6. Cấu trúc của đề tài
3.3. Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông
- Kiện toàn đội ngũ, cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên trách về CNTT tại tất cả các phòng ban trong ủy ban. Đảm bảo mỗi phòng ban, đơn vị có một cán bộ lãnh đạo về CNTT và tối thiểu từ 1- 2 công chức, viên chức được giao nhiệm vụ chuyên trách về CNTT.
- Bồi dưỡng cho công chức, viên chức trong ủy ban về an ninh thông tin mạng và vậnn hành, sử dụng, khai thác những tính năng, ưu điểm của CNTT
- Cần chú ý bồi dưỡng, cập nhật các chương trình ứng dụng mới. Đào tạo, bồi dưỡng, phổ cập cần nhấn mạnh yếu tố hiểu biết, ứng dụng và sáng tạo ứng dụng trong công việc để nâng cao hiệu quả. Cần chú trọng các nội dung bồi dưỡng về quản lý thông tin, thư mục (folder), tập tin (file) có khoa học, hệ thống; nhất là kỹ năng, thủ thuật sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word, sử dụng
Internet để tra cứu thông tin, sử dụng thành thạo các công cụ tìm kiếm thông tin, thư điện tử, trao đổi công việc qua mạng… Phương án bồi dưỡng là tập trung theo chuyên đề ngắn. Có thể sử dụng phương pháp đào tạo điện tử để soạn các giáo trình phù hợp, nghiên cứu các phần mềm hướng dẫn sử dụng để cài đặt trên các máy.
- Cán bộ, công chức, viên chức, văn thư cần chấp hành nghiêm Quy chế vận hành Hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông, công văn số 994/UBND-TH ngày 06/05/2013 của UBND tỉnh, khắc phục tình trạng không gửi kèm văn bản soạn thảo gốc; văn bản có nội dung trống hoặc không đúng với văn bản phát hành và trong tình trạng nội dung trích yếu văn bản sai chính tả, nội dung văn bản không được ký số.
- Định kỳ tổ chức kiểm tra trình độ ứng dụng, sử dụng các chương trình công nghệ thông tin trong giải quyết công việc để có hướng phổ cập, bồi dưỡng kịp thời. Chỉ khi cán bộ, công chức sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm ứng dụng thì mới có thể tận dụng hết chức năng hỗ trợ của chương trình nâng cao hiệu quả công việc.
- Cũng cần lưu ý nội dung phổ cập, cập nhật, bồi dưỡng, đào tạo phải phù hợp với vai trò, vị trí của cán bộ đó bao gồm các nhóm sau: cán bộ lãnh đạo, quản lý; Cán bộ chuyên ngành công nghệ thông tin; Cán bộ nghiệp vụ, chuyên viên.
Về phương thức đào tạo: tập trung, tại chỗ, từ xa. + Đối với chuyên viên, cán bộ nghiệp vụ:
- Tại chỗ: hướng dẫn các quy trình gắn liền với thực hành. - Tập trung: các khóa đào tạo chuyên đề ứng dụng.
- Từ xa: học qua email, tự học, nếu có thắc mắc thì trao đổi với chuyên gia.
Tốt nhất là áp dụng hình thức kết hợp hình thức đào tạo, bồi dưỡng tập trung ngắn hạn và sau đó áp dụng hình thức đào tạo từ xa.
+ Đối với cán bộ chuyên ngành CNTT của UBND huyện Tiền Hải: - Thu hút bằng các chính sách ưu đãi.
+ Đối với nguồn lực lượng chuẩn bị tuyển vào cơ quan: cần có yêu cầu về trình độ ứng dụng tin học, ít nhất là tin học văn phòng và phải có hình thức kiểm tra để tránh tình trạng lệch giữa khả năng và bằng cấp, nếu có sai lệch có thể yêu cầu tự bồi dưỡng để đạt yêu cầu vì khi làm việc trong cơ quan sẽ rất khó khăn trong cư cán bộ đi học, bồi dưỡng do cán bộ biên chế và phân công công việc là vừa đủ.
- Nghiên cứu và ban hành những quy định cụ thể về tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền lợi, yêu cầu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc của mình. Cần có đánh giá tác động của công nghệ thông tin đối với việc hoàn thành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình, bao gồm: dịch vụ hành chính công; năng suất, hiệu quả lao động; đổi mới tổ chức; hoạt động.
3.4. Nâng cao kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu trong công nghệ thông tin.
Xây dựng các biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống, sử dụng để bảo đảm thể thức văn bản. Danh sách các biểu mẫu điện tử phải tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lý, cập nhật kịp thời để tìm kiếm nhanbh chóng, dễ dàng.
