- Kho chế ạ là dđ nh ca nhà q un lý cho công vi ct ảệ ương lai ca ổ
4. C c ut ch c ma tr nơ ậ
6.2.3.2. Giao quy nề
* Khái ni m giao quy nệ ề
Giao quy n là bi u hi n c a s phân công lao đ ng qu n lý. N u côngề ể ệ ủ ự ộ ả ế
vi c này đệ ược th c hi n m t cách khoa h c thì m i phát huy th m nh c a đ iự ệ ộ ọ ớ ế ạ ủ ộ
ngũ các nhà qu n lý. Quy n l c n u không đả ề ự ế ược chia s hay u thác cho ngẻ ỷ ười khác nghĩa là th c hi n đ c quy n hay là t p quy n trong qu n lý thì c c u c aự ệ ộ ề ậ ề ả ơ ấ ủ
Giao quy nề là giao phó quy n h n cho các c p qu n lý theo t ng ch c về ạ ấ ả ừ ứ ị
trong c c u quy n l c c a t ch c đ h th c hi n th m quy n c a mìnhơ ấ ề ự ủ ổ ứ ể ọ ự ệ ẩ ề ủ
nh m th c hi n m c tiêu chung c a t ch c.ằ ự ệ ụ ủ ổ ứ
Nhà qu n lý m c dù ph i ch u trách nhi m cao nh t v vi c ph i hoànả ặ ả ị ệ ấ ề ệ ả
thành các m c tiêu c a t ch c nh ng không ph i t mình hoàn thành mà ph iụ ủ ổ ứ ư ả ự ả
thông qua người khác. Vì th , cùng v i vi c giao vi c là quá trình giao quy n làế ớ ệ ệ ề
m t đòi h i t t y u. ộ ỏ ấ ế
Vi c trao quy n h n s khuy n khích c p dệ ề ạ ẽ ế ấ ưới ch đ ng và ch u tráchủ ộ ị
nhi m v công vi c chung c a t ch c. Vi c giao quy n cho phép các c p qu nệ ề ệ ủ ổ ứ ệ ề ấ ả
lý ra các quy t đ nh tr ng ph m vi nhi m v c a mình. T đó, hình thành nênế ị ọ ạ ệ ụ ủ ừ
nh ng nhà qu n lý chuyên nghi p. Vì đữ ả ệ ược ra các quy t đ nh qu n lý, cho nênế ị ả
có th nâng cao trình đ hi u bi t và có kh năng x lý các v n đ qu n lý hi uể ộ ể ế ả ử ấ ề ả ệ
qu h n.ả ơ
Vi c giao quy n cho các b ph n có th nâng cao kh năng c nh tranhệ ề ộ ậ ể ả ạ
trong n i b t ch c. Các c p qu n lý s b thúc đ y tham gia vào quá trìnhộ ộ ổ ứ ấ ả ẽ ị ẩ
c nh tranh đó b i vì h đạ ở ọ ược đem so sánh v i nh ng ngớ ữ ười có cùng nhi m vệ ụ
và ch c trách v k t qu công vi c. M t môi trứ ề ế ả ệ ộ ường c nh tranh trong đó cóạ
nh ng c p qu n lý đua tranh th c hi n t t các m c tiêu s góp ph n thúc đ yữ ấ ả ự ệ ố ụ ẽ ầ ẩ
vi c hoàn thành m c tiêu chung c a t ch c hi u qu h n.ệ ụ ủ ổ ứ ệ ả ơ
N u nh m i b ph n ph i th c hi n m t ph n m c tiêu chung c a tế ư ỗ ộ ậ ả ự ệ ộ ầ ụ ủ ổ
ch c có đứ ược u quy n s nâng cao tính t qu n. Quy n t qu n này s là c iỷ ề ẽ ự ả ề ự ả ẽ ộ
ngu n c a s sáng t o, đ a ra đồ ủ ự ạ ư ược nh ng đ t phá trong qu n lý. Vì th , vi cữ ộ ả ế ệ
giao quy n cho các c p khác nhau th c hi n công vi c còn là m t gi i pháp đề ấ ự ệ ệ ộ ả ể
thích ng đứ ược v i nh ng bi n đ i. ớ ữ ế ổ
quy n l c qu n lý đã nêu ra 4 lý do gi i thích cho vi c không ph i lúc nào cũngề ự ả ả ệ ả
có th giao quy n cho c p dể ề ấ ưới:
+ M t là: ộ Nh ng nhà qu n lý ph i đữ ả ả ược đào t o đ ra nh ng quy t đ nhạ ể ữ ế ị
qu n lý phù h p v i quy n h n đả ợ ớ ề ạ ược giao.
