6. Cấu trúc của đề tài
2.2.6. Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Hiểu được tình hình đó, UBND huyện Tiền Hải đã áp dụng phần mềm Microsoft Excel 2007 để quản lý các trang thiết bị văn phòng. Như đã giới thiệu ở phần trên, nhờ các tính năng mới ưu việt của MS Excel 2007 thì việc giữ gìn và sử dụng trang thiết bị văn phòng được lâu bền, hiệu quả. Ngoài ra, khi TTBVP đến thời hạn bảo dưỡng hay hết khấu hao thì đều có thể sớm biết được nhờ đó mà việc sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế các trang thiết bị cũ, hỏng hóc được kịp thời. Mỗi khi xảy ra mất mát hoặc biến đổi, thay đổi liên quan đến thiết bị được giao thì nhân viên đã kịp thời báo cáo với cán bộ lãnh đạo, quản lý. Ngoài ra, ủy ban cũng đã đào tạo, bồi dưỡng thêm cho nhân viên về các kĩ năng sử dụng, xử lý những TTBVP. Việc xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến cũng thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, việc quản lý trang thiết bị tại ủy ban vẫn chưa thực sự được tốt, bởi Ủy ban nhân dân huyện Tiền hải chưa ứng dụng các phần mềm chuyên dụng trong việc bảo quản, quản lý,theo dõi trang thiết bị, phương tiện làm việc. Chính vì lẽ đó, nhiều khi việc thống kê, kiểm tra các trang thiết bị chưa được chuẩn xác.
Nhìn chung, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học, quan trọng hơn là việc biết ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý các trang thiết bị. Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
2.2.7. Trong công tác tổ chức hội họp
Trong quản lý hành chính nhà nước, hội họp rất quan trọng và về lâu dài hội họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để thực hiện, phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, cơ chế tham gia tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội.
Để các cuộc họp đạt được hiệu quả về cả hình thức lẫn nội dung thì UBND huyện Tiền Hải đã ứng dụng phần mềm Microsoft Powerpoint 2007 dùng trong công tác tổ chức các cuộc hội họp. Chính vì lẽ đó, mỗi khi tổ chức các cuộc hội họp thì Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền hải đều có thể chuẩn bị một cách khoa học về tài liệu, thời gian, các nội dung cần thảo luận...
(Giao diện Microsoft Powerpoint 2007)
Microsoft PowerPoint (gọi tắt là PowerPoint) là một phần mềm trình diễn do hãng Microsoft phát triển. PowerPoint là một phần của gói ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Nó có thể cài đặt và sử dụng được trên cả máy tính dùng hệ điều hành Windows lẫn Mac OS X. Bản dùng cho hệ điều hành Windows còn có thể dùng cho cả các máy tính với hệ điều hành Linux nhờ lớp tương thích Wine.
MS Powerpoint 2007 giúp cho việc soạn thảo các văn bản dùng cho việc thuyết trình trước cuộc họp trở nên súc tích, ngắn gọn và dễ hiểu. Nếu như trước đây, trong các cuộc hội họp thường chỉ sử dụng các văn bản bằng giấy và lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức chỉ đứng lên để đọc gây nên sự nhàm chán, cho người nghe thì giờ đây nhờ có Powerpoint 2007, các cuộc hội họp được trình này khoa học hơn và có tính thẩm mĩ hơn. Hơn thế nữa, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm Microsoft Powerpoint còn góp phần tạo nên sự sáng tạo và gây hứng thú cho người người nghe, từ đó mang lại hiệu quả cao cho các cuộc hội họp của ủy ban.
(Nguồn Văn phòng HĐND – HĐND huyện Tiền Hải)
Bên cạnh đó, các báo cáo, tham luận trình bày tại cuộc họp, hội nghị còn được trình bày trên màn ảnh, qua các máy chiếu over head hoặc projector làm cho nội dung được rõ ràng sinh động. Ngoài ra, việc chuẩn bị phòng họp cũng được nhân viên văn phòng thực hiện đầy đủ, đảm bảo cho phòng họp luôn có đủ phương tiện cần thiết như: loa, đài, micro, máy chiếu,…
2.2.8. Trong công tác truyền thông
Truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến mọi vấn đề của xã hội. Truyền thông tác động đến nhận thức của công chúng, từ nhận thức sẽ tác động đến hành động và
ứng xử của công chúng. Khi mà một ứng xử của công chúng được lặp đi lặp lại sẽ thành nề nếp, tập quán cuối cùng trở thành những chuẩn mực của xã hội. Nhờ đến truyền thông mà những vấn đề này được xã hội chấp nhận và lan truyền nhanh trong công chúng.