Kênh thông tin của huyện có trách nhiệm cung cấp thông tin thực hiện theo nguyên tắc tạo điều kiện cho người dân tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng, tạo thuận lợi cho các hoạt động trên môi trường mạng. Mạng văn phòng điện tử liên thông có trách nhiệm quản lý văn bản đi, văn bản đến, trao đổi thông tin phục vụ cho hoạt động của ủy ban. Tiếp nhận ý kiến góp ý, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin của tổ chức, cá nhân; lưu trữ, xử lí, cập nhật, cung cấp thông tin, trả lời các yêu cầu; chuyển yêu cầu cung cấp thông tin đến đúng cơ quan có liên quan nếu nội dung yêu cầu cung cấp thông tin vượt quá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ phương thức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Đưa vào hoạt động hệ thống “xếp hàng tự động” trong tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ. Hệ thống gồm các màn hình vi tính được đặt tại bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả. Mỗi người dân đến liên hệ giải quyết các thủ tục về nhà đất, xây dựng, hộ tịch, đăng kí kinh doanh… sẽ được cấp một mã số hồ sơ. Đối với các trường hợp giải quyết trong ngày, người dân có thể ngồi chờ tại chỗ để được giải quyết. Đối với những trường hợp cần phải xác minh, xin ý kiến lãnh đạo…ủy ban huyện có thể đưa về tình trạng giải quyết hồ sơ lên mạng (đang nằm ở bộ phận nào, bộ phận bào đang năm hồ sơ.
Mở rộng quy mô xây dựng mạng văn phòng điện tử liên thông của huyện với các yêu cầu cần đặc biệt lưu ý: thông tin phải hiện thị nhanh; có công cụ tìm kiếm thông tin dễ sử dụng và cho kết quả đúng nội dung cần tìm kiếm; thông tin cần phải cập nhật nhanh chóng và thường xuyên, có quy định rõ thời hạn tồn tại của từng loại thông tin.
Nâng cao hơn nưa tính tương tác của website Ủy ban nhân dân huyện bằng cách cung cấp nhiều hơn nữa các dịch vụ trực tuyến cho người dân và doanh nghiệp như tra cứu hồ sơ, tra cứu thủ tục và trao đổi thông tin trực tuyến, cung cấp thông tin hai chiều… tiết kiệm được chi phí hành chính, hiamr hồ sơ thủ tục giấy tờ.
Bảo đảm an toàn thông tin trên môi trường mạng: các thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được phân loại, lưu trữ, bảo vệ theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin trên mạng đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin.
Xây dựng một chiến lược phát triển công nghệ thông tin khoa học, bài bản, phân kì rõ ràng, tránh tham lam, cùng một lúc tin học hóa nhiều bộ phận, lĩnh vực. Khi xây dựng và lựa chọn các phần mềm tác nghiệp, các bộ phận, công chức có thể làm việc bán thủ công, rồi mới tiến dẫn tới việc ứng dụng triệt để.
3.6. Xây dựng và hoàn thiện các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện.
- Cụ thể hóa, thể chế hóa các chính sách, quy định về ứng dụng và phát triển CNTT trên địa bàn huyện. Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp tại ủy ban huyện, chuẩn
hóa các quy định về tạo nguồn, trao đổi, chia sẻ thông tin, xây dựng các chính sách về thu hút, chế độ đãi ngộ, đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực CNTT.
- Xây dựng, hoàn thiện các cơ chế thu hút đầu tư vào CNTT gồm: Xây dựng hoàn thiện các chính sách ưu đãi trong đầu tư, kêu gọi vốn đầu tư trong nước và ngoài nước cho phát triển CNTT; đặc biệt là liên doanh, liên kết phát triển phần cứng, phần mềm, chuyển giao công nghệ và hợp tác quốc tế để thu hút vốn đầu tư nước ngoài, mở rộng thị trường cho các doanh nghiệp trong huyện, khuyến khích việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ CNTT được sử dụng trong huyện, trong tỉnh, trong nước.
- Tạo hành lang pháp lý, để hình thành các tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ tổ chức, cá nhân trong quá trình triển khai thực hiện các thủ tục liên quan đến Ứng dụng công nghệ thông tin trong UBND huyện Tiền Hải.
Tiểu kết
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và của UBND huyện Tiền Hải nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá bằng những phương tiện, kỹ thuật hiện đại. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện tốt các giải pháp này thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía.
Những giải pháp hoàn thiện ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải được đề xuất ở trên mang tính thực tiễn và lý luận. Vì vậy, việc triển khai áp dụng cần thực hiện linh hoạt, sáng tạo và có những điều chỉnh thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải.
