8. Kết cấu luận văn
1.4.2. Thủ tục kiểm soát
- Phê duyệt
Cơ chế phê duyệt cần được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quy trình cho vay và đối tượng được quyền phê duyệt phải giữ một vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế đó.
Phê duyệt có 2 loại là phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể.
Phê duyệt chung liên quan đến các hoạt động mang tính tổng quát cho toàn ngân hàng, như vấn đề gia hạn nợ, vấn đề phê duyệt cho vay.
Phê duyệt cụ thể là việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho một nghiệp vụ nào đó. Trong suốt quá trình cho vay, từ khi bắt đầu là xét duyệt của cán bộ tín dụng và cấp cao về việc cho vay hay không, sau đó là việc giải ngân cũng cần có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Hoạt động phê duyệt này nhằm giảm rủi ro các nghiệp vụ không được phép vẫn được thực hiện.
- Bảo vệ tài sản
Các thủ tục kiểm soát cần thực hiện nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, để thực hiện được điều này, cần:
• Chỉ thực hiện giải ngân khi việc cho vay đã được duyệt. • Kiểm tra đối chiếu trước khi giải ngân.
• Kiểm tra việc sử dụng vốn vay sau khi giải ngân, xử lý những trường hợp vay khi khách hàng không trả nợ nếu thấy cần thiết.
• Quy định cụ thể việc bảo quản, sử dụng tài liệu, hồ sơ liên quan đến khoản vay.
- Bất kiêm nhiệm
kiêm nhiệm, tách chức năng của các bộ phận có khả năng gian lận với nhau, cụ thể là cần tách biệt các bộ phận, chức năng sau:
• Bộ phận kế toán với bộ phận tín dụng. • Bộ phận tín dụng với thủ quỹ.
• Bộ phận kế toán với thủ quỹ (đặc biệt là thủ quỹ với kế toán thanh toán) - Đối chiếu
Một hoạt động kiểm soát chiếm vai trò không nhỏ là đối chiếu. Sự đối chiếu giúp ngân hàng so sánh những chỉ tiêu có liên quan với nhau để có những phát hiện kịp thời và điều chỉnh thích hợp. Những chỉ tiêu cần đối chiếu có thể kể đến là:
• Đối chiếu nhu cầu cho vay với hạn mức tín dụng của khách hàng.
• Đối chiếu sự khớp đúng của hồ sơ vay vốn, chứng từ trước khi ghi sổ, nhập liệu.
• Đối chiếu sự khớp đúng giữa thông tin trên hồ sơ chứng từ và người vay (như đối chiếu sự khớp đúng giữa CMND và người vay, giữa người nhận tiền và người có tên trong hồ sơ vay vốn…) để giải ngân đúng đối tượng.
• Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán. - Hệ thống chứng từ sổ sách
Chứng từ là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cũng như là biểu hiện của quy trình nghiệp vụ thông qua chữ ký, số liên đã phát hành và quá trình luân chuyển qua các cá nhân hay bộ phận liên quan. Do đó, việc kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách là rất quan trọng, cần quan tâm các vấn đề sau:
• Chứng từ cần được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết.
• Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được đánh số trước.
• Có đầy đủ chữ ký trên chứng từ của người có thẩm quyền tương ứng. • Kiểm tra số liên của chứng từ, mục đích và người giữ các liên của chứng từ đó.
• Chứng từ cần được đánh số liên tục, hợp đồng phải đánh dấu giáp lai nếu là tờ rời.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Để đảm bảo thông tin được bảo mật và mỗi cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể cho hoạt động của mình, cần thực hiện tốt quá trình xử lý thông tin.
• Về đối tượng sử dụng: mỗi cán bộ được quyền tiếp xúc với hệ thống đều có mật khẩu truy cập và tên truy cập riêng, được phân quyền truy cập theo đối tượng sử dụng. Các cán bộ không được để lộ mật khẩu truy cập hoặc cho người khác mượn quyền truy cập hệ thống của mình.
• Về dữ liệu: cần đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục; người quản trị hệ thống là người nhập dữ liệu gốc.