Truyền thông nhằm giúp cho các bộ phận, các cá nhân liên quan và có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ năm được, hiểu được tất cả các thông tin cần thiết cho công việc. Việc nắm bắt đầy đủ thông tin sẽ giúp cho các bộ phận, cá nhân hiểu được nhiệm vụ cụ thể của mình, các yêu cầu công việc cần phải đạt được, nắm chắc phương pháp thực hiện, xác định mối quan hệ với các bộ phận, cá nhân khác để phối hợp thực thi nhiệm vụ. Đồng thời trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, việc kịp thời nắm bắt các vấn đề phát sinh, hiểu được tâm tư, tình cảm và những khúc mắc trong công việc của các bộ phận, cá nhân sẽ giúp nhà quản trị văn phòng có biện pháp kịp thời xử lý một cách kịp thời và hiệu quả, đảm bảo cho các nhiệm vụ đạt được kết quả tốt nhất như dự kiến đã đề ra. Ví dụ như tại một cơ quan, khi lãnh đạo yêu cầu văn phòng tiến hành công tác lấy phiếu tín nhiệm đối với một người đang được cấp trên xem xét, bổ nhiệm thì cần có biện pháp khéo léo, tế nhị. Có thể áp dụng biện pháp trực tiếp (như bằng văn bản, biểu quyết trong cuộc họp) nhưng cũng có thể bằng phương pháp gián tiếp (thông qua đánh giá nhân sự định kỳ mà người được hỏi ý kiến không biết). Mục tiêu cuối cùng là lấy được ý kiến về nhân sự một cách chính xác, khách quan nhưng không gây xáo trộn trong tập thể.
Có rất nhiều hình thức truyền thông khác nhau như: loa đài, truyền hình, báo chí,… Và với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin hiện nay thì việc ứng dụng những thành tựu của nó vào công tác truyền thông là điều không thể thiếu. Tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đã sử dụng những trang thông tin điện tử (website) để cung cấp những thông tin về các lĩnh vực: văn hóa – xã hội, kinh tế, nông thôn mới, an ninh quốc phòng,... Vậy trang thông tin điện tử là gì? Trang thông tin điện tử là hệ thống thông tin dùng để thiết lập một hoặc nhiều trang thông tin được trình bày dưới dạng ký hiệu, số, chữ viết, hình ảnh, âm thanh và các thông
tin khác phục vụ cho việc cung cấp và sử dụng thông tin trên Internet. Trang thông tin điện tử được phân thành 5 loại như sau:
- Báo mạng điện tử.
- Trang thông tin điện tử tổng hợp. - Trang thông tin điện tử nội bộ. - Trang thông tin điện tử cá nhân.
- Trang thông tin điện tử ứng dụng chuyên ngành.
“Báo mạng điện tử” là phương thức được ủy ban sử dụng nhiều nhất trong việc truyền tải thông tin đến công chúng. Báo mạng điện tử là một loại hình báo chí được xây dựng dưới hình thức của một trang web và phát hành trên mạng internet với các đặc trưng riêng biệt đặc trưng riêng biệt, đó là tính đa phương tiện, tính tương tác cao, tính tức thời, phi định kỳ, khả năng truyền tải thông tin không hạn chế, với các lưu trữ thông tin dưới dạng siêu văn bản, khả năng liên kết.
(Báo mạng điện tử )
Nếu theo hình thức truyền thông thông thường, thông tin được truyền tải mang tính chất đơn nhất về hình thức thể hiện, công chúng chỉ có thể được tiếp cận thông tin bằng cách đọc, nghe hoặc xem, nhưng với báo mạng điện tử, tính chất đơn nhất ấy đã bị phá vỡ, khi thể hiện nội dung trên các trang báo mạng người ta có thể vừa thể hiện bằng bản chữ viết (text), vừa trình bày minh họa bằng hình ảnh
(picture, video), âm thanh (audio). Với cách tiếp cận này, công chúng được tiếp nhận thông tin bằng cách thỏa mãn các giác quan khác nhau, tạo nên hiệu ứng tương tác mạnh mẽ nhất so với các loại truyền thông truyến thống.