KẾT LUẬN
Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã mang lại nhiều lợi ích cho con người, cho xã hội không chỉ ở trong nâng cao hiệu quả trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội mà công nghệ thông tin còn đem lại những giá trị tinh thần trong đời sống của con người. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là rất cần thiết vì công tác văn phòng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin. Các trang thiết bị máy móc phương tiện hiện đại đã làm thay đổi đáng kể trong văn phòng, đã dần thay thế các phương pháp làm việc thủ công với các thiết bị lạc hậu. Công việc trong văn phòng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm khối lượng lao động thủ công lớn. Đội ngũ cán bộ văn phòng sẽ gọn nhẹ hơn đồng thời có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được những yêu cầu khắt khe trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế. Nói tóm lại, những thành tựu mới trong công nghệ thông tin đã đưa xã hội phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động của cơ quan nhà nước tại huyện Tiền Hải đã có những thành tựu ban đầu nhất định, tạo nền tảng cho giai đoạn mới. Trong thời gian tới, huyện cần đẩy mạnh hơn nữa trong việc đầu tư đồng bộ về cơ sở hạ tầng, nguồn lực và các cơ chế thực hiện phối hợp hiệu quả.
Ứng dụng tin học, công nghệ thông tin trong quản lý, xử lý công việc là xu hướng tất yếu và phổ biến hiện nay do những ưu thế của tin học, công nghệ thông tin trong thời đại ngày nay. Vấn đề còn lại là việc áp dụng, ứng dụng, chọn lựa các giải pháp sao cho phù hợp với yêu cầu và tình hình thực tế của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải nói riêng và cơ quan nhà nước trên địa bàn huyện Tiền Hải nói chung, tiến tới xây dựng một nền hành chính điện tử hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ tốt nhất cho công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của huyện Tiền Hải.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2003), Quản trị học, NXB Thống Kê, Tp.HCM 2. Mike Harvey (2004), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội. 3. Ths. Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn bản
và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội.
4. Nguyễn Hữu Thân“Quản trị hành chính văn phòng”, NXB Thống Kê. 5. PGS.TS Đồng Thị Thanh Phương, ThS.Nguyễn Thị Ngọc An, “Quản trị
hành chính văn phòng”, NXB Thống Kê, năm 2009
6. TS. Nguyễn Khắc Khoa – Học viện Hành chính Quốc gia, Tin học ứng dụng trong Quản lý hành chính, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2004;
7. Tạ Hữu Ánh, Công tác hành chính – Văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2002;
8. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; 9. Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử,
10. Kênh thông tin điện tử huyện Tiền hải: http//ubnd.tienhai.gov.vn
11. Quy chế làm việc của UBND huyện, Văn phòng HĐND – UBND huyện. 12. Báo cáo Tổng kết hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Tiền hải năm 2016. 13. Thông tư số 24/2015/TT-BTTTT ngày 18/8/2015 của Bộ Thông tin và
Truyền thông quy định về quản lý và sử dụng tài nguyên Internet.
14. Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử.
15. Báo cáo số 84/BC-STTTT ngày 30/7/2014 của Sở Thông tin và Truyền thông về Kết quả đào tạo chuyển giao và sử dụng Hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình.
16. Công văn số 994/UBND-TH ngày 06/5/2013 của Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình.
17.Website: tienhai.thaibinh.gov.vn. 18.http://www.bachkhoatrithuc.vn/
PHỤ LỤC 1
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải.
Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ phối hợp UBND HUYỆN Chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch UBND phụ trách khối Nội chính Phó chủ tịch UBND phụ trách khối Văn hóa- xã
hội Phó chủ tịch
UBND phụ trách khối Kinh tế
Các phòng ban chuyên môn thuộc huyện Các phòng ban cơ quan
PHỤ LỤC 2 Sơ đồ 2:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải
Văn phòng HĐND – UBND Chánh Văn Phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ Phận IT Bộ Phận Quản Trị Bộ Phận Kế Toán Bộ Phận Văn thư Lưu trữ Bộ Phận Tổ chức Cán Bộ Bộ Phận Tổng Hợp
PHỤ LỤC 3: PHIẾU KHẢO SÁT
PHIẾU KHẢO SÁT
(Dành cho Cán bộ, công chức, viên chức tại UBND huyện Tiền hải)
Để giúp cho UBND huyện Tiền Hải có các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng đạt hiệu quả, xin Anh(chị) vui lòng cung cấp thông tin bằng cách trả lời câu hỏi và bảng câu hỏi dưới đây (bằng cách đánh dấu x vào ô trống hoặc trả lời câu hỏi phù hợp với ý kiến của mình).
Thông tin của anh(chị) cung cấp sẽ được bảo mật và được sử dụng làm cơ sở cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cho cơ quan. Em kính mong anh(chị), giúp đỗ em hoàn thành câu hỏi và bảng câu hỏi này !!
( Chúng tôi, đã khảo sát 50 CB, CC,VC về việc ứng dụng công nghệ thông