- Kho chế ạ là dđ nh ca nhà q un lý cho công vi ct ảệ ương lai ca ổ
4. C c ut ch c ma tr nơ ậ
8.2.1 Quy trình k im tra ả
Quy trình ki m tra c b n g m các n i dung sau:ể ơ ả ồ ộ
* Thi t l p các tiêu chu nế ậ ẩ
Thi t l p tiêu chu n là công vi c đ u tiên c a quá trình ki m tra. Nó đóngế ậ ẩ ệ ầ ủ ể
m t vai trò đ c bi t quan tr ng, quy t đ nh đ i v i ch t lộ ặ ệ ọ ế ị ố ớ ấ ượng c a ho t đ ngủ ạ ộ
ki m tra. Tuy nhiên, vi c xác l p tiêu chu n là m t công vi c không đ n gi n.ể ệ ậ ẩ ộ ệ ơ ả
Vì v y, đòi h i các nhà qu n lý ph i có s quan tâm và đ u t thích đáng.ậ ỏ ả ả ự ầ ư
Tiêu chu n là yêu c u ph i hoàn thành nhi m v theo m t quy trình khoaẩ ầ ả ệ ụ ộ
h c đ t o ra nh ng s n ph m và d ch v có ch t lọ ể ạ ữ ả ẩ ị ụ ấ ượng cao. Tiêu chu n đẩ ược phân ra thành nhi u lo i hình khác nhau:ề ạ
- Tiêu chu n đ nh tínhẩ ị
Thi
Thiếết lt lậập p các tiêu chu
các tiêu chuẩẩnn Đo lưĐo lườờngng
Các gi
Các giảải pháp i pháp điều chỉnh
Tiêu chu n đ nh tính thẩ ị ường liên quan t i thái đ , trách nhi m đ i v iớ ộ ệ ố ớ
công vi c; nh ng chu n m c giá tr trong ng x bên trong và ng x bênệ ữ ẩ ự ị ứ ử ứ ử
ngoài... Tiêu chu n đ nh tính thẩ ị ường mang tính chung chung, tr u từ ượng và tương đ i khó xác đ nh cũng nh khó đo lố ị ư ường. Chính vì v y đòi h i các nhàậ ỏ
qu n lý ph i s d ng t i t duy logic và t duy phi logic.ả ả ử ụ ớ ư ư
- Tiêu chu n đ nh lẩ ị ượng
Tiêu chu n đ nh lẩ ị ượng thường liên quan t i các ch tiêu, các thông s vớ ỉ ố ề
kinh t - k thu t và đế ỹ ậ ược bi u hi n qua các con s , có th cân đong đo đ mể ệ ố ể ế
được.
Tiêu chu n cũng có th đẩ ể ược chia thành:
- Tiêu chu n trong quy trình th c hi n công vi cẩ ự ệ ệ
- Tiêu chu n v các d ch v và s n ph mẩ ề ị ụ ả ẩ
M t s yêu c u khi xây d ng các tiêu chu n:ộ ố ầ ự ẩ
- V n i dung c a tiêu chu n:ề ộ ủ ẩ
+ Tiêu chu n ph i phù h p v i m c tiêu và năng l c c a t ch cẩ ả ợ ớ ụ ự ủ ổ ứ
+ C th , rõ ràng, g n li n v i công vi c và đ i tụ ể ắ ề ớ ệ ố ượng + Chính xác, d s d ngễ ử ụ
- V cách th c xây d ng tiêu chu n:ề ứ ự ẩ
+ L a ch n nh ng ngự ọ ữ ười có năng l c ự
+ Đ u t v th i gian và tài chínhầ ư ề ờ
* Đo lường
Vi c đo lệ ường ph i xu t phát t nh ng tiêu chu n đã đả ấ ừ ữ ẩ ược xác l p. Đoậ
ra, t đó có th phát hi n nh ng sai l m và sai l ch. Vi c đo lừ ể ệ ữ ầ ệ ệ ường không ph iả
lúc nào cũng được th c hi n m t cách d dàng và chính xác, nh t là đ i v iự ệ ộ ễ ấ ố ớ
nh ng công vi c và đ i tữ ệ ố ượng ph c t p, tiêu chu n không rõ ràng hay mang tínhứ ạ ẩ
đ nh tính. Trong trị ường h p nh v y, đôi khi nhà qu n lý có th dùng kh năngợ ư ậ ả ể ả
phân tích c a mình đ phán đoán và ch ra các sai l ch. ủ ể ỉ ệ
- M t s phộ ố ương pháp đo lường: + Đánh giá b ng đi m và đ thằ ể ồ ị
+ X p h ng luân phiênế ạ
+ So sánh c p đôiặ
+ Đo lường đi m m u ch tể ấ ố
+ S d ng các công c ISO, h p đenử ụ ụ ộ
- M t s yêu c u trong quá trình đo lộ ố ầ ường vi c th c hi n k t qu :ệ ự ệ ế ả
+ Không được mang tiêu chu n c a m t công vi c này sang đ áp đ t,ẩ ủ ộ ệ ể ặ
đánh giá m t công vi c khác.ộ ệ
+ Lo i b nh ng thành ki n và đ nh ki n cá nhân trong quá trình đo lạ ỏ ữ ế ị ế ường, đánh giá.
