Giải pháp tăng cường KSNB hoạt động cho vay hộ nghèo tại PGD

8. Kết cấu luận văn

3.2. Giải pháp tăng cường KSNB hoạt động cho vay hộ nghèo tại PGD

Ngân hàng Chính sách xã hội huyện Phù Cát

3.2.1. Môi trường kiểm soát

Nguyên tắc để hoàn thiện thì phải xuất phát từ nhận thức rõ ràng và đúng đắn của Ban Giám đốc về HTKSNB. Như vậy Ban Giám đốc sẽ xác định được loại hình kiểm soát phù hợp với PGD. Nâng cao tính trung thực và các giá trị đạo đức của toàn thể cán bộ: Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường tốt sẽ có khả năng phát huy hiệu quả, hạn chế ngay những thiếu sót của các thủ tục kiểm soát, ngược lại, một môi trường yếu kém sẽ kìm hãm các thủ tục kiểm soát và thậm chí làm cho nó chỉ còn là hình thức mà thôi.

Dựa vào kết quả phân tích thực trạng cho thấy, môi trường kiểm soát tại PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế. Do vậy, trong thời gian tới để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát, cần tạo môi trường kiểm soát tốt bằng các giải pháp sau:

- Thống nhất mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy KSNB. Phải có quy định pháp lý về Ban kiểm soát. Khẳng định vai trò, thẩm quyền của Ban kiểm

soát, hạn chế việc Ban kiểm soát có thể bị vô hiệu.

- Thiết lập bảng mô tả công việc cho từng cán bộ trong các bộ phận một cách rõ ràng, chi tiết, phân định trách nhiệm cần đảm đương của công việc và những nhiệm vụ cần thực hiện để có thể giảm được các sai sót và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra và làm căn cứ chấm điểm đánh giá hiệu quả công việc. Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn chuẩn, tổ chức các buổi tuyển dụng có chất lượng nhằm nâng cao chất lượng tuyển dụng, qua đó có thể tuyển dụng được nguồn nhân lực tốt về làm việc tại ngân hàng. Do đó nên tập trung liên kết với các trường đại học, cao đẳng có đào tạo các chuyên ngành liên quan đến ngân hàng để tuyển dụng và đào tạo. Đánh giá đúng năng lực nhân viên để tạo cơ hội thăng tiến, trả lương theo hiệu quả công việc, đồng thời có chính sách kỷ luật, khen thưởng rõ ràng

- Định kỳ tổ chức kiểm tra, đánh giá lại trình độ cán bộ đặc biệt là CBTD. Ngân hàng cũng nên giao khoán công việc rõ ràng đến từng cán bộ để nâng cao trách nhiệm của cán bộ trong việc mở rộng tín dụng, nâng cao chất lượng tín dụng, giảm thiểu rủi ro và căn cứ vào kết quả đó để bình xét thi đua theo tháng, quý, năm. Nâng cao tính trung thực và các giá trị đạo đức nghề nghiệp của toàn thể nhân viên thông qua việc xây dựng văn hóa ngân hàng. Khi đó cấp trên phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, phổ biến các quy định đến mọi thành viên bằng các hình thức để nhân viên ý thức được đúng, sai. Xây dựng bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp nhằm hạn chế hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp gây tổn thất cho ngân hàng, khách hàng, các bên liên quan. Đơn vị có thể tổ chức các cuộc thi, kiểm tra, giao lưu bằng các trò chơi giải quyết tình huống thường gặp trong giao dịch vào mỗi quý, mỗi tháng để các nhân viên gắn bó với nhau, trao đổi kinh nghiệm và học tập lẫn nhau, đồng thời kiểm tra năng lực của các nhân viên.

vị ủy thác, trong đó có khâu bình xét đối tượng đủ điều kiện được vay vốn tại các Tổ TK&VV. Do đó ngoài tổ chức hoạt động của các phòng ban chuyên môn, NHCSXH cũng cần thường xuyên củng cố kiện toàn các Tổ TK&VV, tổ chức tập huấn cho đội ngũ cán bộ của các tổ chức nhận ủy thác và các tổ trưởng Tổ TK&VV kiến thức cơ bản về: Quản lý tín dụng; kiểm tra, giám sát; phát hiện, phòng ngừa rủi ro; tư vấn, hướng dẫn sử dụng vốn hiệu quả cho người nghèo và các đối tượng chính sách,… nhằm đảm bảo các khâu đã ủy thác cho các tổ chức xã hội được thực hiện đúng quy trình tín dụng. Nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổ TK&VV, đưa tổ thành một tổ chức quy củ, có kết cấu chặt chẽ và có tính kỷ luật hoạt động cao, kết hợp việc đánh giá phân loại hàng tháng. Đào tạo, tập huấn liên tục để nâng cao năng lực cho ban quản lý Tổ TK&VV, trưởng thôn, đối tượng phục vụ.