Như vậy, việc ứng dụng những thành tựu tiến bộ của công nghệ tin vào công tác truyền thông, ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải đã đưa thông tin đến người dân về các chính sách kinh tế, văn hóa xã hội, luật pháp đến với dân chúng, thuyết phục công chúng thay đổi về nhận thức và hành xử đúng pháp luật. Ngoài ra, cũng nhờ truyền thông mà Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải có thể thăm dò lấy ý kiến của dư luận trước khi ban hành các văn bản pháp lý, điều chỉnh các chính sách quản lý của mình và tạo ra sự đồng thuận cao trong dân chúng. Truyền thông giúp cho những người thừa hành pháp luật được trong sạch và mình bạch hơn, thông qua thông tin phản biện của các đối tượng dân chúng trong xã hội.
Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT trong truyền thông cũng có tính hai mặt của nó nếu thông tin, hình ảnh truyền đi không được kiểm soát thì sẽ mang đi tính tiêu cực, từ đó tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực cho các đối tượng công chúng trong xã hội. Nhất là những đối tượng thanh thiếu niên, những đối tượng có trình độ nhận thức còn thấp, không có khả năng chắt lọc thông tin, nếu thông tin từ truyền thông tiêu cực thì dễ bị lôi kéo và có những tác động tiêu cực cho bản thân và cho cộng đồng xã hội.
2.2.9. Trong công tác lưu trữ
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Đối với công tác lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác văn thư, lưu trữ có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải có chức năng giúp cho Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ của huyện theo đúng quy định của pháp luật. Hiện nay, UBND huyện đang bả quản hơn 105 mét giá tài liệu, thành phần tài liệu lưu trữ của ủy ban đang bảo quản trong kho lưu trữ rất đa dạng và phong phú. Ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu bản đồ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và các tài liệu chuyên ngành khác. Với số lượng hồ sơ, tài liệu khá nhiều như vậy, muốn tìm kiếm và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ một cách chính xác và nhanh chóng đòi hỏi phải có giải pháp tối ưu. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một lựa chọn đã được UBND huyện Tiền Hải thực hiện trong những năm gần đây.
UBND huyện Tiền Hải đã từng bước tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với 02 phần mềm tiêu biểu nhằm phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ. Nếu như phần mềm phục vụ cho việc quản lý văn bản đi, đến là mạng văn phòng điển tử liên thông đã được nhắc đến trong phần trước, thì để quản lý tài liệu lưu trữ được hiệu quả hơn,ủy ban đã sử dụng một phần mềm quản lý tài liệt lưu trữ để phục vụ cho công tác này.
(Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ)
Đây là phần mềm quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành trên mạng nội bộ tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. Phần mềm này xây dựng trên một cơ sở dữ liệu khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản. Chương trình có sẵn nhiều chức năng trợ giúp mạnh. Nhân viên có đầy đủ khả năng truy cập, tìm kiếm, lưu trữ và tổ chức thông tin. Với
một cơ sở dữ liệu cài trên máy chủ thì cán bộ, nhân viên văn thư lưu trữ có thể truy cập vào một cơ sở dữ liệu dùng chung thông qua phần mềm và phân quyền cho máy trạm.
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hỗ trợ sẵn các mẫu nhập liệu quản lý văn bản, hồ sơ, cho việc nhập số liệu,… các khung nhìn cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin, các chương trình cho hiển thị và tự động hóa các tiến trình công việc có liên quan. Với những tính năng trên có thể đáp ứng được việc quản lý, tra tìm và khai thác tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Tiền Hải được nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ giao diện hoàn toàn bằng tiếng việt, thiết kế thân thiện với người sử dụng. Giúp cho nhân viên văn thư lưu trữ nắm được tiện ích của mạng máy tính, của internet với một cách tiếp cân tự nhiên nhất, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng hữu ích của công nghệ thông tin hơn, và giúp nhân viên có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả.
Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ đã tạo được một số cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của con người. Phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng tăng của xã hội, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công cuộc CNH – HĐH huyện tiền Hải. Đặc biệt là việc ứng dụng CNTT khác phục được tình trạng một số tài liệu quý hiếm đang có nguy cơ xuống cấp do phương tiện bảo quản.