6. Bố cục của luận văn
1.2.2. Quy trình thực hiện đào tạo nhân sự
1.2.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là xác định nhân viên còn thiếu kỹ năng hay kiến thức gì so với yêu cầu công việc. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo thì các đơn vị cần phải dựa phương pháp như: trao đổi với người quản lý, quan sát nhân viên thực hiện công việc, phỏng vấn nhân viên, tài liệu đánh giá kỹ năng nhân viên.
Xây dựng biểu mẫu phiếu đề xuất nhu cầu để việc xác định nhu cầu đào tạo được khoa học và thuận tiện. Phiếu đề xuất nhu cầu bao gồm nội dung sau: tên khóa học, danh sách học viên, thời điểm đào tạo, giảng viên, lý do đào tạo, chi phí và hiệu quả mang lại.
1.2.2.2. Lập kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào tạo được xây dựng dựa theo tiêu chí 5W+1H ( tại sao phải đào tạo, đào tạo cái gì, đối tượng đào tạo, thực hiện đào tạo ở đâu, khi nào và như thế nào?) và kế hoạch đào tạo cần được cấp trên phê duyệt.
1.2.2.3. Các hình thức đào tạo
- Theo định hướng nội dung đào tạo có hai hình thức đào tạo sau: đào tạo định hướng công việc và đào tạo định hướng của các đơn vị.
- Theo mục đích của nội dung đào tạo có các hình thức sau: đào tạo, hướng dẫn công việc cho nhân viên; đào tạo huấn luyện kỹ năng; đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, v.v...
- Theo đối tượng học viên, có 2 hình thức sau: đào tạo mới và đào tạo lại. - Theo cách tổ chức đào tạo có các hình thức sau: đào tạo chính quy, đào tại tại chức, kèm cặp tại chỗ.
- Theo địa điểm đào tạo có 2 hình thức sau: đào tạo tại nơi làm việc và đào tạo ngoài nơi làm việc.
1.2.2.4. Về phương pháp đào tạo
-Giảng bài/ thuyết trình: giảng viên trình bày một cách cụ thể cho nhóm đông, thường trong lớp học. Đây là phương pháp đào tạo hiệu quả đối với nhiều nội dung
đào tạo, có thể truyền đạt rất nhiều thông tin trong thời gian tương đối ngắn và áp dụng cho lớp đông. Tuy nhiên phương pháp bài giảng có thể xảy ra tình trạng thụ động và giao tiếp một chiều trong lớp học.
-Kiểm tra: giảng viên kiểm tra học viên bài cũ để xác định xem học viên đã tiếp thu được gì. Những bài kiểm tra ngắn đan xen với thuyết trình có thể là hình thức rất hữu hiệu để thu hút sự chú ý của học viên vào những vấn đề quan trọng hoặc khó hiểu của bài giảng để giảng viên kịp thời hướng dẫn và sửa chữa các lỗi sai của học viên.
-Minh họa: là phương pháp sử dụng để cung cấp cơ hội học tập khám phá mới từ những góc độ khác nhau với sự hỗ trợ của các công cụ nhìn thấy. Minh họa được thực hiện theo nhiều cách, người giảng có thể sử dụng kết quả nghiên cứu hoặc kinh nghiệm để đưa ra minh chứng hoặc có thể sử dụng hình ảnh, video, phim để minh họa.
-Bài tập: giảng viên đề nghị học viên làm bài tập để xác định xem học viên đã hiểu đúng bài giảng hay không, có thể ứng dụng nội dung đã học để giải quyết một vấn đề, ra một quyết định cụ thể hay không.
-Động não (brain storming): phương pháp kích thích tất cả mọi người tích cực tham gia phát biểu ý kiến và có các suy nghĩ sáng tạo, ý tưởng mới. Ý tưởng của
người này có thể kích thích ý tưởng của người khác. Người phụ trách nên chọn đề tài kỹ càng, chú trọng nội dung cần trao đổi, chuẩn bị sẵn một số ý tưởng kích thích mọi người phát biểu và tránh để phát biểu tràn lan.
-Thảo luận nhóm: học viên làm việc theo nhóm trên lớp theo yêu cầu của giảng viên để phát triển kỹ năng, trình bày trên lớp trong vai trò của nhân vật được chỉ định. Thảo luận nhóm giúp học viên nói ra suy nghĩ của mình và lắng nghe ý kiến,
quan điểm của người khác. Điều này giúp học viên suy nghĩ thoáng, giảm bớt rào cản cá nhân, có thể đặt câu hỏi làm sáng tỏ vấn đề.