+ Ti n hành đo lế ường, đánh giá thường xuyên, đúng yêu c u, đúng m cầ ụ
đích và quy trình
+ K t qu đo lế ả ường ph i phù h p v i công vi c, ch c năng, nhi m vả ợ ớ ệ ứ ệ ụ
c a ngủ ười th c hi n công vi cự ệ ệ
+ Đo lường ph i ch ra đả ỉ ược sai l ch m t cách chính xác và nguyên nhânệ ộ
c a nh ng sai l ch đó.ủ ữ ệ
Khi phát hi n nh ng u đi m c a ho t đ ng và k t qu ho t đ ng c a tệ ữ ư ể ủ ạ ộ ế ả ạ ộ ủ ổ
ch c, các nhà qu n lý ph i đ a ra các gi i pháp nh m phát huy, k th a và nhânứ ả ả ư ả ằ ế ừ
r ng nó. Bên c nh đó ph i k p th i khích l , đ ng viên b ng các hình th c khenộ ạ ả ị ờ ệ ộ ằ ứ
thưởng đ i v i các cá nhân, b ph n th c hi n công vi c đó.ố ớ ộ ậ ự ệ ệ
- Đ i v i nhố ớ ược đi mể
Khi phát hi n ra sai l m và sai l ch, ngệ ầ ệ ười qu n lý c n ph i t p trungả ầ ả ậ
phân tích v n đ đ tìm ra nguyên nhân sai l m và sai l ch, t đó có k ho chấ ề ể ầ ệ ừ ế ạ
đ a ra nh ng gi i pháp đi u ch nh h u hi u. ư ữ ả ề ỉ ữ ệ
S a ch a sai l m và đi u ch nh sai l ch là nh ng công vi c liên quan đ nử ữ ầ ề ỉ ệ ữ ệ ế
toàn b các ch c năng c a quy trình qu n lý. Tuỳ theo n i dung sai l m và saiộ ứ ủ ả ộ ầ
l ch mà nhà qu n lý có th th c hi n phệ ả ể ự ệ ương án đi u ch nh phù h p. Có thề ỉ ợ ể
đi u ch nh nh ng n i dung trong l p k ho ch (m c tiêu, phề ỉ ữ ộ ậ ế ạ ụ ương án), hay đi uề
ch nh trong công tác t ch c (thi t k b máy, phân công công vi c, giao quy n),ỉ ổ ứ ế ế ộ ệ ề
ho c đi u ch nh trong công tác lãnh đ o (n i dung hay cách th c lãnh đ o), th mặ ề ỉ ạ ộ ứ ạ ậ
chí đi u ch nh ngay trong công tác ki m tra (tiêu chu n, đo lề ỉ ể ẩ ường). Nh ngữ
phương án đi u ch nh đó là căn c vào nguyên nhân d n t i nh ng sai l m và saiề ỉ ứ ẫ ớ ữ ầ
l ch.ệ
N u nh công vi c xác l p tiêu chu n, đo lế ư ệ ậ ẩ ường k t qu là nh ng côngế ả ữ
vi c khó khăn thì vi c đ a ra các gi i pháp đi u ch nh l i càng khó khăn h n.ệ ệ ư ả ề ỉ ạ ơ