6. Cấu trúc của đề tài
2.1.3.3. Trang thiết bị, dụng cụ trong Văn phòng HĐND – UBND huyện
Hải.
Ủy ban nhân huyện Tiền Hải đã chú trọng đầu tư mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ làm việc tại văn phòng. Bởi trong thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa như hiện nay con người muốn làm việc có hiệu quả thì không thể thiếu sự trợ giúp của các phương tiện máy móc hiện đại.
Các trang thiết bị hiện nay của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải gồm 03 loại:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy điện thoại, máy in, máy scan, máy photo coppy…
- Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ…
- Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…
Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải.
STT Tên dụng cụ, trang thiết bị văn phòng Số lượng Đơn vị
1 Máy vi tính 08 Bộ
2 Máy điện thoại 02 Cái
3 Máy in 02 Chiếc
4 Máy scan 01 Chiếc
5 Điều hòa nhiệt độ 01 Chiếc
6 Máy photo copy 01 Chiếc
7 Đèn chiếu sáng 03 Cái
8 Tủ đựng tài liệu 02 Chiếc
9 Bàn ghế làm việc 04 Bộ
10 Bàn ghế tiếp khách 02 Bộ
(Nguồn Văn phòng HĐND – UBND)
Qua bảng thống kê số lượng các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho Văn phòng HĐND – UBND như trên, ta thấy UBND huyện Tiền Hải đã quan tâm vào việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng. Nhưng so với nhu cầu thực tế, so với tính chất công việc vẫn còn thiếu, chưa đầy đủ dẫn tới ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng. Ví dụ như: hiện tại phòng chỉ có một máy in, điều đó đã gây ra sự chờ đợi giữa các
thành viên trong phòng khi cần in ấn tài liệu cùng một lúc và điều đó gây ảnh hưởng đến tiến độ trong công việc.
2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải
Để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì Văn phòng sẽ hoàn thành được những nhiệm vụ của mình và việc ứng dụng đó sẽ mang lại hiệu quả cao cho công việc. Cũng bởi thế, hiện nay tại UBND huyện Tiền Hải đã sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông để quản lý văn bản và tạo lập hồ sơ công việc, tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử về trao đổi và xử lý văn bản liên thông qua môi trường mạng bao gồm: quản lý văn bản đến; tiến trình xử lý, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.