8. Kết cấu luận văn
2.3. Kiểm soát quy trình cho vay hộ nghèo tại PGD Ngân hàng CSXH
huyện Phù Cát
Kiểm soát trong giai đoạn lập hồ sơ vay vốn và phân tích tín dụng
Khi tiến hành kiểm soát trong giai đoạn này cán bộ kiểm soát thực hiện: - Giấy đề nghị vay vốn được hộ nghèo viết theo đúng mẫu số
01/CVHN.
- Trên giấy đề nghị vay vốn cần đầy đủ các thông tin cần thiết như: họ tên, ngày tháng năm sinh, tên, giấy đề nghị vay vốn...
- Giấy đề nghị kiêm phương án sử dụng vốn vay được ghi rõ ràng, cụ thể thông tin về người đề nghị vay vốn, nhu cầu vốn và nhu cầu vay vốn. Sử dụng đúng mẫu 01/TD của NHCSXH.
- Hồ sơ vay vốn sẽ được tổ trưởng tổ TK&VV hướng dẫn và kiểm tra, bao gồm các giấy tờ liên quan và nội dung của các giấy tờ trên. Nếu các giấy tờ còn thiếu sót, chưa đúng thì tổ trưởng sẽ tư vấn hướng dẫn cho người đề nghị vay để hoàn thiện lại hồ sơ đúng theo yêu cầu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ, đúng theo yêu cầu thì tiến hành họp tổ để kết nạp (trong trường hợp người vay chưa phải là thành viên của Tổ TK&VV), bình xét công khai dân chủ.
Cuộc họp bình xét đối tượng vay vốn được diễn ra công khai dân chủ theo đúng quy định, nội dung trong cuộc họp chủ yếu bám sát về các nội dung: địa chỉ cư trú, đối tượng vay vốn, mục đích vay vốn của các hộ. Nếu đã đáp ứng đủ điều kiện thì lập danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn theo chương trình tín dụng cho vay hộ nghèo của NHCSXH (Mẫu số 01/CVHN) gửi lên UBND xã để tiến hành xác nhận đối tượng.
Sau đó, UBND xã sẽ thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu danh sách hộ đề nghị vay vốn trên giấy đề nghị vay vốn mẫu số 01/CVHN với danh sách hộ nghèo, cận nghèo mà xã quản lý. Khi đã hoàn thành công tác kiểm tra, nếu sai thì trả lại cho tổ TK&VV để làm lại, nếu đúng thì UBND xã sẽ ký nhận danh sách các hộ nghèo tiếp tục được vay vốn của NHCSXH. Tổ TK&VV được giao nhận danh sách này đề lập hồ sơ vay gửi lên PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát.
Bảng 2.2: Thủ tục kiểm soát chủ yếu trong giai đoạn lập hồ sơ và phân tích tín dụng Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Rủi ro Kiểm soát
Giấy đề nghị vay vốn và danh sách hộ gia đình xin vay vốn. Hộ vay vốn. UBND xã. Các thông tin hộ vay không đầy đủ hoặc sai. Đơn đề nghị vay vốn không đúng mẫu của Ngân hàng. Theo mẫu số 01/CVHN. Tổ trưởng tổ TK&VV kiểm tra nội dung, rà soát, đối chiếu các thông tin với nhau khi kiểm tra các giấy tờ. Giấy đề nghị kiêm phương án sử dụng vốn vay Người được ủy quyền của hộ gia đình vay vốn Tổ TK&VV Các yêu cầu trên giấy đề nghị điền không đúng, thông tin bị thiếu hoặc điền sai. Thiếu chữ ký Theo mẫu số 01/TD.
Tổ trưởng Tổ TK&VV kiểm tra thông tin trên giấy đề nghị kiêm phương án sử dụng vốn vay. Họp bình xét, kết nạp. Các thành viên của Tổ TK&VV Tổ chức chính trị – xã hội Biên bản cuộc họp sử dụng không đúng mẫu. Lập biên bản khống. Quá trình xét duyệt không đúng đối tượng
Biên bản họp Tổ TK&VV theo mẫu số 10C/TD. Thường xuyên cập nhật những quy định, thông tin, mẫu biểu mới cho các tổ trưởng Tổ TK&VV tại các buổi họp giao ban hằng tháng CBTD, đồng thời hướng dẫn cụ thể cách thức thực hiện.