3.2.2. Đánh giá rủi ro

-Xác định mục tiêu chi tiết dựa trên cơ sở của các mục tiêu tổng quát cho từng bộ phận một cách rõ ràng, cụ thể và phổ biến rộng rãi đến từng nhân viên để họ thực sự hiểu và có căn cứ để thực hiện công việc. Căn cứ mục tiêu hoạt động đã đề ra mà nhà quản lý có thể nhận dạng, phân tích và có biện pháp phòng ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được. Cần nhanh chóng triển khai hệ thống thông tin cảnh báo sớm để nhận diện thông tin cảnh báo các rủi ro mới có thể ảnh hưởng PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát, hoặc theo dõi những thay đổi của rủi ro và báo cáo kịp thời những hạn chế, thất bại trong việc kiểm soát. PGD cần có danh mục rủi ro để đảm bảo không bỏ sót rủi ro nào trong quá trình đánh giá.

- Các buổi thảo luận, trao đổi giữa các nhân viên, các phòng ban nên được duy trì thường xuyên để qua đó nhà quản lý có cái nhìn tổng thể và hiểu rõ hơn những gì đang diễn ra với đơn vị để có giải pháp, kế hoạch, quy trình cụ thể nhằm tối ưu những rủi ro xảy ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của

ngân hàng. Triển khai nhanh chóng hệ thống cảnh báo để ngăn chặn rủi ro, theo dõi các thay đổi rủi ro để nhận thấy các thủ tục kiểm tra kiểm soát bị thất bại khi không phát hiện, ngăn chặn, phòng ngừa được rủi ro đó.

- Thường xuyên kiểm tra hoạt động và công việc thực hiện của các tổ và hội nhận ủy thác. Tăng cường công việc xác nhận ở khâu xét duyệt, không phụ thuộc và tin tưởng hoàn toàn vào kết quả của các tổ đề xuất. Nhằm đạt hiệu quả trong xây dựng hệ thống quản trị rủi ro, điều cần chú trọng đó là sự thống nhất trong chính sách quản lý rủi ro, vai trò trách nhiệm giữa các bộ phận phải rõ ràng, liên tục thông tin và đào tạo các nhà quản lý, nâng cao nhận thức rủi ro cho tất cả các cán bộ thông qua các bài học thực tế xảy ra trong và ngoài đơn vị.

- Thực hiện phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro tín dụng, xây dựng quy trình xử lý rủi ro phù hợp với đặc thù hoạt động.

3.2.3. Hoạt động kiểm soát

Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ được duy trì hữu hiệu là một trong những nhiệm vụ trọng yếu của hoạt động quản lý ngân hàng, là nền tảng cho sự hoạt động an toàn và lành mạnh, tăng tính tin cậy của ngân hàng. Hệ thống kiểm tra kiểm soát tốt giúp ngân hàng đảm bảo tuân thủ được các luật lệ, quy định của các cơ quan quản lý. Để hệ thống kiểm tra kiểm soát thực sự mang lại hiệu quả cao thì các thủ tục kiểm tra kiểm soát phải cụ thể, chi tiết và dễ hiểu, tập trung vào các hoạt động hàng ngày của mọi cá nhân và phải liên tục được nhà quản lý giám sát tính hiệu lực. Các giải pháp tăng cường hiệu quả của hoạt động kiểm soát cụ thể là:

- Chú trọng đến việc xây dựng hệ thống các văn bản nội bộ hướng dẫn, điều chỉnh các hoạt động nghiệp vụ theo đặc điểm riêng của ngân hàng dựa trên các văn bản hướng dẫn của NHNN. Ngoài ra ngân hàng nên tổ chức các buổi hội thảo rà soát, xây dựng các sơ đồ quy trình nghiệp vụ, cẩm nang

hướng dẫn chi tiết các phần hành, nghiệp vụ để nhân viên dễ thực hiện. Qua quá trình lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ giúp ngân hàng phát hiện ra rủi ro tiềm ẩn để đặt các chốt kiểm tra kiểm soát thích hợp đồng thời sửa đổi, bổ sung thêm các chốt kiểm tra kiểm soát để tăng khả năng hỗ trợ kiểm soát tự động.