-Học tập bằng cách giảng dạy: học viên đóng vai giảng viên và giảng dạy cho các học viên, đồng nghiệp khác. Phương pháp này khuyến khích khả năng tự học, yêu cầu học viên phải chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu sâu vấn đề trình bày.
-Phân tích tình huống: phương pháp này thường được áp dụng để đào tạo và nâng cao năng lực quản trị. Học viên được trao bảng mô tả các tình huống và các vấn đề tổ chức, quản lý đã xảy ra trước đây trong các đơn vị học. Mỗi học viên sẽ tự phân tích các tình huống, trình bày suy nghĩ và cách thức giải quyết vấn đề cho các học viên khác trong nhóm hoặc trong lớp. Thông qua thảo luận, học viên tìm hiểu được nhiều cách tiếp cận, quan điểm, cách giải quyết vấn đề phức tạp trong công ty.
-Hội thảo: các cuộc hội thảo thường được tổ chức nhằm nâng cao khả năng thủ lĩnh, khả năng giao tiếp, khả năng xếp đặt các mục tiêu, khả năng kích thích, động viên nhân viên, khả năng ra quyết định. Đề tài của hội thảo thường được chọn từ những vấn đề được mọi người quan tâm nhiều để thu hút học viên.
-Phương pháp đóng vai: giảng viên đưa ra đề tài, tình huống giống như thật và yêu cầu học viên phải đóng vai một nhân vật nào đó như tình huống. Việc thực hiện các bài tập nhập vai này thường gây ra các cuộc thảo luận, tranh cãi giữa các thành viên tham gia. Phương pháp này rất thú vị, không tốn kém và rất hữu ích để phát triển nhiều kỹ năng mới, giúp học viên nhạy cảm với tình cảm của người khác.
-Mô phỏng: học viên tập hành động với những phản ứng của các yếu tố mô phỏng. Giảng viên đưa ra quy định của trò chơi mô phỏng và học viên phải ra quyết định. Mỗi quyết định của học viên sẽ tác động đến kết quả cuộc chơi.
-Huấn luyện theo mô hình hành vi mẫu: học viên được xem mô hình mẫu qua phim, video, v.v... trong đó có trình bày mẫu cách thức thực hiện một vấn đề nhất
định. Học viên làm theo chỉ dẫn. Người hướng dẫn cung cấp thông tin phản hồi về cách thức thực hiện công việc của học viên. Học viên được kích thích động viên áp dụng bài học vào trong thực tiễn giải quyết và xử lý công việc hàng ngày.
- Kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ: là phương pháp đào tạo tại chỗ chính thức hoặc không chính thức cho phép nhân viên mới học cách thực hiện công việc của người có kinh nghiệm hoặc cấp dưới thực hiện công việc theo hướng dẫn của cấp trên. Trong quá trình thực hiện công việc, học viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách người hướng dẫn đã chỉ dẫn. Phương pháp thường được sử dụng nhất trong các tổ chức.
-Luân phiên thay đổi công việc: học viên được luân chuyển từ bộ phận này sang bộ khác, được học cách thực hiện những công việc có thể hoàn toàn khác nhau về nội dung và phương pháp. Khi đó, học viên sẽ nắm nhiều kỹ năng thực hiện các công việc của các bộ phận khác nhau trong đơn vị. Phương pháp này có thể áp dụng để đào tạo các quản trị gia lẫn công nhân kỹ thuật và các cán bộ chuyên môn.
1.2.2.5. Tổ chức đào tạo
Trên cơ sở nhu cầu đào tạo đã xác định, hình thức, phương pháp đào tạo nhân viên đã được lựa chọn, công tác tổ chức đào tạo cần được thực hiện theo đúng kế hoạch, theo tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
- Đào tạo bên trong: mời giảng viên và thông báo danh sách, thời khóa biểu, tập trung người học theo nhu cầu, kế hoạch đào tạo đã được xây dựng và phê duyệt. Chuẩn bị các tài liệu theo đúng nội dung, chương trình đã được xác định và các phương pháp đào tạo đã được lựa chọn, chuẩn bị các điều kiện vật chất như: phòng ốc, dụng cụ học tập, máy tính, máy chiếu, bảng phấn. Sắp xếp chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống, bánh kẹo và trái cây phục vụ khóa học. Đồng thời, triển khai các chính sách đãi ngộ hợp lý cho các đối tượng tham gia đào tạo.