Khi nhận hồ sơ, CBTD kiểm tra lại biên bản họp
Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Rủi ro Kiểm soát
tổ xem có đúng mẫu không, thông tin có đầy đủ, hợp lệ không. Lập danh sách hộ đề nghị vay vốn của NH CSXH. Tổ TK&VV . UBND xã. Chưa sát đối tượng vay vốn. Theo mẫu 03/TD.
UBND xã kiểm tra, đối chiếu với danh sách hộ nghèo, cận nghèo hoặc đối tượng hộ vay vốn tiếp tục được vay vốn NHCSXH. Trong các đợt thanh tra, kiểm tra Ngân hàng phải phối hợp với các TCCT- XH để xác định đúng đối tượng vay vốn.
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Kiểm soát trong giai đoạn quyết định tín dụng
Mỗi cán bộ được quy định rõ thẩm quyền phê duyệt tín dụng tại mỗi bước xử lý hồ sơ: bước tiếp nhận hồ sơ do CBTD phụ trách địa bàn thực hiện, kiểm tra hồ sơ và bước đầu xét duyệt hồ sơ, nếu đúng, đủ và phù hợp thì CBTD sẽ ký tên vào phần dành cho CBTD trên giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (mẫu 01/TD). Sau khi đã hoàn tất bộ hồ sơ có chữ ký của mình, CBTD sẽ trình hồ sơ lên trưởng phòng tín dụng. Trưởng phòng tín dụng có nhiệm vụ phê duyệt và người cuối cùng phê duyệt là giám đốc (phó giám đốc). Bộ hồ sơ hợp lệ được giải quyết cho vay là bộ hồ sơ có đầy đủ chữ ký của cả 3 người có thẩm quyền trên.
đúng mẫu 04/TD. Người có thẩm quyền ký trên quyết định phê duyệt cho vay là GĐ, PGĐ ngân hàng. Sau đó, CBTD tiến hành nhập và đăng ký hồ sơ vay lên hệ thống.
Bảng 2.3: Thủ tục kiểm soát chủ yếu trong giai đoạn quyết định tín dụng
Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Rủi ro dự đoán Kiểm soát
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn Cán bộ tín dụng Tổ trưởng KH – NV, Phó giám đốc (Giám đốc) Hồ sơ vay vốn bị lập khống. Các thông tin cần thiết trong hồ sơ không đầy đủ hoặc không chính xác theo yêu cầu. Quá trình thẩm định không thực hiện theo đúng quy trình.
CBTD sau khi tiếp nhận và kiểm tra và xử lý hồ sơ thì trình lên Tổ trưởng KH-NV và Phó giám đốc (Giám đốc) ký xét duyệt. Phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ ở mỗi khâu xử lý hồ sơ. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo sẽ họp bàn đưa ra các quy định nhằm tăng cường hiệu suất làm việc, xử lý hồ sơ. CBTD sau khi tiếp nhận và kiểm tra và xử lý hồ sơ thì trình lên Tổ trưởng KH-NV và Phó giám đốc (Giám đốc) ký xét duyệt. Phê duyệt Cán Tổ Còn thiếu xót Hồ sơ trước khi đem đi
Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Rủi ro dự đoán Kiểm soát
bộ tín dụng trưởng KH – NV, Phó giám đốc (Giám đốc)
trong khâu kiểm tra, xử lý hồ sơ trước khi phê duyệt
Cho vay vượt khung tín dụng cho phép.
phê duyệt phải được kiểm tra kỹ lại xem đầy đủ chữ ký của các bộ phận, phòng ban đã kiểm soát. Thống nhất trong công tác tập huấn và các quyết định về mức tín dụng cho vay, tối đa là 100.000.000/năm. Thông báo kết quả phê duyệt cho UBND cấp xã Cán bộ tín dụng Phó giám đốc (Giám đốc) Thông báo chậm trễ Theo mẫu số 04/TD. Đưa ra quy định cụ thể về thời gian giải quyết hồ sơ kể từ khi nhận cho tới khi hồ sơ được xử lý xong để các cán bộ thực hiện. Hồ sơ phải được sắp xếp theo thứ tự trước sau, để khi cán bộ xử lý sẽ ưu tiên các hồ sơ cũ trước nhằm tránh tình trạng chậm trễ khi thông báo đến UBND xã. Nhập và đăng ký hồ sơ cho Cán bộ tín dụng Tổ trưởng KH – Xảy ra sai sót trong quá trình đưa thông tin hộ
Quá trình xử lý hồ sơ đi qua nhiều bước, tương ứng mỗi cán bộ
Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Rủi ro dự đoán Kiểm soát
vay vào hệ thống. NV, Phó giám đốc (Giám đốc) vay lên hệ thống. Như là: tên, số CMND, sót khế ước,… dẫn đến sai sót khi giải ngân hoặc phải mất thời gian cho việc bổ sung, xác nhận lại các thông tin đó.
sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Các thông tin của hộ vay sẽ được kiểm tra lần lượt qua các khâu, qua đó các cán bộ sẽ dễ dàng phát hiện nếu có sự sai sót về thông tin trên hệ thống với thông tin thực. Khi quá trình xử lý hồ sơ hoàn tất, CBTD tiến hành in Danh sách các món vay được phê duyệt giải ngân để đối chiếu và rà soát lại các hồ sơ tránh sai soát.