+ Hai là: Nhi u nhà qu n lý đã quen v i vi c t mình ban hành quy tề ả ớ ệ ự ế
đ nh và h ch ng l i vi c trao quy n cho c p dị ọ ố ạ ệ ề ấ ưới. H cho r ng, vi c traoọ ằ ệ
quy n s làm m t vai trò ki m soát c a ngề ẽ ấ ể ủ ười qu n lý c p cao.ả ấ
+ Ba là: Vi c giao quy n s d n đ n các chi phí phát sinh do c n ph iệ ề ẽ ẫ ế ầ ả
xây d ng nh ng h th ng qu n lý b sung cho phù h p v i c c u t ch c sauự ữ ệ ố ả ổ ợ ớ ơ ấ ổ ứ
khi giao quy n. Khi c p dề ấ ưới có quy n h n thì các nhà qu n lý c p cao c nề ạ ả ấ ầ
ph i có phả ương ti n đ ki m soát vi c s d ng quy n h n đó. ệ ể ể ệ ử ụ ề ạ
+ B n là:ố Vi c phân quy n s gây ra s trùng l p các ch c năng. M i bệ ề ẽ ự ặ ứ ỗ ộ
ph n ph i t l c th c hi n các ho t đ ng và chi phí. Đi u này có th làm tăngậ ả ự ự ự ệ ạ ộ ề ể
chi phí qu n lý và v n hành h th ng. H cho r ng, chi phí cho vi c phân quy nả ậ ệ ố ọ ằ ệ ề
l n h n l i ích đớ ơ ợ ược hưởng.
Rõ ràng, vi c phân quy n là m t t t y u nh ng không ph i b t c đi uệ ề ộ ấ ế ư ả ấ ứ ề
ki n nào, hoàn c nh nào vi c phân quy n cũng mang l i hi u qu .ệ ả ệ ề ạ ệ ả
* Vai trò c a giao quy n trong qu n lýủ ề ả
Vi c giao quy n s mang l i nh ng l i ích c b n sau đây:ệ ề ẽ ạ ữ ợ ơ ả
- Cho phép c p dấ ưới có m t s ch đ ng và đ c l p c n thi t đ th cộ ự ủ ộ ộ ậ ầ ế ể ự
hi n công vi c chung c a t ch c. T o cho nhân viên có c h i th thách m tệ ệ ủ ổ ứ ạ ơ ộ ử ộ
công vi c đ c l p. Đ ng th i, vi c giao quy n còn t o ra c h i cho nhân viênệ ộ ậ ồ ờ ệ ề ạ ơ ộ
sáng t o trong khi th c hi n công vi c.ạ ự ệ ệ
- Gi m t i công vi c cho nhà qu n lý. Nh đó, nhà qu n lý có th t pả ả ệ ả ờ ả ể ậ
- Vi c giao quy n cho c p dệ ề ấ ưới còn t o ra đ ng l c và khuy n khích nhânạ ộ ự ế
viên duy trì trách nhi m và mong mu n th c hi n công vi c. ệ ố ự ệ ệ
- T o s cân b ng gi a trách nhi m và quy n h n. Th c ch t vi c giaoạ ự ằ ữ ệ ề ạ ự ấ ệ
quy n và nhi m v là quá trình t o ra k t q a th c t - mang đ n s s ng choề ệ ụ ạ ế ủ ự ế ế ự ố
t ch c.ổ ứ
* Quá trình giao quy nề
Quy n h n đề ạ ược giao khi c p trên cho c p dấ ấ ướ ượi đ c ra quy t đ nh. Rõế ị
ràng là, c p trên không th giao phó nh ng quy n h n h không có. C p trênấ ể ữ ề ạ ọ ấ
cũng không giao phó toàn b quy n h n c a mình cho c p dộ ề ạ ủ ấ ướ ủi c a mình b i vìở
nh v y h đã trao đ a v c a mình cho c p dư ậ ọ ị ị ủ ấ ưới.
