6. Cấu trúc của đề tài
2.2.1. Trong công tác soạn thảo văn bản
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đã kịp thời ứng dụng, cập nhật các thiết bị, phần mềm để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản. Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện Tiền Hải và đơn vị gồm: Quyết định (cá biệt), Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận và một số văn bản khác liên quan đến quá trình điều hành, thực hiện của UBND huyện Tiền Hải và các cơ quan, đơn vị. Số lượng của một số loại văn bản do UBND huyện Tiền Hải ban hành trong 05 năm trở lại đây:
STT bản ban hành Tên loại văn Năm Số lượng
2012 2013 Năm 2014 Năm Năm 2015 2016 Năm
01 Quyết định 1401 1329 1352 1312 1420 02 Thông báo 383 302 289 312 331 03 Chỉ thị 05 08 04 06 07 04 Kế hoạch 62 54 48 47 58 05 Công văn 2892 2673 2734 3054 3121 06 Báo cáo 189 132 156 167 192 07 Giấy mời 192 179 212 195 224 Tổng 5124 4677 4795 5093 5353
(Nguồn Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải)
Vì ở tất cả các phòng ban của ủy ban đều được trang bị máy vi tính và các thiết bị khác như máy photocopy, máy in… nên việc soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đều được tiến hành hoàn toàn trên máy vi tính. Phần mềm mà cán bộ, công chức, viên chức trong văn phòng của UBND huyện Tiền Hải dùng để phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản bao gồm các phần mềm như: Microsoft Word, Unikey, Bộ Font TCVN3, Free PDF To Word Doc Converter, Foxit Reader cho PC và các trình duyệt web.
Microsoft Word 2007
Có rất nhiều phần mềm dành cho việc soạn thảo văn bản như MS Word 2003, MS Word 2007, MS Word 2010, MS Word 2013,… nhưng tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải chỉ sử dụng phần mềm Microsoft Word 2007 cho việc soạn thảo văn bản.
Microsoft Word 2007, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một chương trình soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều ứng dụng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn
thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra, cùng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word 2007 thường lưu tên tập tin với đuôi là.doc, hay .docx.
(Giao diện Microft Word 2007)
* Giới thiệu về các thành phần trên thanh công cụ của MS Word 2007: 1. Home: giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề.
2. Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
3. Page Layout: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản. 4. Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị. 5. Mallings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
6. Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu. 7. View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.
Nhờ có phần mềm MS Word 2007 mà công tác soạn thảo đã trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn trước. Các văn bản được soạn thảo đúng nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của nhà nước. Việc chỉnh sửa văn bản cũng cũng được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn, nếu như trước đây, khi chưa ứng
dụng CNTT trong soạn thảo, việc sửa lỗi sai của văn bản là rất khó, thậm chí còn phải bắt đẩu lại từ đầu. Nhưng giờ đây, nhờ những tính năng nổi trội của phần mềm MS Word 2007 thì việc sửa chữa lỗi sai khi đang soạn thảo văn bản được thực hiện đơn giản hơn. Ví dụ như, khi viết sai chính tả thì chỉ cần ấn chỉnh sửa các phím quy định “dấu” trong phần mềm là có thể thay đổi; hay khi viết sai nội dung của một văn bản nào đó, thì cũng chỉ cần “bôi đen” phần văn bản đó rồi xóa đi và viết lại là được. Quan trọng hơn trong công tác này, đó là việc soạn thảo văn bản diễn ra nhanh hơn trước rất nhiều, một cán bộ nhân viên văn phòng có thể soạn thảo được nhiều văn bản phục vụ cho hoạt động của ủy ban nói chung cũng như của văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, khi soạn thảo văn bản còn có thể chèn thêm các hình ảnh, bảng biểu,… giúp cho các văn bản có thêm nhiều nội dung thực tế hơn. Thông thường tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải thường dùng theo những form văn bản nhất định rồi khi soạn thảo chỉ cần thay thế nội dung vào như: giấy mời, quyết định, kế hoạch,… điều này giúp cho việc soạn thảo được thực hiện nhanh hơn
Unikey – Phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt.
Soạn thảo các văn bản có nội dung bằng tiếng Việt gần như là công việc bắt buộc với tất cả nhân viên văn phòng. Do đó, bộ gõ tiếng Việt là một trong những công cụ không thể thiếu trên máy tính nhằm phục vụ cho việc soạn thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị.
Unikey giống như một phần mềm bắt buộc chính vì vậy mà trong các máy tính tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đã được trang bị phần mềm này. Nhờ có phần mềm Unikey thì cán bộ, nhân viên văn phòng mới có thể gõ được tiếng Việt. Vì vậy, mà công tác soạn thảo văn bản mới có thể trở nên dễ dàng hơn.
Free PDF To Word Doc Converter – Phần mềm chuyển đổi file PDF sang Word. Hiện nay, hầu hết các văn bản, tài liệu có trên mạng đều để ở định dạng file là PDF để cho không bị thay đổi, cũng như có được dung lượng file là tối ưu nhất. Như đã trình bày ở trên, UBND huyện Tiền hải đã sử dụng Mạng văn phòng điện tử liên thông để giải quyết công việc, trao đổi thông tin,… và các loại văn bản được gửi đến mạng văn phòng điện tử liên thông đều được để dưới 2 dạng, đó là .docx và pdf. Bởi vậy, phần mềm chuyển đổi file PDF sang Word là một trong những phần mềm không thể thiếu nhằm hỗ trợ cho nhân viên văn phòng trong công tác soạn thảo văn bản.
(Phần mềm chuyển đổi File PDF sang Word)
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm này còn giúp cho việc đưa file PDF lên Mạng văn phòng điện tử liên thông cũng dễ dàng chia sẻ và đọc được file trên các thiết bị di động, chính vì vậy việc khi tải các file trên mạng về hầu hết là file định dạng PDF. Tuy nhiên, với các file PDF chúng ta không thể sửa được nội dung của nó, mọi người khi muốn có bất kỳ thay đổi nào thì sẽ phải chuyển đổi file PDF sang định dạng file Word là .doc. Nói đến chuyển đổi dữ liệu file PDF sang file Word thì
Free PDF to Word Doc Converter đang là phần mềm chuyển đổi miễn phí số một hiện nay. Là một phần mềm chuyển đổi dữ liệu tương đối dễ sử dụng, dung lượng file bé, nên Free PDF to Word Doc Converter thích hợp với mọi đối tượng. Nhằm đưa công tác soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng thuận tiện hơn, Văn phòng UBND huyện Tiền Hải đã sử dụng phần mềm này.
=> Tóm lại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo văn bản đã góp phần nâng cao chất lượng, tính chính xác và thẩm mỹ của văn bản, tiết kiệm không ít thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phòng.