Khái niệm
Đào tạo và nâng cao năng lực quản trị trong công ty là sự cố gắng nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt những kiến thức, giúp thay đổi quan điểm nhìn nhận một vấn đề nào đó hay nâng cao kỹ năng thực hành đối thoại, thuyết trình hoặc tạo chất riêng của mỗi nhà quản trị.
Đào tạo và nâng cao năng lực quản trị bao gồm các khóa học hay chương trình đào tạo các kiến thức chuyên sâu. Các khoá thực tế kèm cặp tại
chính nơi công tác, luân phiên thay đổi ca trực hay vị trí công việc, các cuộc hội thảo chuyên đề mang tính thiết thực.
Quá trình thực hiện
Quá trình thực hiện để nâng cao năng lực của các nhà quản trị điển hình thường có những bước sau:
- Xây dựng biểu đồ thuyên chuyển;
- Xây dựng thiết kế tổ chức, thiết kế nhu cầu phát triển lãnh đạo các phòng ban trong tương lai dựa trên các yếu tố sẵn có như các kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh sắp tới, các hợp đồng kinh tế đã ký kết;
- Phòng nhân sự sẽ xem xét lại các bản hồ sơ tóm tắt năng lực của mỗi cá nhân để xác định cụ thể kỹ năng của từng nhân viên. Những bản tóm tắt này có thể thu thập dựa trên các dữ liệu về các vấn đề như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm công việc tương tự, những kết quả thực hiện công việc đã được đánh giá, giấy bảo lãnh từ những người có uy tín trong ngành.
“Phân loại cấp bậc quản trị trong mỗi doanh nghiệp:
Cấp 1: Cấp quản lý gồm các nhà quản trị hàng đầu công ty có vai trò phụ trách công tác chỉ đạo chiến lược, điều hành bao quát hoạt động của toàn bộ tổ chức.
Cấp 2: Cấp trung: Gồm những nhà quản trị cấp trung gian chỉ đạo việc thực thi đường lối do nhà quản trị cấp trên đề ra cho một ngành chuyên môn trong tổ chức. Chỉ đạo các hoạt động chính trong một ngành chuyên môn nhất định của công ty. Quản trị cấp trung hay còn gọi là nhà quản trị chấp hành.
Cấp 3: Cấp thấp bao gồm các quản trị gia chỉ đạo thực hiện các công việc cụ thể, hay còn được gọi là quản trị gia thực hiện.
Bảng 1.2. Yêu cầu về năng lực quản trị các cấp khác nhau
Cấp quản lý Cấp trung Cấp thấp
Quản trị thời gian Đánh giá việc thực hiện Khích lệ nhân viên Đánh giá việc thực hiện Xếp đặt mục tiêu Khả năng thủ lĩnh
Hoạch định, tổ chức Khích lệ người khác Đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên
Tự phân tích Hoạch định và tổ chức Hiểu được tính cách con người
Giải quyết những khó
khăn Giao tiếp miệng và viết
Khả năng giao tiếp miệng
Hiểu tích cách con người Quản trị thời gian Xếp đặt mục tiêu và thứ tự ưu tiên
Khích lệ người khác Hiểu tích cách con người Phát triển, đào tạo cộng sự
Dự thảo ngân sách Thực hiện cuộc họp hiệu
quả Hoạch định và tổ chức Quản trị tài chính Xây dựng đội ngũ Kỷ luật
Xếp đặt mục tiêu Chọn lựa nhân viên Kèm cặp nhân viên Quan hệ quản trị Phát triển và đào tạo công
sự Quản trị thời gian Triệu tập và điều hành
các cuộc họp Khả năng ra quyết định Ra quyết định Giao tiếp miệng và viết Chọn lựa nhân viên Chiến lược và chính sách
(Nguồn: [12]) Cấp quản trị khác nhau có những yêu cầu phát triển năng lực khác nhau rõ rệt. Ở cấp dưới và cấp trung thường cần chú trọng hơn về các kỹ năng mang tính chất kỹ thuật. Ở cấp quản lý thì lại cần chú trọng các kỹ năng kinh doanh tổng hợp” [12]
1.2.4. Bố trí việc làm và sử dụng nhân sự theo từng vị trí việc làm
Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sắp đặt nhân viên vào các vị trí, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc
a. Vai trò bố trí và sử dụng nhân sự trong tổ chức:
Thực tế hiện nay rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa và thiếu nhân sự. Thừa và thiếu ở chỗ có nhiều nhân viên nhưng ít người đáp ứng được yêu cầu công việc với sức ép ngày càng gia tăng. Và như vậy mục tiêu chung nhất của bố trí và sử dụng nhân sự là tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, phát huy được sở trường làm việc của mỗi người từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, và qua đó hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Để thực hiện mục tiêu chung này cần đảm bảo 3 mục tiêu cụ thể sau đây:
- Bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo đúng số lượng và chất lượng nhân sự, đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
- Bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo đúng người, đúng việc. Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân sự đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm gia tăng năng suất lao động và động lực làm việc của nhân viên;
- Bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo đúng thời hạn đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong việc sử dụng lao động.
b. Các nguyên tắc bố trí, sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp:
Căn cứ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, dựa vào quy mô kinh doanh và thực trạng thị trường lao động và quan trọng hơn dựa vào thực trạng nhân sự hiện có của doanh nghiệp để xác định xem doanh nghiệp cần có bao nhiêu cán bộ và nhân viên cho các chức danh, tiêu chuẩn và thời điểm cụ thể. Để làm được việc đó các doanh nghiệp cần thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Dựa theo logic hiệu suất công việc và đảm bảo các yêu cầu: tính chuyên môn hóa, thống nhất quy trình nghiệp vụ trên toàn hệ thống doanh nghiệp; đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm, mục tiêu, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi cá nhân;
- Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic tâm lý xã hội;
- Bố trí và sử dụng nhân sự phải lấy sở trường làm chính, dựa theo chuyên môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi nhân viên hứng thú khi thực hiện đúng chuyên môn.
1.2.5. Chính sách đãi ngộ
Góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của lao động, là thể hiện mức độ được thoả mãn các nhu cầu cá nhân có ảnh hưởng to lớn từ công việc mang lại hay công ty mang lại. Bao gồm các nội dung như:
- Được đối xử hợp tình hợp lý, bình đẳng, được ban lãnh đạo quan tâm đến công nhân viên;
- Tạo được cơ hội như nhau cho tất cả mọi nhân viên có thể phát triển được tối đa mọi khả năng, tiềm lực trong mỗi người;
- Tạo được cơ hội cho tất cả mọi nhân viên có thể tham gia tích cực vào việc đưa ra quyết định có liên quan đến việc làm của chính họ;
- Trả lương tương xứng, hợp lý và công bằng; - Môi trường làm việc an toàn, lành mạnh.
Quản trị nhân sự có khả năng tác động đáng kể lên việc nâng cao chất lượng cuộc đời làm việc trên nhiều phương diện.
Để đánh giá doanh nghiệp có nâng cao chất lượng cuộc sống làm việc của nhân viên hay chưa cần chú ý:
- Trả lương: Trả lương cho tất cả công nhân viên đúng hạn, công bằng, hợp lý, tương xứng với sức lao động của nhân viên;
Bảng 1.3. Tác động của quản trị nhân sự tới chất lượng cuộc sống của công nhân viên.
Họat động Tác động từ chương trình
nâng cao chất lượng cuộc sống và việc làm
Phân tích công việc
Phân tích tìm ra các yêu cầu đối với nhân viên thực hiện làm việc, loại bỏ các động tác thừa, từ đó bố trí các nhân viên có thái độ và kỹ năng thích hợp với việc làm, hướng dẫn họ thực hiện công việc sao cho nhanh nhất và thỏa mãn cao nhất từ khách hàng.