- Kiểm tra, giám sát
Kiểm tra, theo dõi là hoạt động kiểm soát cần được thực hiện liên tục, thường xuyên và xuyên suốt quá trình cho vay. Từ khi xét duyệt hồ sơ khách hàng đến việc giải ngân và sau cho vay, ngân hàng cần kiểm tra sự phù hợp của điều kiện vay, khoản vốn vay sử dụng có đúng mục đích hay không… Định kỳ, ngân hàng tổ chức các đợt kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, đôn đốc khách hàng trả nợ khi đến hạn, quá hạn trả tiền gốc và lãi. Kiểm tra việc gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn….
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Như vậy với chương 1, tác giả đã hệ thống hóa và cụ thể hóa những điểm cơ bản về lý thuyết kiểm soát nội bộ theo thông lệ tốt nhất hiện nay là khung KSNB của BASEL đã được trình bày. Theo đó, tác giả nghiên cứu KSNB hoạt động cho vay ngân hàng theo 5 cấu phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông,và giám sát.
Đây là cơ sở lý thuyết để chương 2 sẽ tiếp tục đánh giá và phân tích về kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay hộ nghèo tại Phòng giao dịch Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát.
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY HỘ NGHÈO TẠI PHÒNG GIAO DỊCH
NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI HUYỆN PHÙ CÁT
2.1. Giới thiệu khái quát về NHCSXH Việt Nam và Phòng giao dịch Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
2.2.1.1.Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của NHCSXH Việt Nam
Khi nền kinh tế của đất nước đi lên, đói nghèo và phát triển sẽ cùng hình thành và xuất hiện. Muốn phát triển thì phải giảm tỉ lệ đói nghèo trong khi đó thực trạng nền kinh tế càng phát triển thì sự chênh lệch giữa người giàu và người nghèo, giữa vùng giàu và vùng nghèo càng lớn. Các định chế tài chính vi mô không đáp ứng trực tiếp cho đối tượng người nghèo và đối tượng chính sách vì chủ yếu đầu tư cho cơ sở vật chất hạ tầng như: Điện, đường, trường học, y tế, thủy lợi,...Bên cạnh đó nguồn lực bị phân tán do nhiều tổ chức quản lý nên thiếu thống nhất và kém hiệu quả không trực tiếp tác động để tự bản thân các đối tượng chính sách vươn lên xóa nghèo và làm giàu chính đáng.
Bên cạnh đó trong tiến trình gia nhập nền kinh tế thế giới chúng ta không thể để các Ngân hàng thương mại nhà nước vừa phục vụ vừa kinh doanh. Trong khi các nguồn lực trong xã hội thì bị phân tán để thực hiện mục tiêu xóa đói giảm nghèo và an sinh xã hội. Cụ thể là: Ngân hàng công thương cho vay học sinh sinh viên, Kho bạc nhà nước cho vay các dự án giải quyết việc làm, Ngân hàng phục vụ người nghèo cho vay hộ nghèo...
Chính vì những bất cập trên, ngày 04/10/2002, Ngân hàng Chính sách xã hội Việt Nam được thành lập theo quyết định số 131/2002/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận mà vì mục tiêu xóa đói giảm nghèo và an sinh xã hội thông qua việc cấp tín dụng ưu đãi cho các
hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác theo chỉ định của chính phủ trên cơ sở tổ chức lại Ngân hàng Phục vụ người nghèo. Đây là sự nỗ lực rất lớn của Chính phủ Việt Nam trong việc cơ cấu lại hệ thống ngân hàng nhằm thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia và cam kết trước cộng đồng quốc tế về "xóa đói giảm nghèo".
Ngân hàng CSXH được thành lập đã tạo ra một kênh tín dụng riêng, là sự tách tín dụng ưu đãi đối với người nghèo và các đối tượng chính sách ra khỏi hoạt động của ngân hàng thương mại.
