6. Cấu trúc của đề tài
2.2.2. Trong công tác quản lý văn bản
Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Tỉnh Thái Bình đã đầu tư hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông để số hóa, quản lý văn bản và trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp giữa các cơ quan nhà nước. Nắm bắt được tình hình đó, Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải đã tham gia vào hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình.
Công tác quản lý văn bản của UBND huyện Tiền Hải được tiến hành hoàn toàn trên Mạng văn phòng điện tử liên thông. Sử dụng Mạng văn phòng điện tử liên thông trong quản lý văn bản đi – đến tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo có thể quản lý, theo dõi dễ dàng quá trình luân chuyển, giải quyết văn bản của các chuyên viên. Bởi vì toàn bộ quá trình xử lý văn bản đều được thể hiện trên máy vi tính từ khi văn bản được hình thành, được chuyển đến, đến khi văn bản được giải quyết. Nhờ đó, việc báo cáo tình hình thực hiện công việc cũng có nhiều thuận lợi và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu của lãnh đạo. Ngoài ra, Mạng văn phòng điện tử liên thông đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cung cấp nhiều loại báo cáo thồng kê văn bản tùy theo yêu cầu của người sử dụng, như thống kê văn bản đi – đến, thống kê tình trạng xử lý văn bản,…
* Giới thiệu về Mạng văn phòng điện tử liên thông
Mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình (gọi tắt là mạng văn phòng điện tử liên thông) là phần mềm tin học hoạt động trên mạng máy tính được
sử dụng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Bình để theo dõi và quản lý văn bản được khoa học hơn, hỗ trợ lãnh đạo cơ quan theo dõi được tiến độ xử lý văn bản; chuyên viên tiếp nhận và báo cáo công việc mọi lúc, mọi nơi.
Mạng văn phòng điện tử liên thông có địa chỉ truy cập trên mạng Internet là: http://mvp.thaibinh.gov.vn/
(Giao diện mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình)
Để sử dụng được mạng văn phòng điện tử liên thông thì cán bộ, công chức, viên chức của ủy ban cần phải có tài khoản để truy cập. Khi đã có tài khoản riêng thì phải có trách nhiệm xử lý văn bản và cập nhật những thông tin theo nhiệm vụ được phân công, tuân thủ tài liệu hướng dẫn về quy trình vận hành, sử dụng phần mềm. Mạng văn phòng điện tử liên thông được tích hợp chữ ký số để xác định tính pháp lý của cá văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Các văn bản trao đổi trong mạng văn phòng điện tử liên thông gồm: lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập các cuộc họp của ủy ban nhân dân huyện và của các cơ quan, đơn vị; các loại văn bản để biết, để báo cáo; giới thiệu chữ ký, trụ sở làm việc,… trừ những văn bản như: văn bản tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo hoặc các văn bản đặc biệt khác.
Các dữ liệu, thông tin truyền tải trên hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông được định kỳ sao chép, lưu trữ theo các quy định hiện hành. Kiểm soát chặt
chẽ những người tham gia sử dụng và các mật khẩu truy nhập hệ thống. Thông tin trong hệ thống phải được thực hiện theo các quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định của ngành dọc về công tác bảo mật. Thực hiện việc điện tử hóa văn bản và ký số trên các văn bản do cơ quan đơn vị phát hành sử dụng. Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện việc tiếp nhận trên mạng văn phòng điện tử liên thông tối thiểu mỗi ngày làm việc một lần.
Mạng văn phòng điện tử liên thông được quản trị tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối quản lý, quản trị kỹ thuật, quản trị cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật mạng văn phòng điện tử liên thông tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.
Từ ngày sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông, công việc tại Văn phòng HĐND – UBND được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện hơn. Mạng văn phòng điện tử liên thông cũng là phần mềm được cán bộ cũng như nhân viên trong văn phòng nói riêng và trong toàn ủy ban nói chung thường xuyên sử dụng phục vụ cho nhiều hoạt động như: công tác soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản, công tác tham mưu – tổng hợp,…
Ngoài ra, để nắm bắt được rõ hơn về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải, tôi đã thực hiện một khảo sát đối với cán bộ công chức, viên chức trong văn phòng ủy ban về các phần mềm, ứng dụng của công nghệ thông tin (Phiếu khảo sát ở phần Phụ lục)
Quản lý văn bản đến
Sau khi đăng nhập bằng tên đăng nhập và mật khẩu thì kích chuột vào tab có dòng chữ “Văn bản đến” trên form dưới đây, từ đó sẽ hiện ra một danh sách văn bản từ các cơ quan, đơn vị, phòng ban khác gửi đến. Vì số lượng văn bản đến là rất nhiều nên mỗi khi cần tìm kiếm một văn bản nào đó thì sẽ điền vào phẩn thông tin văn bản, tiếp theo là điền tháng và năm ban hành văn bản đó, cuối cùng là ấn “Tìm kiếm” (ô màu vàng) là văn bản cần tìm sẽ hiện ra. Nếu không nhớ được nội dung văn bản mà chỉ nhớ được số, kí hiệu văn bản thì chúng ta vẫn điền vào “Thông tin văn bản” , văn bản đó sẽ vẫn hiện ra.