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Kiểm soát trong giai đoạn giải ngân
Đây là giai đoạn có sự tham gia giám sát của các bên như: Ban quản lý Tổ TK&VV, các thành viên và cũng là đối tượng vay vốn. Khi thực hiện giải ngân cần phải có sự kiểm tra kiểm soát của các cán bộ NHCSXH đặc biệt là các cán bộ quản lý trong công tác chuẩn bị giải ngân tại điểm giao dịch xã, nhằm phổ biến các thông tin cần thiết và giải đáp các thắc mắc có liên quan. Trước khi đi giao dịch, tổ giao dịch lưu động của PGD Ngân hàng CSXH
huyện Phù Cát phải chủ động các phương tiện hỗ trợ nhằm phục vụ cho công tác giải ngân: xe ô tô, máy in, máy tính, kiểm tra phần mềm giao dịch lưu động trên máy tính. Trước mỗi lần đi giao dịch Giám đốc chủ động kiểm tra giám sát công tác chuẩn bị của các cán bộ có liên quan.
Bảng 2.4: Thủ tục kiểm soát chủ yếu trong giai đoạn giải ngân
Thủ tục Thực
hiện Rủi ro Kiểm soát
Đối chiếu CMND với hồ sơ cho vay và thông tin món vay trên hệ thống. Cán bộ kế toán. Sai sót khi nhập thông tin dữ liệu của hộ vay vào hệ thống làm sai thông tin của món vay vốn trên hệ thống với hồ sơ hộ vay (sai số CMND, sai số tiền, sai thời hạn trả nợ).
Giải ngân nhầm người.
Cán bộ kế toán kiểm tra kỹ hình ảnh trên CMND với người nhận tiền. Ngoài ra nếu có sự thay đổi về CMND sang CCCD thì người vay tiền khi đi nhận tiền phải mang theo giấy xác nhận chuyển đổi giấy tờ tùy thân do công an huyện cấp để chứng minh; kiểm tra thông tin trên CMND với hồ sơ vay.
Nếu hộ vay thuộc diện khó khăn được tiếp tục vay vốn thì phải có tên trong Danh sách xác nhận đối tượng hộ vay vốn tiếp tục được vay vốn NHCSXH có dấu đỏ và chữ ký của UBND xã kèm theo.
Thủ tục Thực
hiện Rủi ro Kiểm soát
Trình duyệt và phê duyệt Cán bộ kế toán và cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn.
Chưa hoàn thiện các khâu kiểm soát trong quá trình xử lý hồ sơ cho vay.
Hồ sơ giải ngân chưa đầy đủ, chưa hợp lệ.
Hệ thống bảo mật thông tin chưa được đảm bảo sẽ trở thành điểm yếu cho các đối tượng xấu có ý định chiếm dụng nguồn vốn vay, làm giả hồ sơ cho vay.
Phân công trách nhiệm cho từng cán bộ ở mỗi bước. Cán bộ kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ giải ngân.
Trước khi phê duyệt, cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm kiểm tra lại một lần nữa thông tin của hộ vay trên hệ thống và thông tin trên bộ hồ sơ.
Bộ phận IT sẽ đảm nhiệm quyền đăng nhập trên hệ thống cho từng cán bộ, đảm bảo thông tin về mật khẩu được bảo mật tuyệt đối, để tránh bị người khác lợi dụng chiếm dụng vốn. Giải ngân Cán bộ kế
toán.
Vốn vay chi cho hộ nghèo có sự nhầm lẫn (trường hợp giải ngân bằng tiền mặt).
Chữ ký trên toàn bộ hồ sơ vay vốn phải giống nhau và cùng một người. Trường hợp nếu chữ ký của cùng một người không giống nhau thì cần bổ sung thêm
Thủ tục Thực
hiện Rủi ro Kiểm soát
giấy xác nhận. Hoặc nếu không cùng người nhận thì cần bổ sung thêm các giấy tờ xác minh để tránh tình trạng nhầm lẫn khi chi vốn vay. Kiểm tra thông tin về số tiền, phương thức giải ngân trên phiếu giải ngân trước khi tiến hành chi tiền.
