Chất lƣợng hồ sơ dự thầu là một trong những tiêu chí quan trọng quyết định sự thành bại của nhà thầu khi tham gia đấu thầu vì vậy công việc lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi yêu cầu phải hết sức tỷ mỷ, chặt chẽ, chính xác và logic.
Hồ sơ hành chính pháp lý
Hồ sơ hành chính pháp lý bao gồm: Đơn dự thầu, giấy phép đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận khoa học công nghệ, bảo đảm dự thầu, các tài liệu liên quan khác theo hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ kinh nghiệm
Hồ sơ kinh nghiệm gồm có: Danh sách các chuyên gia, các cán bộ chuyên môn và kỹ thuật của nhà thầu, năng lực thiết bị thi công của nhà thầu, danh sách các hợp đồng tƣơng tự nhà thầu đã thực hiện, danh sách nhân sự cho gói thầu và bố trí nhân sự. Đây là một phần việc không đơn giản, yêu cầu nhà thầu thống kê dữ liệu và trình bày khoa học, dễ nhìn theo biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu để tạo đƣợc ấn tƣợng tốt cho ngƣời chấm thầu.
Hồ sơ đề xuất kỹ thuật
Hồ sơ đề xuất kỹ thuật bao gồm: tuyên bố đáp ứng kĩ thuật, tiến độ thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi công, các biện pháp đảm bảo chất lƣợng, an toàn lao động, vệ sinh môi trƣờng, tổ chức ban chỉ huy công trƣờng. Nhà thầu sau khi nhận đƣợc hồ sơ mời thầu sẽ cử các cán bộ có trình độ và nhiều kinh nghiệm xuống để nhận bàn giao mặt bằng dự kiến thi công để khảo sát thực tế và tiến hành kiểm tra thiết kế của chủ đầu tƣ giao kèm hồ sơ mời thầu. Nếu phát hiện có bất hợp lý hoặc sai sót thì phải trình chủ đầu tƣ để xem xét đƣa ra biện pháp kỹ thuật điều chỉnh hoặc thay đổi thiết kế.
Sau khi tập hợp đủ thông tin công trình, bản vẽ và thuyết minh kỹ thuật của công trình mời thầu, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó và các thông tin khảo sát thực tế để lập biện pháp thi công công trình, đề xuất các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi công, tiến độ thực hiện, các biện pháp đảm bảo chất lƣợng, an toàn lao động, vệ sinh môi trƣờng, tổ chức ban chỉ huy công trƣờng.
Hồ sơ tài chính: Phần hồ sơ tài chính gồm có báo cáo tài chính 3 năm gần nhất của nhà thầu cùng các số liệu tài chính thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp. Đây là hồ sơ phản ánh tình hình hoạt động của công ty nên hết sức quan trọng, thể hiện tiềm lực và khả năng đảm bảo thực hiện dự án của công ty. Hồ sơ tài chính phải đƣợc trình bày theo mẫu trong hồ sơ mời thầu.
Giá gói thầu (lập giá dự toán): Là chỉ tiêu rất quan trọng trong hồ sơ đấu thầu, giá dự thầu là giá do nhà thầu đƣa ra trong hồ sơ dự thầu có ảnh hƣởng rất lớn đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Dựa vào biện pháp thi công, khối lƣợng yêu cầu hồ sơ mời thầu, định mức đơn giá, giá cả thị trƣờng và chỉ đạo của cấp trên để đƣa ra giá dự thầu cạnh tranh nhất.