(Quản lý văn bản đến bằng mạng văn phòng điện tử liên thông)
Cập nhật thông tin văn bản đến bao gồm: số, kí hiệu văn bản, cấp ban hành, phân loại văn bản, đơn vị gửi, mức độ khẩn, dấu độ khẩn, nhiệm vụ thi hành văn bản, trích yếu nội dung của văn bản,… tiếp đến chọn chức năng “tiếp nhận” văn bản để lưu thông tin vừa cập nhật. Văn bản đến mà văn phòng vừa tiếp nhận sẽ hiển thị chi tiết trên form gồm có: số và kí hiệu văn bản, ngày tháng phát hành văn bản, ngày nhận văn bản, trích yếu nội dung văn bản, cơ quan ban hành văn bản. Chương trình còn đưa ra sự phân biệt giữa văn bản đến vừa tiếp nhận hoặc văn bản vừa xử lý và văn bản đã tiếp nhận trước đó. Hay, có thể click vào phần “ Bút phê văn bản” để biết được văn đó được chỉ đạo cho ai thực hiện và biết được văn bản đó đã được xử lý chưa. Sau khi đã tiếp nhận văn bản, văn phòng có quyền và nhiệm vụ xử lý văn bản như sau: Chỉ cho phép xem, không có quyền sửa chữa hoặc hiệu chỉnh văn bản đến.
Sau khi xem văn bản đến, cấp văn phòng có quyền xử lý văn bản bằng cách chuyển văn bản hay giao việc cho các chuyên viên thực hiện hoặc chuyển, giao việc cho các phòng ban. Tại đây cán bộ văn phòng muốn chuyển công văn xuống cho phòng ban nào thì sẽ tích vào phòng ban đó, bên cạnh đó nếu có ý kiến chỉ đạo gì thì nhập nội dung vào ý kiến chỉ đạo, kích chuột vào mục lựa chọn chức năng để lựa chọn công văn gửi xuống nhằm mục đích gì: phân phối, trao đổi thông tin, thực hiện, báo cáo. Trong đó có thể lựa chọn luôn trạng thái để mô tả văn bản gửi cho các
phòng ban và giao việc để thực hiện lệnh. Văn bản đến hiển thị chi tiết bao gồm: ngày nhận, phòng ban thực hiện, ý kiến chỉ đạo, chức năng của văn bản.
Quản lý văn bản đi
Quy trình nghiệp vụ: tiếp nhận công văn công việc từ cấp phòng ban gửi tới – xem văn bản. Chuyển văn bản đến các văn bản khác. Cũng giống với Văn bản đến, khi cần tìm bất kỳ một văn bản đi nào thì chỉ điền thông tin văn bản, năm, tháng ban hành văn bản là có thể tìm thấy văn bản mà chúng ta cần.
(Quản lý văn bản đi bằng Mạng văn phòng điện tử liện thông)
Nội dung hiển thị khi Click vào “Văn bản đi” gồm những thông tin sau: số và kí hiệu văn bản, trích yếu nội dung văn bản, ngày ban hành, lãnh đạo ký. Có thể thấy được văn bản đi là những văn bản được ủy ban nhân dân huyện gửi tới các cơ quan, đơn vị hay các phòng ban khác.
Khi cần gửi văn bản đi đến các cơ quan, phòng ban khác thì cần click vào phần soạn thư, sau đó màn hình sẽ hiện ra như form dưới đây:
(Quản lý văn bản đi bằng Mạng văn phòng điện tử liện thông)
Gửi đến đơn vị nào thì sẽ click vào “Đơn vị” và sau đó chọn đơn vị, phòng ban, nhóm người dùng cần gửi. Tiếp đến là muốn gửi đến cá nhân nào trong đơn vị, phòng ban đó thì sẽ di chuột vào “Tới” để chọn lựa. Sau đó, sẽ lựa chọn chủ đề và file của văn bản cần gửi đi. Cuối cùng là điền thông tin vào phần “Nội dung” khi muốn thể văn bản gửi đi với mục đích gì.