Quá trình giao quy n đề ược th c hi n thông qua các bự ệ ước nh sau:ư
+ Xác đ nh k t qu mong mu nị ế ả ố
+ Giao nhi m vệ ụ
+ Giao phó quy n h n đ hoàn thành các nhi m v đóề ạ ể ệ ụ
+ B t m i ngắ ọ ười ph i ch u trách nhi m hoàn thành nhi m v .ả ị ệ ệ ụ
Giao quy n là m t quá trình liên t c, không th tách r i các bề ộ ụ ể ờ ước này m tộ
cách riêng r . B i l , vi c mong mu n m t ngẽ ở ẽ ệ ố ộ ười hoàn thành nhi m v màệ ụ
không giao quy n th c hi n chúng là vô nghĩa cũng nh giao quy n mà khôngề ự ệ ư ề
bi t nhi m v và k t qu cu i cùng là gì thì nó s b l i d ng.Ngoài ra, vì khôngế ệ ụ ế ả ố ẽ ị ợ ụ
th giao phó trách nhi m c a mình nên m t nhà qu n lý s ch ng có b t kỳ bi nể ệ ủ ộ ả ẽ ẳ ấ ệ
pháp th c thi nào ngoài vi c b t bu c các thu c c p ph i ch u trách nhi m hoànự ệ ắ ộ ộ ấ ả ị ệ
thành các công vi c đệ ược giao phó.
* Nguyên t c giao quy nắ ề
- Ph i căn c vào năng l c đ giao quy n tả ứ ự ể ề ương x ngứ
- Quy n đề ược giao ph i rõ ràng v n i dung, ph m vi và trách nhi mả ề ộ ạ ệ
- Ph i ki m tra, đánh giá vi c s d ng quy n đả ể ệ ử ụ ề ược giao
* Ngh thu t giao quy nệ ậ ề
Bên c nh vi c tuân th nh ng nguyên t c thì vi c giao quy n c n ph iạ ệ ủ ữ ắ ệ ề ầ ả
quan tâm đ n ngh thu t giao quy n. H u h t các th t b i trong vi c s d ngế ệ ậ ề ầ ế ấ ạ ệ ử ụ
quy n h n đề ạ ược giao là do không có ngh thu t khi giao quy n cho c p dệ ậ ề ấ ưới c a nhà qu n lý. M c dù giao quy n là hành đ ng bình thủ ả ặ ề ộ ường c a nhà qu n lýủ ả
nh ng vi c giao quy n thô thi n ho c không phù h p chính là nguyên nhân cănư ệ ề ể ặ ợ
b n d n đ n s th t b i trong giao quy n. Vì th , đ nâng cao ch t lả ẫ ế ự ấ ạ ề ế ể ấ ượng giao quy n, nhà qu n lý c n chú ý đ n các khía c nh sau đây: ề ả ầ ế ạ
- S ch p thu n c a c p dự ấ ậ ủ ấ ưới khi nh n quy nậ ề
- Thái đ tin tộ ưởng v i c p dớ ấ ưới - S chia s v i c p dự ẻ ớ ấ ưới
- Ch p nh n nh ng sai l m nh t đ nh c a c p dấ ậ ữ ầ ấ ị ủ ấ ưới - Xây d ng và s d ng h th ng ki m tra r ng rãiự ử ụ ệ ố ể ộ
Đ giao quy n mang l i k t qu cao, nhà qu n lý ph i tránh thái đ ể ề ạ ế ả ả ả ộ dễ
dãi khi giao quy n cho c p dề ấ ưới. Đ ng th i, nhà qu n lý cũng ph i t thái đồ ờ ả ả ỏ ộ
s n sàng chia s v i c p dẵ ẻ ớ ấ ưới nh ng v n đ liên quan v quy n h n đữ ấ ề ề ề ạ ược giao. T đó, c p dừ ấ ưới m i có đ y đ thông tin và s n sàng nh n quy n h n đớ ầ ủ ẵ ậ ề ạ ược giao.