- Đào tạo bên ngoài: tổ chức liên hệ với các tổ chức đào tạo bên ngoài trường để đưa người lao động tham gia các khóa đào tạo, huấn luyện khác nhau. Sau khi lựa chọn đối tác thích hợp thì tổ chức tiến hành kí kết hợp đồng để triển khai kế hoạch đề ra, căn cứ nhu cầu đào tạo bên cơ sở đối tác sẽ xây dựng chương trình và nội dụng đào tạo phù hợp với từng đối tượng, sau đó gửi để tổ chức xem xét, phê duyệt trước khi tiến hành giảng dạy.
Dù là hình thức đào tạo bên trong hay bên ngoài trường, các nhà quản trị nhân lực cần phải kiểm soát trong suốt quá trình triển khai thực hiện, cần ghi nhận ý kiến phản hồi từ phía học viên và giảng viên, qua đó khắc phục và giải quyết ý kiến thì quá trình thực hiện đào tạo mới đạt hiệu quả như mục đích đã đề ra.
1.2.2.6. Đánh giá hiệu quả đào tạo
Đánh giá hiệu quả đào tạo là đánh giá tính thực hành của khóa đào tạo, mức độ hiểu biết và tiến bộ của học viên sau đào tạo bằng các phương pháp:
- Lấy ý kiến học viên: phương pháp đánh giá này nhằm tìm hiểu phản ứng của học viên sau khóa học thông qua khảo sát bằng bảng câu hỏi vào cuối khóa học. Học viên có thể bày tỏ ý kiến của mình về những khía cạnh khác nhau của mỗi khóa học. Những ý kiến phản hồi của học viên cần được so sánh, đối chiếu đánh giá với ý kiến và đánh giá của các nhà quản lý. Sự kết hợp của hai nguồn thông tin sẽ cho ra một kết quả đánh giá toàn diện và ý nghĩa hơn.
-Người học làm bài kiểm tra: phương pháp nhằm kiểm tra việc tiếp thu các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật liên quan đến công việc của người học. Phương pháp này có thể thực hiện trong suốt khóa học và sử dụng nhiều kỹ thuật đánh giá khác nhau như là kiểm tra lý thuyết trên giấy, kiểm tra thực hành, đánh giá theo nhóm, tự đánh giá. Thông thường mức độ thay đổi kiến thức, kỹ năng của học viên được xác định dựa vào việc so sánh, đối chiếu kết quả làm bài kiểm tra của học việc trước khi khóa học bắt đầu và sau khóa học kết thúc.
-Quan sát hành vi: phương pháp này nhằm đánh giá mức độ cải thiện kiến thức, phương pháp và kỹ năng làm việc của nhân viên sau đào tạo. Do việc đánh giá liên quan tới đến những gì diễn ra sau khi học viên hoàn thành khóa học nên việc đánh giá cần tiến hành sau 2 hay 4 tháng khi khóa học kết thúc. Nhà đào tạo quan sát được sự thay đổi trong biểu hiện công tác của học viên sau và trước khi tham gia đào tạo, sự so sánh hai kết quả này sẽ chỉ ra có sự thay đổi nào diễn ra nhờ vào kết quả đào tạo hay không. Phương pháp đánh giá này giúp các nhà quản lý có cái nhìn thấu đáo về khả năng ứng dụng của đào tạo đối với thực tiễn sản xuất, hoặc những chướng ngại ngăn cản học viên sử dụng những kỹ thuật hoặc quy trình vào công việc.
1.3. ĐỀ XUẤT CÁC THANG ĐO PHÂN TÍCH CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ KẾTQUẢ LÀM VIỆC VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ QUẢ LÀM VIỆC VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ
Các thang đo này thiết kế dựa vào lý thuyết đánh giá kết quả làm việc và đào tạo kết hợp với thảo luận nhóm với 06 người đang giữ các chức danh lãnh đạo thuộc Ủy ban nhân dân thành phố. Các thang đo này sẽ được áp dụng vào đánh giá kết quả làm việc và đào tạo cán bộ, công chức trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Trà Vinh ở chương kế tiếp.