Với mỗi hộ vay, khi đã chi cho vay thì tiến hành thống kê số tờ từng loại tiền đã chi vào bảng kê tiền trên phiếu giải ngân, và đóng dấu “Đã chi tiền trên phiếu giải ngân”. Điều này sẽ giúp quá trình kiểm soát giảm nhiều rủi ro.
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Kiểm soát trong giai đoạn giám sát
Đối với việc sử dụng vốn vay, PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát uỷ thác cho tổ chức chính trị - xã hội, Tổ TK&VV kiểm tra từng hộ vay trong phạm vi 30 ngày kể từ ngày nhận tiền vay và kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất (theo mẫu số 06/TD). Kết quả kiểm tra của TCCT- XH, Tổ TK&VV sẽ được
Đối với việc đối chiếu nợ công khai, PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù uỷ thác cho TCCT- XH thực hiện ít nhất một năm một lần theo mẫu số 15/TD và gửi kết quả đối chiếu cho PGD. Tùy thuộc vào tình hình thực tế mà ban lãnh đạo PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát sẽ mời các thành viên trong Ban đại diện HĐQT NHCSXH cùng cấp theo định kỳ hoặc đột xuất để thực hiện chương trình kiểm tra, giám sát hoạt động của Tổ TK&VV, của người vay và của tổ chức Hội cấp dưới trong việc chấp hành chính sách tín dụng và hiệu quả sử dụng vốn vay của người vay.
Các hoạt động kiểm tra, giám sát của Ban đại diện HĐQT NHCSXH huyện Phù Cát:
- Mỗi năm thực hiện kiểm tra định kỳ 2 lần và báo cáo kết quả vào ngày 20 tháng cuối quý. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện chính sách tín dụng trên địa bàn huyện.
- Kiểm soát việc bình xét, xác nhận, phê duyệt danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn đặc biệt là đối tượng hộ nghèo và cận nghèo.
- Công tác chỉ đạo tổ TK&VV củng cố, thực hiện quy ước hoạt động, bình xét cho vay tại Tổ.
- Kiểm trả sử dụng vốn vay tại hộ vay vốn, đôn đốc thu hồi nợ; vận động thành viên trong tổ tham gia gửi tiền tiết kiệm qua tổ, theo dõi nắm bắt tình hình tổ viên, quản lý sổ sách, giấy tờ của tổ…
- Đánh giá kết quả tín dụng chính sách trên dịa bàn thị trấn.
- Kiểm tra giám sát công tác chỉ đạo điều hành của Giám đốc PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát.
- Kiểm tra sự phối hợp của các phòng, ban ngành, HĐT cấp huyện với NHCSXH huyện.
- Kiểm tra công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ của NHCSXH huyện về công tác tín dụng, kết toán ngân quỹ, an toàn kho quỹ và cơ quan.
-Tổng hợp những khó khăn, vướng mắc, đề xuất, kiến nghị tại cơ sở trong quá trình triển khai thực hiện tín dụng chính sách báo cáo với Ban đại diện HĐQT NHCSXH huyện xem xét, giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề nghị lên ban đại diện HĐQT tỉnh hoặc HĐQT NHCSXH.
Đối với tổ chức chính trị - xã hội cấp xã:
- Xây dựng kế hoạch và kiểm tra 100% hoạt động tổ TK&VV; tại mỗi tổ TK&VV được kiểm tra. Tổ chức họp Tổ để bình xét công khai người vay có nhu cầu xin vay vốn và đủ điều kiện vay đưa vào Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH (mẫu số 03/TD).
- Kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay của người vay theo hình thức đối chiếu công khai (mẫu số 06/TD). Kết hợp với Tổ TK&VV và chính quyền địa phương xử lý các trường hợp nợ chây ì, nợ quá hạn và hướng dẫn người vay lập hồ sơ đề nghị xử lý nợ rủi ro do nguyên nhân khách quan (nếu có). - Đôn đốc các tổ trưởng tổ TK&VV và tổ viên tham dự đầy đủ các lớp tập huấn chuyển giao công nghệ, khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư để nâng cao trình độ sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn vay đúng mục đích, có hiệu quả
- Phối hợp với NHCSXH để củng cố, kiện toàn tổ TK&VV yếu kém.