Trong ph n l n các th t b i khi giao quy n là nhà qu n lý đã c g ng épầ ớ ấ ạ ề ả ố ắ
bu c c p dộ ấ ưới không được phép m c sai l m. Đây là nguyên nhân chính d nắ ầ ẫ
c a c p đủ ấ ưới. Chúng ta nên nh r ng, b t kỳ ai cũng có th m c sai l m, c pớ ằ ấ ể ắ ầ ấ
dưới cũng ph i đả ược phép m c sai l m, thi t h i c a chúng ph i đắ ầ ệ ạ ủ ả ược coi như
là đ u t cho con ngầ ư ười. Thay vì giám sát thì nhà qu n lý có th khuyên b o,ả ể ả
cung c p thông tin đ y đ cho c p dấ ầ ủ ấ ưới đ tránh m c sai l m khi s d ngể ắ ầ ử ụ
quy n h n đề ạ ược giao đ gi i quy t công vi c. S ể ả ế ệ ự tin tưởng vào năng l c vàự
ph m ch t c a ngẩ ấ ủ ười nh n quy n cũng là m t đòi h i quan tr ng v i nhà qu nậ ề ộ ỏ ọ ớ ả
lý khi giao quy n. ề
M t nhà qu n lý gi i không th giao quy n hành c a mình cho c p dộ ả ỏ ể ề ủ ấ ưới mà không ki m tra. M c đích c a vi c ki m tra là nh m đ m b o vi c quy nể ụ ủ ệ ể ằ ả ả ệ ề
h n đạ ược giao đang đượ ử ục s d ng đúng hướng, đúng m c đích và có hi u qu .ụ ệ ả
Tuy nhiên, thi t l p h th ng ki m tra phù h p là m t ngh thu t. Các m c tiêu,ế ậ ệ ố ể ợ ộ ệ ậ ụ
tiêu chu n, k ho ch ki m tra ph i đẩ ế ạ ể ả ược thông tin cho c p dấ ướ ừ ưới t tr c.
Đ nâng cao hi u qu giao quy n, bên c nh ph i tuân th các nguyên t cể ệ ả ề ạ ả ủ ắ
và th c hi n nh ng ch d n mang tính ngh thu t trên thì m t ph n trách nhi mự ệ ữ ỉ ẫ ệ ậ ộ ầ ệ
còn l i thu c v các c p dạ ộ ề ấ ưới nh n quy n h n. C p dậ ề ạ ấ ưới cũng ph i th hi n làả ể ệ
người dám ch u trách nhi m, hành đ ng có k ho ch và ch đ ng n m b tị ệ ộ ế ạ ủ ộ ắ ắ
thông tin c a t ch c. Đ ng th i, các c p qu n lý ph i thủ ổ ứ ồ ờ ấ ả ả ường xuyên đ ng viên,ộ
khích l c p dệ ấ ưới th c hi n t t ch c năng, nhi m v và quy n h n c a mình.ự ệ ố ứ ệ ụ ề ạ ủ
Nh ng hữ ướng d n sau đây có th ph n nào kh c ph c tình tr ng giao quy nẫ ể ầ ắ ụ ạ ề
không hi u qu trong qu n lý:ệ ả ả
+ Xác đ nh các công vi c đị ệ ược giao và giao phó quy n h n tề ạ ương ngứ
+ L a ch n con ngự ọ ười theo công vi cệ
+ Duy trì các kênh thông tin r ng rãiộ
+ Thi t l p h th ng ki m tra đúng đ nế ậ ệ ố ể ắ
Ch đ ôn t p và th o lu n:ủ ề ậ ả ậ
1.Làm rõ khái ni m t ch c và c c u t ch cệ ổ ứ ơ ấ ổ ứ
2.Phân tích đ c tr ng c a các mô hình c c u t ch c c b nặ ư ủ ơ ấ ổ ứ ơ ả
3.Phân tích c s và n i dung c a phân công công vi cơ ở ộ ủ ệ
4.Làm rõ khái ni m quy n h n và giao quy nệ ề ạ ề
5.Phân tích đ c tr ng c a các nguyên t c và ngh thu t giao quy nặ ư ủ ắ ệ ậ ề
Tài li u tham kh o chệ ả ương 6:
H. Koontz và các tác gi : ả Nh ng v n đ c t y u c a qu n lýữ ấ ề ố ế ủ ả , NXB KHKT, Hà N i, 1994, trang 282 – 293.ộ
James H. Donnelley và các tác gi : ả Qu n tr h c căn b nả ị ọ ả , NXB Th ng Kê,ố