1.3.1. Đề xuất các thang đo phân tích công tác đánh giá kết quả làm việc
-Quy trình đánh giá: hoạt động đánh giá năng lực làm việc của nhân viên phải có một quy trình đánh giá năng lực làm việc của nhân viên hợp lý. Quy trình này phải gồm những bước: Xác định tiêu chuẩn đánh giá; Thu thập thông tin để đánh giá; Lựa chọn phương pháp đánh giá; Huấn luyện kỹ năng cho người đánh giá; Tiến hành đánh giá; Phản hồi kết quả đánh giá cho nhân viên; Sử dụng kết quả đánh giá năng lực làm việc.
-Tiêu chuẩn đánh giá: hoạt động đánh giá năng lực làm việc của nhân viên trước hết phải xây dựng được tiêu chuẩn đánh giá. Tiêu chuẩn đánh giá phải được xây dựng trên bảng mô tả công việc và mục tiêu của các đơn vị. Tiêu chuẩn đánh giá cũng cần phải có cả tiêu chuẩn kết quả và tiêu chuẩn hành vi. Các tiêu chuẩn này phải có thang điểm và hướng dẫn chấm điểm cho từng tiêu chuẩn. Bên cạnh đó các tiêu chuẩn đánh giá phải đáp ứng được các nguyên tắc SMART, nghĩa là phải cụ thể đo lường được, được chấp thuận bởi người đưa ra mục tiêu lẫn người thực hiện, có tính khả thi và có thời gian xác định.
-Thu thập thông tin để đánh giá: để hoạt động đánh giá năng lực làm việc hiệu quả giữa cấp quản lý và nhân viên phải thường xuyên trao đổi thông tin. Cấp quản lý phải thường xuyên đưa ra phản hồi về công việc cho nhân viên biết, lắng nghe nhân viên phản hồi về công việc để đưa ra những hỗ trợ về làm việc. Đặc biệt, cấp quản lý phải thu thập thông tin về kết quả làm việc của nhân viên thông qua việc quan sát nhân viên trong quá trình làm việc, trao đổi về công việc với họ và dựa vào các báo cáo làm việc của họ.
- Phương pháp đánh giá: có rất nhiều phương pháp để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên như phương pháp đồ hoạ, phương pháp so sánh cặp, phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp dựa vào mục tiêu, phương pháp đánh giá 3600.
Tuy nhiên, trong những phương pháp này thì phương pháp dựa vào mục tiêu và phương pháp đánh giá 3600 được xem là các phương pháp đánh giá năng lực làm việc có nhiều ưu điểm hơn so với các phương pháp khác.
- Kỹ năng của người đánh giá: kỹ năng của người đánh giá cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Cấp quản lý cần phải được đào tạo kỹ năng đánh giá năng lực làm việc để trong quá trình đánh giá năng lực làm việc không mắc phải những lỗi như định kiến, thành kiến, thiên kiến, không tôn trọng nhân viên.
-Phản hồi kết quả đánh giá cho nhân viên: cấp quản lý sau khi đánh giá xong phải phản hồi kết quả đánh giá cho nhân viên biết để thống nhất về kết quả đánh giá. Bên cạnh đó, phản hồi đánh giá còn tư vấn những mặt nhân viên cần phải hoàn thiện để thực hiện công việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Khi phản hồi đánh giá cũng giúp cấp quản lý hiểu được những khó khăn của nhân viên trong công việc và những nguyện vọng của nhân viên. Việc phản hồi kết quả đánh giá còn giúp cho người quản lý và nhân viên thống nhất về những mục tiêu công việc của giai đoạn làm việc sắp tới.
- Sử dụng kết quả đánh giá: một hoạt động đánh giá hiệu quả thì phải sử dụng kết quả đánh giá năng lực làm việc vào nhiều mục đích khác nhau. Kết quả đánh giá có thể được sử dụng để xét thưởng, xét lương nâng lương trước hạn, xây dựng các khóa đào tạo cho nhân viên và những chương trình cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên.
1.3.2. Đề xuất các tiêu chí phân tích hệ thống đào tạo nhân sự
-Quy trình đào tạo nhân sự: Một hệ thống đào tạo nhân sự hiệu quả trước hết phải có một quy trình đào tạo hợp lý. Quy trình đào tạo thường gồm những bước