8. Bố cục của luận văn
2.2.3. Ban hành, phổ biến văn bản
- Ban hành văn bản: Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, từ năm 2001 đến nay, Viện Hàn lâm đã xây dựng các văn bản quản lý cấp Viện Hàn lâm để triển khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm, cụ thể Viện đã ban hành được một số văn bản sau:
+ Quyết định về việc thành lập Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng; + Quy chế về công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện Hàn lâm; + Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của Viện Hàn lâm;
+ Quy định danh mục cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ và phương án phân loại Phông lưu trữ Viện Hàn lâm...
ISO 9001: 2008: Quy trình giao nhận hồ sơ, tài liệu; Quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ; Quy trình thuê chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Những năm gần đây, Viện Hàn lâm đã ban hành được một số văn bản quản lý hoạt động lưu trữ, nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất hoạt động lưu trữ và cơ bản hoạt động lưu trữ của Viện đã đi vào nền nếp không còn buông lỏng như trước đây.
- Phổ biến văn bản: Việc phổ biết văn bản được thực hiện thường xuyên khi có các văn bản mới. Các hình thức thực hiện theo đường công văn, sao gửi và một hình thức nữa là tập trung phổ biến vào các đợt tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ.
Về phía các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị chỉ mới áp dụng, phổ biến, tuyên truyền các văn bản quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ. Chưa ban hành văn bản riêng của đơn vị về chỉ đạo, điều hành nhằm quản lý công tác lưu trữ của đơn vị mình.