (tỷ lệ trả lời với áp lực công việc cao là 49,57%, rất cao là 2,57%).
Mối quan hệ giữa nhà quản lý và các bộ phận luôn được duy trì. Ban lãnh đạo thường tổ chức các cuộc họp với các bộ phận và toàn thể người lao động để đánh giá nhiệm vụ và chỉ đạo công tác, đưa ra những giải pháp ngăn ngừa gian lận, sai sót trong đơn vị. Ban lãnh đạo có xây dựng các thủ tục để kiểm soát tính hiệu quả của công việc được thực hiện.
Cơ quan xây dựng và cập nhật sơ đồ tổ chức. Trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận được quy định rõ ràng bằng văn bản. Phân công nhiệm vụ có xem xét đến nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các chức năng phê duyệt, ghi sổ và giữ tài sản. Tuy nhiên, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng chưa được chú trọng ở nhiều nơi.
Công việc hàng ngày hầu hết được các cơ quan xây dựng quy trình cụ thể. Nhân viên có sự tự kiểm tra, đối chiếu và giám sát lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc. Bên cạnh đó, cũng còn một số nơi chưa có quy định sự kiểm tra đối chiếu, giám sát lẫn nhau (tỷ lệ trả lời không có sự giám sát lẫn nhau là 18,8%).
71 quy chế, nội quy được xây dựng chặt chẽ.
Hiện tại chưa có vị trí kiểm toán nội bộ trong cơ quan hành chính.
Chính sách tuyển dụng chú trọng đến chuyên môn và đạo đức người lao động.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Cơ quan BHXH là đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện chức năng giải quyết chế độ BHXH. Việc đánh giá rủi ro mang tính chủ quan, cảm tính chủ yếu dựa trên sự đánh giá chủ quan của nhân viên, thiếu sự kiểm tra lại thông tin.
- Các cơ quan có tiến hành xem xét các rủi ro phát sinh trong hoạt động. Bên cạnh đó, cũng còn một vài cơ quan chưa có đánh giá rủi ro (tỷ lệ trả lời không là 34,19%).
- Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro trong các nghiệp vụ chưa được chú trọng thiết lập (trả lời chưa xây dựng hệ thống này với tỷ lệ 32,48%).
Hoạt động BHXH huyện Phù Cát luôn chứa đựng rủi ro, vì vậy việc phân tích, đánh giá rủi ro là một khâu quan trọng trong hệ thống kiểm soát,