2.2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Phòng giao dịch Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát
Nằm trong hệ thống và hoạt động chung của Ngân hàng CSXH Việt Nam, PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát trực thuộc sự quản lý của chi nhánh NHCSXH tỉnh Bình Định, được thành lập theo quyết định số 562/QĐ- HĐQT ngày 10/05/2003. Sự ra đời của PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát có ý nghĩa to lớn trong việc thực hiện mục tiêu quốc gia về “xóa đói giảm nghèo” trong những năm vừa qua trên địa bàn huyện. Hoạt động của NHCSXH có vai trò là cầu nối đưa chính sách tín dụng ưu đãi của Chính phủ đến với các đối tượng chính sách khác ở các xã nằm trên địa bàn thuộc huyện Phù Cát, tạo điều kiện cho các đối tượng chính sách tiếp cận được các chủ chương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các hộ nghèo, hộ chính sách có điều kiện gần gũi với các cơ quan công quyền ở địa phương, giúp các cơ quan này gần dân và hiểu dân hơn.
Từ khi chính thức đi vào hoạt động đến nay mạng lưới điểm giao dịch của Ngân hàng trên địa bàn huyện ngày càng được mở rộng và phát triển. Hiện nay, PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát đã thành lập được 18 điểm giao dịch khắp 18 xã, thị trấn trên địa bàn huyện. Các điểm giao dịch này được đặt tại trụ sở UBND xã, thị trấn và mỗi tháng tổ chức giao dịch
một lần để giải ngân cho vay, thu nợ, thu lãi, thu tiền gửi tiết kiệm dân cư,… đồng thời là nơi diễn ra các cuộc họp giao ban giữa chính quyền địa phương, hội, đoàn thể, tổ TK&VV và người vay vốn cùng với Ngân hàng CSXH để phổ biến chủ trương, chính sách mới, giải quyết tháo gỡ khó khăn và đưa ra các biện pháp chỉ đạo để thực hiện tốt chính sách tín dụng ưu đãi đối với người nghèo.
Trong những năm qua tuy gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất và điều kiện làm việc nhưng PGD Ngân hàng CSXH huyện Phù Cát luôn nỗ lực cố gắng để hoàn thành suất sắc nhiệm vụ của mình góp phần xoá đói giảm nghèo, thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội.
2.1.2. Các lĩnh vực hoạt động
NHCSXH thực hiện các hoạt động sau: - Huy động vốn.
- Cho vay.
- Thực hiện các dịch vụ thu hộ, chi hộ bằng tiền mặt và không bằng tiền mặt; các dịch vụ khác theo quy định của Thống đốc NHNN.
- Nhận vốn uỷ thác của các tổ cá nhân trong và ngoài nước.
- Được nhận các nguồn đóng góp tự nguyện không có lãi hoặc không hoàn trả gốc của các cá nhân, tổ chức kinh tế, các tổ chức tài chính tín dụng và các tổ chức chính trị xã hội, các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước.
- Tổ chức huy động vốn trong và ngoài nước có trả lãi của mọi tổ chức, tầng lớp dân cư, bao gồm: tiền gửi có kì hạn, không kì hạn.
- Mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho tất cả các khách hàng trong và ngoài nước.
- Giải ngân cho vay qua thẻ đối với chương trình tín dụng HSSV. - Phát hành Trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh.
- Nhận tiền gửi tiết kiệm.
- NHCSXH có hệ thống thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống liên ngân hàng trong nước.
- Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn phục vụ cho sản xuất, kinh doanh tạo việc làm cải thiện đời sống, góp phần thực hiện mục tiêu xoá đói giảm nghèo, ổn định xã hội.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động
Ngân hàng CSXH được Nhà nước xếp hạng doanh nghiệp đặc biệt, có bộ máy quản lý và điều hành thống nhất trong phạm vi cả nước, có tư cách pháp nhân có thời gian hoạt động là 99 năm. Bộ máy tổ chức của Ngân hàng CSXH hiện đã được triển khai gồm Hội sở chính đặt ở Hà Nội, 1 Sở giao dịch, 1 Trung tâm đào tạo, 1 Trung tâm công nghệ thông tin, 63 chi nhánh cấp tỉnh và hơn 10.969 điểm giao dịch xã phường.
Hội đồng quản trị của Ngân hàng CSXH Việt Nam gồm 15 thành viên trong đó có 12 thành viên kiêm nhiệm và 3 thành viên chuyên trách. Chủ tịch Hội đồng quản trị là Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam – Lê Minh Hưng, 12 thành viên kiêm nhiệm đều là lãnh đạo các cơ quan hoặc cấp tương đương thứ trưởng của Ngân hàng Nhà nước; Văn phòng chính phủ; Bộ tài chính; Bộ kế hoạch và đầu tư; Bộ LĐTB-XH; Bộ NN & PTNT; Ủy ban dân tộc, Văn phòng chính phủ và chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam, Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam, Bí thư TW Đoàn TNCS HCM.
Tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quận huyện; huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đều thành lập Ban đại diện Hội đồng quản trị do chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cùng cấp làm Trưởng ban.
Mô hình tổ chức của hệ thống Ngân hàng CSXH được thể hiện qua sơ đồ sau.
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính, Ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam
Sơ đồ 2.1. Mô hình tổ chức của Ngân hàng Chính sách xã hội
Nguồn: Ngân hàng chính sách xã hội huyện Phù Cát
Sơ đồ 2.2. Mô hình bộ máy PGD NHCSXH Phù Cát HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN CHUYÊN GIA TƯ VẤN BAN KIỂM SOÁT
CHI NHÁNH TỈNH, THÀNH PHỐ
BAN ĐẠI DIỆN HĐQT TỈNH, THÀNH PHỐ
PHÒNG GIAO DỊCH/ CHI NHÁNH QUẬN, HUYỆN
BAN ĐẠI DIỆN HĐQT QUẬN, HUYỆN ĐƠN VỊ NHẬN ỦY THÁC TỔ TIẾT KIỆM VÀ VAY VỐN NGƯỜI VAY NGƯỜI VAY NGƯỜI VAY NGƯỜI VAY HỘI SỞ CHÍNH Giám đốc Phó giám đốc Cán bộ kế toán
Tổ trưởng kế hoạch-nghiệp vụ Tổ trưởng kế toán-ngân quỹ
Cán bộ tín dụng Thủ quỹ
Tổ chức bộ máy quản lý, điều hành gọn nhẹ, phương thức cho vay ủy thác từng phần qua các TCCT - XH đã tiết kiệm tối đa chi phí và nhân lực cho Ngân hàng CSXH và người vay vốn. Phát huy sức mạnh tổng hợp, khai thác được tiềm năng to lớn về trí tuệ, sức người, sức của toàn xã hội phục vụ cho xóa đói giảm nghèo, và hướng tới mục tiêu xây dựng một xã hội công bằng, dân chủ, văn minh.
Chức năng các phòng ban như sau:
• Giám đốc: là người chịu trách nhiệm điều hành, kiểm tra, giám sát các bộ phận cấp dưới thực hiện đúng chế độ quy trình nhiệm vụ của PGD, đưa ra phương hướng hoạt động và chịu trách nhiệm trực tiếp với Ngân hàng CSXH tỉnh Bình Định, Ngân hàng CSXH Việt Nam và Ngân hàng Nhà nước.
• Phó Giám đốc: giúp việc cho Giám đốc, chỉ đạo trực tiếp một số phòng ban. Khi Giám đốc đi công tác thì ủy quyền cho Phó giám đốc có nhiệm vụ quản lý điều hành chung (trừ công tác tổ chức) chịu trách nhiệm trước Giám đốc những phần việc đã giải quyết và báo cáo lại khi Giám đốc có mặt.
• Tổ trưởng kế toán – ngân quỹ: tham mưu cho Giám đốc, xây dựng và kiện toàn hệ thống quản lý tài chính - kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật, của ngành; thực hiện hướng dẫn và kiểm tra chuyên đề tài chính, kế toán, ngân quỹ đối với các đơn vị trực thuộc theo dõi ; quản lý, giám sát và thực hiện các chế độ chi tiêu tài chính của đơn vị, tổ chức triển khai và chỉ đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản, nguồn vốn của đơn vị ; điều hành công việc của nhân viên trong phòng ; tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán theo chế độ ; thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo đúng quy định;
• Tổ trưởng kế hoạch – nghiệp vụ: tham mưu cho Giám đốc, xây dựng và kiện toàn đội ngũ cán bộ tín dụng, chất lượng và hoạt động tín dụng; quản lý điều hành các hoạt động chung của phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ; quản lý,
thực hiện thẩm định, đánh giá khách hàng nhằm cấp tín dụng an toàn, hiệu