8. Bố cục của luận văn
3.2.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự
- Về tổ chức: Có thể nói rằng tổ chức bộ máy trong một cơ quan, là công cụ để thực hiện nhiệm vụ được giao. Trong định hướng phát triển ngành lưu trữ nói chung và công tác Văn thư - Lưu trữ ở các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan Trung ương đã xác định rõ việc củng cố tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ như sau: “tiếp tục kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ văn thư, lưu trữ”, theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/2/2005 của Bộ Nội vụ tại các cơ quan, đồng thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc bố trí đủ nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn ngạch văn thư, lưu trữ.
Vì vậy, việc đầu tiên là phải kiện toàn và thành lập tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ. Tuy nhiên, việc thành lập tổ chức lưu trữ và bổ sung nhân sự lưu trữ cần phải nghiên cứu xem xét sao cho phù hợp với tình hình hiện nay đang tinh gọn bộ máy.
Hiện tại, Văn phòng Viện Hàn lâm đã thành lập Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm. Công tác văn thư hiện tại được bố trí tại Phòng Tổ chức - Hành chính. Để thuận lợi cho công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao cần xem xét và bố trí lại công tác văn thư nên sát nhập sang Phòng Lưu trữ thành Phòng Văn thư - Lưu trữ.
lãnh đạo cần xem xét nếu không thành lập một phòng riêng, có thể thành lập tổ văn thư - lưu trữ có trách nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ và công tác văn thư.
- Về nhân sự: Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay cơ bản chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định của ngành lưu trữ. Về chuyên môn nghiệp vụ của ngành chưa đúng, dẫn đến hiệu quả, chất lượng công việc chưa cao.
Để chuẩn hóa đội ngũ viên chức lưu trữ, các đơn vị đã có biên chế, cần xem lại về trình độ chuyên môn, yêu cầu có trình độ từ trung cấp lưu trữ, hạn chế bố trí viên chức kiêm nhiệm. Viên chức làm lưu trữ nếu chưa đủ trình độ, cần phải đưa đi bồi dưỡng, tham gia các khóa đào tạo để hoàn thiện về chuyên môn lưu trữ.
Trong việc tuyển dụng mới nhân sự lưu trữ, các đơn vị cần tuyển dụng viên chức có chuyên ngành lưu trữ để không phải đào tạo, bồi dưỡng lại.