Chọn lựa Đặt đúng người vào đúng việc phù hợp mỗi nhân viên có được sự thoải mái tối đa, được tưởng khen thưởng thích hợp và có được kinh nghiệm bổ ích từ công việc.
Định giá công việc
Trả lương đầy đủ, hợp lý, công bằng.
Các chính sách về an toàn
Tạo một môi trường làm việc an toàn về sức khỏe, lành mạnh.
Khen thưởng Kích thích từ vật chất tới tinh thần cho công nhân viên. - Phúc lợi: liên tục mở rộng chương trình phúc lợi vào những lĩnh vực đi sâu vào đời sống của nhân viên và gia đình họ bằng nhiều hình thức phong phú như tặng quà sinh nhật nhân viên, hiếu hỷ gia đình nhân viên, giúp đỡ khi nhân viên gặp hoàn cảnh khó khăn đột xuất;
- Quan hệ lãnh đạo với cấp dưới: duy trì mối quan hệ thân thiết và chân thành, cởi mở lãnh đạo đối với cấp dưới. Cho phép các nhà quản trị có thể trực tiếp sử dụng các quyền khen thưởng, phê bình cấp dưới. Trích lập quỹ dự phòng cho các nhà quản trị gia dùng vào các việc làm gia tăng quan hệ gắn bó
của nhân viên đối với doanh nghiệp như thăm hỏi nhân viên khi ốm đau, tổ chức sự kiện;
- Thực hiện các nghiên cứu về quan điểm sống cũng như đánh giá các nguyện vọng của tất cả nhân viên trong công ty về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
- Thực hiện chương trình bồi dưỡng và nâng cao trình độ đặc biệt là đối với những nhà quản trị;
- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, yêu cầu nhà quản trị cấp tương ứng cần cùng ngồi bàn bạc với công nhân viên của mình về mục tiêu phát triển của cá nhân, của phòng ban và doanh nghiệp;
- Sử dụng hệ thống thời gian công tác thật linh động, như rút ngắn thời gian làm việc cách nhật, rút bớt giờ làm việc trong ngày hoặc thay đổi thời gian biểu làm việc sao cho nhân viên có khả năng làm việc thích hợp và thuận tiện nhất;
- Thành lập những nhóm bình bầu chất lượng trong doanh nghiệp, tạo điều kiện cho tất cả mọi nhân viên có thể tham dự vào các quyết định liên quan đến công việc của họ;
- Chương trình gia tăng chất lượng cuộc sống và việc của nhân viên làm dựa trên hai vấn đề cơ bản đó là những yếu tố có tính chất kỹ thuật như thời gian công tác linh động và dựa trên những tình cảm chân thành và sự hiểu biết, trung thực ở tất cả các cấp trong tổ chức.
1.3. Các chỉ tiêu phản ánh kết quả công tác quản trị nhân sự tại doanh nghiệp
Hiệu quả của việc quản trị nhân sự của doanh nghiệp được đánh giá qua một số chỉ tiêu nhất định, những chỉ tiêu hiệu quả phụ thuộc chặt chẽ với các mục tiêu hoạt động của các chủ thể.
- Giá trị thặng dư do người lao động tạo ra cao nhất; - Chi phí lao động thấp nhất;
- Chất lượng lao động ngày một nâng cao;
- Gia tăng thu nhập cho người lao động qua từng kỳ;
- Sự ổn định trong nội bộ, tạo công việc phù hợp và đầy đủ cho mỗi lao động, không bị tình trạng dư thừa lao động;
- Đảo bảo sự đồng thuận và công bằng giữa những người lao động; - Thái độ chấp hành và trách nhiệm công việc của mỗi người lao động đối với doanh nghiệp của mình.