2.2.3. Trong công tác tham mưu, tổng hợp.
Văn phòng HĐND – UBND với chức năng tham mưu, giúp việc nên thường xuyên thu thập thông tin và xử lý thông tin để giúp lãnh đạo cơ quan điều hành công việc một cách có hiệu quả.
Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải với chức năng, nhiệm vụ rộng vì vậy văn phòng là đầu mối thu thập và xử lý các thông tin để tham mưu cho lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý tối ưu. Công tác thu thập thông tin thường được nhân viên văn phòng tìm kiếm trên mạng văn phòng điện tử liên thông. Các cán bộ, công chức, viên chức trong ủy ban được cấp tài khoản để truy cập nhằm tìm kiếm, trao đổi thông tin. Các văn bản trao đổi trong mạng văn phòng điện tử liên thông gồm: giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp; các văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, lịch công tác; các chương trình kế hoạch của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc và các
loại văn bản khác; trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư, tranh chấp, khiếu nại, tố cáo hoặc các văn bản đặc biệt khác.
Ngoài ra, nhờ vào mạng Internet mà nhân viên cũng như lãnh đạo tại UBND huyện Tiền Hải không chỉ tìm kiếm thông tin trên Mạng văn phòng điện tử liên thông mà còn tìm kiếm trên nhiều phần mềm, trang web, ứng dụng khác nhau. Một trong các công cụ được sử dụng phổ biến và hiệu quả là công cụ tìm kiếm google và Cốc Cốc. Ngoài ra các cán bộ, nhân viên tại ủy ban còn tìm kiếm thông tin trên các nguồn điện tử mở,…
* Cổng thông tin điện tử
Để tìm kiếm thông tin phục vụ cho công tác tham mưu – tổng hợp, cán bộ, công chức, viên chức văn phòng huyện thường truy cập vào địa chỉ: http://tienhai.thaibinh.gov.vn
(Cổng thông tin điện tử huyện Tiền Hải)
Cổng thông tin điện tử là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin các dịch vụ, ứng dụng; là một sản phẩm hệ thống phần mềm được phát triển trên một sản phẩm cổng lõi (Portal core), thực hiện trao đổi thông tin dữ liệu với các hệ thống thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và trao đổi với người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất trên nền tảng web tại bất kỳ thời điểm nào và từ bất kỳ đâu.
=> Cổng thông tin điện tử đã cung cấp cho cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải có thêm một nguồn thông tin phong phú, thông tin có khả năng phổ cập rộng rãi, nhanh chóng, tạo nên một môi trường làm việc đơn giản và hiệu quả. Giúp cho lãnh đạo nhanh chóng truyền đạt các thông điệp, các chủ trương chính sách tới nhiều đối tượng. Có thể dễ dàng nắm bắt diễn biến, tiến độ thực hiện công việc, các đề xuất kiến nghị của đơn vị. Cán bộ, nhân viên của các cơ quan ngoài ủy ban huyện có thể cùng phối hợp xử lý các nghiệp vụ liên ngành thông qua các phần mềm được tích hợp sẵn trên cổng thông tin điện tử Tiền Hải – Thái Bình.
* Từ điển mở
Trong xu thế người dùng khai thác thông tin trên Internet ngày càng nhiều đòi hỏi phải có những công cụ hỗ trợ, tra cứu các khái niệm, từ vựng một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện; điều này dẫn đến khái niệm từ điển mở ra đời. Vậy từ điển mở là gì? Hiện từ điển mở chưa có một khái niệm cụ thể nhưng được rất nhiều người sử dụng với một số đặc điểm như: là một bộ từ điển, là một phần mềm nguồn mở, tra cứu trên máy tính, người sử dụng có thể thêm vào các giải thích của mình để chia sẻ với người khác, được phát triển với cộng đồng bạn đọc, do đó giúp cho mọi người có cách nhìn đa chiều khi tiếp cận một số khái niệm. Một số từ điển mở được nhân viên Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải thường xuyên sử dụng là:
- Bách khoa toàn thư mở (www.wikipedia.org).
- Bách khoa toàn thư mở tiếng Việt (http://vi.wikipedia.org/).
- Từ điển tiếng Việt mở (http://www.infomatik.uni-lepzide/-due/Dict/). - Từ điển Anh – Pháp – Việt – Hàn (http://vdict.com/).
Bên cạnh việc thu thập và xử lý thông tin nhằm tham mưu cho lãnh đạo thì nhân viên văn phòng còn trực tiếp xây dựng các chương trình công tác của cơ quan hàng năm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan. Và công việc này được thực hiện dễ dàng hơn khi đã có mẫu văn bản sẵn trên máy vi tính mà nhân viên văn phòng chỉ cần điền nội dung thay thế vào.