2021 đến năm 2025
3.2.3. Nâng cao chất lượng lập hồ sơ đấu thầu và tham gia đấu thầu
Trong quy trình đấu thầu, công tác lập hồ sơ dự thầu có vai trò vô cùng quan trọng, quyết định việc thắng bại trong công tác đấu thầu
Thứ nhất, khi tiếp nhận hồ sơ mời thầu bên chủ đầu tƣ phát hành cần phải lên kế hoạch rõ ràng cụ thể để đảm bảo tiến độ xây dựng hồ sơ mời thầu, gắn trách nhiệm cụ thể phù hợp với năng lực làm việc của mỗi cá nhân tƣơng ứng mỗi phần việc trog bảng kế hoạch.
Thứ hai, cần phải thiết lập thƣ viện lƣu trữ tài liệu tổng hợp phục vụ thuận tiện làm hồ sơ thầu nhƣ các tài liệu văn bản pháp lý, các tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu, giấy đăng ký, giấy phép kinh doanh, các bằng cấp nhân sự, hợp đồng tƣơng tự. Việc quản lý tài liệu là rất quan trọng, càng phân loại chi tiết và cụ thể, tạo ra đƣợc cơ sở dữ liệu tốt sẽ càng tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí khi quản lý và thiết kế hồ sơ.
Xây dựng quy trình thành lập hồ sơ thầu khoa học và quản lý hồ sơ có hiệu quả. Về mặt giá gói thầu, công ty cần phải đƣa ra một mức giá tối ƣu bằng cách tận dụng tất cả các lợi thế của mình. Có thế các nhà thầu khác cũng sẽ thực hiện biện pháp tƣơng tự do đó chúng ta cần tìm hiểu luôn cả đối thủ, từ đó đƣa ra mức giá hợp lí, tránh tình trạng đƣa ra mức giá khá thấp, ảnh hƣởng chung đến giá của những gói thầu sau này khi thực hiện trên cùng khu vực.
Để xử lý và hoàn thiện hồ sơ thầu kịp thời, cần tăng cƣờng sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty để phân tích và thu thập thêm các thông tin đấu thầu. Những thông tin này yêu cầu phải chính xác, kịp thời và đầy đủ. Đặc biệt là việc xử lý thông tin tại các phòng ban chuyên ngành để đánh giá các thông tin một cách chính xác nhất nhƣ các thông tin về năng lực tài chính, máy móc thiết bị, kinh nghiệm thi công, năng lực quản lý... của các nhà thầu khác.
Liên tục cập nhật các văn bản pháp quy về đấu thầu, về xây dựng, đối với các luật mới thay th bổ sung cho bộ luật cũ, các nghị định, thông tƣ hƣớng dẫn thi hành luật, điều chỉnh luật. Khi phát hiện những quy định mới này đƣợc ban hành nên phổ biến ngay cho toàn thể ban giám đốc, cán bộ nhân viên công ty đƣợc biết, tránh tình trạng sử dụng các quy định cũ trong khi các quy định mới đã có hiệu lực.
Hoàn thiện kỹ năng lập hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu phải đƣợc trình bày rõ ràng, rành mạch, cấu tạo hợp lý, nội dung phải đáp ứng đủ các yêu cầu của bên mời thầu. Trƣớc khi nộp yêu cầu phải đƣợc kiểm tra kỹ lƣỡng
Bắt đầu công tác lập hồ sơ dự thầu là khâu tiến hành khảo sát hiện trạng địa điểm trƣớc khi thi công của công trình và khảo sát địa phƣơng nơi xây dựng công trình. Mục đích của việc này nhằm giúp cán bộ kỹ thuật hiểu rõ hơn về địa hình địa mạo, điều kiện kinh tế xã hội của địa phƣơng để triển khai biện pháp thi công hợp lý, bộ phận marketing và kế hoạch – đầu tƣ có thêm thông tin về giá cả nguyên vật liệu, nhân công địa phƣơng để lập giá dự thầu hợp lý.
Công tác lập hồ sơ dự thầu đƣợc chuyên môn hóa, do có nhiều nội dung thuộc các lĩnh vực khác nhau nên cần phải chia nhỏ từng nội dung và phân chia cho từng phòng chức năng tổ chức hoàn thành.
Chủ đầu tƣ thƣờng lựa chọn dựa trên phƣơng thức xét hiệu quả về kinh tế cũng nhƣ thời gian của gói thầu... đối với chủ đầu tƣ, chất lƣợng tuy tốt nhƣng giá cả cao và tiến độ chậm thì cũng không hiệu quả. Nhà thầu cần so sánh giữa các phƣơng án thi công, tìm ra biện pháp cung cấp vật liệu tiết kiệm hợp lí mà vẫn đảm bảo các yêu cầu của chủ đầu tƣ để đảm bảo hiệu suất kinh doanh của nhà thầu.
Cử một bộ phận chuyên môn theo dõi, soạn thảo hồ sơ dự thầu. Luôn chịu trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ và tìm hiểu các chiến lƣợc của các hồ sơ khác để rót ra bài học kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả của các hồ sơ dự thầu sau. Phần nội dung hồ sơ phải thể hiện đƣợc tính ƣu điểm và thể hiện đƣợc thế mạnh để thu hút đƣợc sự quan tâm của các nhà đầu tƣ. Ngoài ra, hình thức của hồ sơ dự thầu cũng quan trọng phải thể hiện đƣợc tính chuyên nghiệp.
Trƣớc khi tham gia dự thầu, Tổ dự thầu và hợp đồng của Phòng Kỹ thuật dự án cần phải tìm hiểu các thông tin về dự án để báo cáo đánh giá khả năng tham gia dự thầu trình Ban Lãnh đạo xem xét quyết định có nên tham gia đấu thầu hay không, tránh trƣờng hợp không đủ tài liệu kinh nghiệm phải dừng lại khi đang lập hồ sơ đấu thầu, làm mất thời gian, ảnh hƣởng đến hoạt động của Công ty
Sau khi có quyết định tham gia đấu thầu, Phòng Kỹ thuật dự án phải lập kế hoạch đấu thầu, phân công nhiệm vụ, thời gian cụ thể cho từng cá nhân, gắn trách nhiệm của cá nhân vào từng nhiệm vụ đƣợc giao.
Cần có một chế độ khuyến khích nhất định đối với cán bộ làm công tác dự thầu nhƣ đào tạo, bồi dƣỡng cho cán bộ làm công tác đấu thầu để họ nâng cao năng lực chuyên môn trong các hồ sơ. Am hiểu về luật pháp, thị trƣờng các chính sách của nhà nƣớc. Bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ cán bộ về chuyên môn, cử đi đào tạo ở các trƣờng chuyên ngành cho họ tiếp xúc với các tình huống cạnh tranh để có những kinh nghiệm cho bản thân. Cử ngƣời đi học phải có hợp đồng cam kết sau khi học xong phải trở về phục vụ Công ty.
Với các chủ đầu tƣ, giá dự thầu và giá xét thầu rất đƣợc coi trọng. Chủ đầu tƣ nào cũng muốn bên mình chi trả một cái giá ít nhất để hoàn thành dự án nhƣ mong muốn. Vì thế tìm cách giảm giá thành xây lắp là một phƣơng án khá phổ biến đối với các nhà thầu hiện nay. Để có thể giảm giá thành xây lắp, bắt buộc các nhà thầu phải tính toán, phân tích và quyết định các lợi thế cũng nhƣ các điểm yếu của mình để đƣa ra mức giá hợp lý nhất, có khả năng thắng thầu cao.