3. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
3.3.2. Thực trạng hồ sơ địa chính
3.3.2.1. Thực trạng công tác lập hồ sơ địa chính
a. Thực trạng việc lập hệ thống bản đồ
Hệ thống bản đồ dạng giấy bao gồm bản đồ địa giới hành chính và hồ sơ địa giới hành chính được thiết lập theo Chỉ thị 364/CT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ngày 06 tháng 11 năm 1991. Bản đồ hiện trạng sử dụng đất, bản đồ quy hoạch sử dụng đất, bản đồ địa chính và bản đồ hành chính. Trong đó, hệ thống bản đồ địa chính năm 1996 của 16/16 xã, phường đã được số hoá, sử dụng trong phần mềm Microstation phục vụ công tác in ấn sơ đồ thửa đất trên giấy chứng nhận và cập nhật các trường hợp đủ điều kiện đăng ký biến động thường xuyên. Do tình hình biến động đất đai tại thành phố Đồng Hới phức tạp nên tỉnh Quảng Bình đã thực hiện đo đạc lại bản đồ của 16 xã, phường vào năm 2012, 2013 và 2014. Thực hiện Công văn số 2126/STNMT - CCQLĐĐ ngày 09/11/2017 của Sở Tài nguyên và Môi trường về việc sử dụng bản đồ và hồ sơ địa chính dùng chung cho các cấp, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố đã tiến hành cập nhập, chỉnh lý hồ sơ địa chính trong quá trình cấp Giấy chứng nhận trên hệ thống bản đồ dùng chung.
Bảng 3.2. Hiện trạng hệ thống bản đồ địa chính thành phố Đồng Hới TT Tên đơn vị hành chính Diện tích tự nhiên (ha)
Kết quả đo đạc lập bản đồ địa chính Tổng
cộng
Diên tích (ha) Số thửa đã đo
đạc lập bản đồ địa chính Tỷ lệ 1:200 Tỷ lệ 1:500 Tỷ lệ 1:1000 Tỷ lệ 1:2000 Tỷ lệ 1:5000 Tỷ lệ 1:10000 I TP Đồng Hới 15587.34 1 Bắc Lý 994.83 994.83 2 Bắc Nghĩa 749.04 749.04 749.04 7538 3 Đồng Sơn 1955.15 1955.15 410.99 457.33 1086.8 3866 4 Đức Ninh Đông 278.11 278.11 278.11 4335 5 Hải Đình 137.08 137.08 173.08 1732 6 Phú Hải 312.61 312.61 312.31 3191 7 Đồng Mỹ 55.90 55.90 55.9 956 8 Hải Thành 244.79 244.79 71.03 173.76 2089 9 Nam Lý 400.66 400.66 10 Đồng Phú 382.08 382.08 109.08 273 5169 11 Thuận Đức 4529.45 4529.45 4529.5 3288 12 Nghĩa Ninh 1570.26 1570.26 441.12 175.85 953.29 5707 13 Đức Ninh 555.73 555.73 555.73 7096 14 Lộc Ninh 1331.94 1331.94 511.8 820.14 8993 15 Quang Phú 322.38 322.38 192.08 130.3 1138 16 Bảo Ninh 1767.33 1767.33 159.52 128.81 22.76 1456.2 5084
b. Thực trạng việc lập Hệ thống sổ sách
Thực hiện Luật Đất đai năm 2013, Hệ thống sổ sách địa chính gồm 4 loại: Sổ Mục kê, Sổ Địa chính, Sổ cấp giấy chứng nhận, Sổ theo dõi biến động đất đai của 16 xã, phường tại thành phố Đồng Hới đã được lập ở dạng giấy và cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính theo đúng quy định. Sự thay đổi cán bộ trong công tác quản lý làm ảnh hưởng nhiều đến hệ thống sổ sách. Bắt đầu từ năm 2016, việc cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính đã được lập thêm ở dạng file số, giúp cho công tác tìm kiếm các biến động, sao lục hồ sơ một cách dễ dàng.
Ngoài ra tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai còn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn như: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo, sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận lần đầu, sổ luân chuyển thông tin địa chính với cơ quan thuế, sổ luân chuyển thông tin với phòng Quảng lý đô thị và các xã, phường để theo dõi hồ sơ.
Bảng 3.3. Hiện trạng công tác lập hồ sơ địa chính của thành phố Đồng Hới
Số
TT Tên xã, phường
Hồ sơ địa chính lưu trữ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thành phố Đồng Hới Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 Phường Bắc Lý 44 2 1 9 2 Phường Bắc Nghĩa 32 6 1 1 3 Phường Đồng Mỹ 2 2 1 2 4 Phường Đồng Phú 44 0 1 4 5 Phường Đồng Sơn 27 4 1 4
6 Phường Đức Ninh Đông 20 3 1 3
7 Phường Hải Đình 5 0 1 3 8 Phường Hải Thành 20 1 1 4 9 Phường Nam Lý 31 1 1 7 10 Phường Phú Hải 9 1 1 1 11 Xã Bảo Ninh 16 3 1 1 12 Xã Đức Ninh 34 9 1 6 13 Xã Lộc Ninh 37 5 1 6 14 Xã Nghĩa Ninh 20 7 1 5 15 Xã Quang Phú 19 1 1 3 16 Xã Thuận Đức 14 5 1 3 Tổng cộng 374 50 16 62
Kết quả nghiên cứu cho thấy, số liệu điều tra tại bảng 3.3 thì từ khi được lập cho đến nay, tất cả các sổ địa chính, sổ mục kê, bản đồ các tỷ lệ của các xã, thị trấn được sử dụng làm cơ sở pháp lý phục vụ cho việc quản lý nhà nước về đất đai và công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn thành phố Đồng Hới.
3.3.2.2. Thực trạng công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy được Văn phòng đăng ký thường xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các công việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND huyện cấp;
+ Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tư này.
+ Khi nhận được thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
3.3.2.3. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ địa chính
Trước đây, hồ sơ địa chính được lập theo mẫu cũ và theo Thông tư 29/2004/TT- BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ tài nguyên và Môi trường gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1995- 1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tư của Bộ Tài nguyên và Môi trường: số 17/2009/TT- BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phòng đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hướng dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tư này để vệc quản lý được đồng bộ, đầy đủ, đúng quy định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phòng đăng ký được phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ được giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thông báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Đồng thời, Chi nhánh Văn phòng có riêng một bộ phận cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với các hồ sơ: giao dịch đảm bảo, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thu hồi đất,
chuyển mục đích sử dụng đất. Tuy nhiên, lực lượng cán bộ còn mỏng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trường... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính còn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.
3.3.3. Quy trình đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất tại thành phố Đồng Hới.