Các mục tiêu trên nhằm đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong thời gian dài, tạo sự ổn định về nhân sự cho doanh nghiệp.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp (Nguồn: [12])
Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự và hiện nay các nhân tố này đều có tốc độ thay đổi nhanh chóng. Cơ bản có thể chia ra hai nhóm nhân tố chính là: Nhóm nhân tố thuộc môi trường bên ngoài như kinh tế, dân số, pháp luật, văn hóa, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật...; nhóm yếu tố thuộc môi trường bên trong như mục tiêu, chiến lược của đơn vị, văn hóa tổ chức, người lao động, các nhà quản trị,...
1.4.1. Các nhân tố chủ quan
- Sứ mạng, mục tiêu của doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp đều có sứ mạng và mục đích riêng của mình. Mỗi cấp quản lý đều phải hiểu rõ sứ mạng của doanh nghiệp mình. Trong thực tế, mỗi bộ phận, phòng ban đều phải có mục tiêu của bộ phận mình.
- Chiến lược phát triển kinh doanh:
nguồn nhân lực, tạo ra đội ngũ quản lý, chuyên gia, công nhân lành nghề và phát huy hết tài năng của họ, có cơ hội thăng tiến, chế độ trả lương và đãi ngộ khuyến khích nhân viên làm việc với năng suất cao.
- Bầu không khí - văn hóa của doanh nghiệp:
Là một hệ thống các giá trị niềm tin, các chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên trong một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thành công là các doanh nghiệp biết nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng năng động, sáng tạo.
- Cơ cấu tổ chức:
Là cách sắp xếp bộ máy phòng ban, các mối quan hệ, các luồng thông tin giữa các công việc, các cấp. Nó xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn giữa những con người đảm nhận công việc. Nó có yếu tố quan trọng đến kết quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp.
- Công đoàn:
Là một lực lượng trong doanh nghiệp được thành lập để bảo vệ quyền lợi của công nhân viên và cũng là nhân tố có ảnh hưởng đến các quyết định quản lý, kể cả quyết định về nhân sự như: quản lý, giám sát và cùng chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động.
1.4.2. Các nhân tố khách quan
- Môi trường vĩ mô:
+ Bối cảnh kinh tế: Chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh hưởng rất lớn đến quản trị nhân sự. Trong giai đoạn suy thoái kinh tế hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống, doanh nghiệp một mặt phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề, một mặt phải giảm chi phí lao động. Vì thế, doanh nghiệp phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ việc tạm thời hoặc giảm phúc lợi… Ngược lại, khi kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định, doanh nghiệp lại có nhu cầu phát triển lao động mới để mở rộng sản xuất,
tăng cường đào tạo huấn luyện nhân viên. Việc mở rộng sản xuất này đòi hỏi công ty phải tuyển thêm người có trình độ, đòi hỏi phải tăng lương, tăng phúc lợi và cải thiện điều kiện làm việc để thu hút nhân tài;
+ Dân số, lực lượng lao động: Tình hình phát triển dân số với lực lượng lao động tăng đòi hỏi phải tạo thêm nhiều việc làm mới; ngược lại sẽ làm lão hóa đội ngũ lao động trong doanh nghiệp và khan hiếm nguồn nhân lực. Điều này cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển chung của đất nước cũng như doanh nghiệp;
+ Luật pháp Nhà nước: Luật lao động của nước ta đã được ban hành và áp dụng từ năm 1995. Các doanh nghiệp không còn được tự do muốn làm gì thì làm nữa mà bị luật pháp ràng buộc trong việc tuyển dụng, đãi ngộ người lao động, đòi hỏi giải quyết tốt mối quan hệ về lao động;
+ Văn hóa - xã hội: Trong một nền văn hóa xã hội có quá nhiều đẳng cấp, nấc thang giá trị xã hội không theo kịp với đà phát triển của thời đại, rõ ràng nó kìm hãm, không cung cấp nhân tài cho doanh nghiệp. Điều này dẫn đến hậu quả là bầu không khí trong doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Các phương