-Bên cạnh việc tăng cường công tác kiểm soát định kỳ và đột xuất, cũng cần tăng cường công tác kiểm soát từ xa dưới hình thức gián tiếp thông qua báo cáo trên hệ thống mạng, phần mềm nội bộ, văn phòng trực tuyến của PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát. Các thông tin hoạt động trong quản lý cần được ghi nhận lại trong hệ thống. Khi hệ thống kiểm soát đã hoạt động, tiếp theo cần tăng cường kiểm toán nội bộ để kiểm tra hệ thống có được thực hiện chặt chẽ hay không, bởi các rủi ro thường xuyên thay đổi khi có các dự án/khoản vay mới, hoặc tác động bất lợi mới phát sinh từ bên ngoài.

- Các cơ chế kiểm tra, tự kiểm tra trên phần mềm cần được tăng cường cài đặt nhằm thực hiện các nghiệp vụ và các kênh báo cáo sự cố tại các cấp để phát hiện và xử lý, khắc phục kịp thời các tồn tại trong quá trình tác nghiệp.

- Vấn đề then chốt nhất trong hoạt động kiểm tra kiểm soát chính là con người. Ngân hàng cần phải xây dựng một hệ thống tuyển dụng chặt chẽ, thường xuyên có các buổi tập huấn đào tạo nghiệp vụ kết hợp với việc kiểm tra kiểm soát, giám sát chặt chẽ định kỳ. Các cơ chế tố giác bí mật cần được xây dựng để giúp nhà quản lý phát giác được cán bộ suy đồi đạo đức.

- Phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm trên nguyên tắc không để một cá nhân thực hiện tất cả các bước của một quy trình nghiệp vụ phụ trách 1 địa bàn trong thời gian quá dài mà nên có sự thay đổi và có sự kiểm tra, theo dõi lẫn nhau giữa các cán bộ. Điều này làm giảm thiểu nguy cơ dẫn đến sai sót, nguy cơ xảy ra gian lận do cá nhân có trách nhiệm kiểm tra kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn hoặc nhân viên thông đồng với nhau hoặc bộ phận bên ngoài đơn

vị. Đồng thời làm tăng hiệu quả kiểm soát qua lại giữa các cán bộ trong một quy trình.

- Phải có sự thống nhất và phân định rõ ràng trách nhiệm của mỗi ngành, mỗi cấp trong việc xét duyệt danh sách đối tượng là hộ nghèo, đối tượng chính sách. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát của Ban đại diện HĐQT để giảm bớt các sai sót và chấn chỉnh kịp thời các biểu hiện lệch lạc trong việc thực hiện tín dụng chính sách xã hội. Dựa trên danh mục các rủi ro được tổng hợp, ngân hàng xây dựng chương trình kiểm soát rủi ro và phổ biến tới nhân viên các cấp. Xây dựng các chốt kiểm tra kiểm soát chặt chẽ ở các khâu trong quy trình cấp tín dụng, tránh rủi ro, sai sót xảy ra. Thiết lập các bước kiểm tra kiểm soát chéo để tăng hiệu quả giám sát.

- Tăng cường ứng dụng tin học hiện đại vào công tác kiểm tra, kiểm soát; xây dựng cơ chế giám sát tự động, thường xuyên, liên tục, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót phát sinh.

3.2.4. Thông tin và truyền thông

- Xây dựng kho dữ liệu chung, có giới hạn quyền hạn truy cập bao gồm các thông tin liên quan đến khách hàng, tài chính, hoạt động của ngân hàng. Căn cứ kho dữ liệu này ngân hàng xây dựng hệ thống thông tin báo cáo, hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc kiểm tra kiểm soát, cảnh báo chênh lệch giữa hoạt động thực tế và kế hoạch thông qua các chỉ tiêu báo cáo để nhà quản lý kịp thời đưa ra các quyết định. Vì tính quan trọng nên kho dữ liệu này phải được lắp đặt hệ thống bảo mật bảo an để bảo vệ tránh sự truy cập của các đối tượng với mục đích lợi dụng đánh cắp thông tin và được lưu trữ cẩn thận; đảm bảo khôi phục được khi có sự cố mất thông tin, phải đáng tin cậy, phải được kiểm soát chặt chẽ, kiểm tra liên tục. Việc gian lận thông tin của nhân viên ngân hàng sẽ dẫn đến những tổn thất không thể lường trước được.

quan đến từng bộ phận sau đó phổ biến đến toàn thể cán bộ nhân viên đảm bảo rằng mọi cán bộ đều có thể chủ động tìm kiếm các văn bản, quy định liên quan đến phần hành nhiệm vụ được giao. Hệ thống này sẽ liên tục cập nhật tất cả các văn bản phát sinh để hàng ngày cán bộ có thể tự truy cập và nhận các công văn liên quan. Đồng thời minh bạch thông tin nội bộ như các quy định, chính sách, chỉ thị của cấp trên để tất cả các nhân viên đều hiểu rõ và thực thi đúng.

- Tuyên truyền nâng cao nhận thức trong mỗi cán bộ trong NHCSXH như mỗi cán bộ PGD Ngân hàng CSXH huyên Phù Cát phải luôn phấn đấu tu dưỡng, rèn luyện, vững vàng về đạo đức, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ thực hiện tốt phương châm “Thấu hiểu lòng dân – Tận tâm phục vụ”. Đó là sự tận tụy, trách nhiệm trong công việc; là tinh thần dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm; là ý thức ham học hỏi, nghiên cứu, tư duy để nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc; là việc tu dưỡng, rèn luyện, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp; là sự khoa học, ngăn nắp, gọn gàng trong sắp xếp giải quyết công việc; là thái độ ân cần, niềm nở, tận tâm với người dân; là tinh thần tiên phong, gương mẫu, hăng hái trong các phong trào thiđua và các hoạt động an sinh xã hộiđể dòng vốn tín dụng chính sách của Đảng, Nhà nước vươn xa đến tận tay người nghèo. Các kênh thông tin nên được xây dựng như thùng thư góp ý, hộp thư điện tử, các số điện thoại hotline… để nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến, những sáng tạo, cải tiến mới hoặc báo cáo về hành vi sai phạm, sự cố bất thường trong ngân hàng. Việc xử lý, tiếp nhận và giải quyết các thông tin này phải do một ban chứ không phải là một cá nhân để đảm bảo tất cả các phản hồi đều đến đích.

-Cần xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung online, bao gồm văn bản, quy định của nhà nước, các quy định trong nội bộ của NHCSXH liên quan đến từng bộ phận nghiệp vụ; hệ thống dữ liệu thông tin kinh tế kỹ thuật

và thẩm định của các dự án/khách hàng..., Hệ thống giúp cho việc truy xuất, tìm kiếm văn bản, thông tin, dữ liệu được nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ bảo mật thông tin, đảm bảo thông tin không bị đánh cắp và sử dụng bởi người không có thẩm quyền.

-Thông tin cần phải phổ biến một cách rõ ràng, chi tiết đến từng bộ phận, phòng, ban nhằm đảm bảo rằng cán bộ ở mọi cấp đều có thể hiểu và nắm bắt được các thông tin này, trong đó bao gồm cả thông tin cần thiết, giúp thực hiện trách nhiệm kiểm soát.

- Hàng tháng tổ giao dịch lưu động nên có một buổi giao ban tại điểm giao dịch ở UBND cấp xã, trong buổi giao dịch này cán bộ ngân hàng phải chủ động tuyên truyền, hướng dẫn cho người dân về ý nghĩa, quy trình, thủ tục vay chương trình cho vay hộ nghèo nói riêng và các chương trình khác của NHCSXH nói chung. Bằng hình thức tuyên truyền trực tiếp như vậy, sẽ giúp mọi người đều biết đến và hiểu đúng về NHCSXH, về các hoạt động của NHCSXH, để từ đó tất cả cùng tham gia quản lý vốn và xây dựng ngân hàng một cách có hiệu quả.