8. Bố cục của luận văn
2.3.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ
- Tại cấp Viện Hàn lâm:
Đối với tài liệu hành chính: Tài liệu của Phông lưu trữ Viện Hàn lâm được áp dụng phương án phân loại theo mặt hoạt động kết hợp với thời gian. Việc phân loại theo các khối tài liệu và trong các khối tài liệu sẽ phân loại theo nguyên tắc đặc trưng phương án phân loại mặt hoạt động - thời gian. Tài liệu được chia theo các mặt hoạt động, sau đó trong phạm vi từng mặt hoạt động tài liệu tiếp tục phân chia theo thời gian và phân chia theo nhóm lớn, trong từng nhóm phân thành nhóm vừa, nhóm nhỏ và tiếp theo phân thành từng hồ sơ. Đây cũng là những tài liệu phản ánh rõ nét nhất chức năng, nhiệm vụ của Viện, thể hiện được quá trình hoạt động cũng như các mặt hoạt động của Viện. Phân loại tài liệu như sau:
Tài liệu tổng hợp; Tài liệu văn phòng; Tài liệu về xây dựng cơ bản và nhà đất; Tài liệu về công tác phòng cháy chữa cháy và quân sự; Tài liệu khối Tổ chức - Cán bộ và đào tạo; Tài liệu khối Kế hoạch - tài chính; Tài liệu khối quản lý Khoa học; Tài liệu khối hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu kiện; Tài liệu khối thi đua khen thưởng; Tài liệu khối Đảng - Đoàn thể.
Tài liệu trước tiên được phân thành các khối: Văn phòng, Tổ chức, Khoa học, Hợp tác quốc tế; Xây dựng cơ bản, Kế hoạch - Tài chính; Hoạt động của các đoàn thể... Trong mỗi khối được phân theo thời gian (năm).
chưa đầy đủ, thiếu nhiều thành phần tài liệu, nhiều khi còn lẫn các tài liệu của các mặt hoạt động khác như tài liệu về quân sự, quốc phòng để chung với tài liệu của tổ chức cán bộ. Do tài liệu thu về chưa lập hồ sơ, là những tập tài liệu để chung, nên khi phân loại rất khó khăn và không đủ tài liệu để lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
Ví dụ: Tài liệu thu của Ban Tổ chức - Cán bộ, cụ thể là tài liệu của mảng tổ chức nhân sự. Theo quy định, các hồ sơ bổ nhiệm, tuyển dụng, quy hoạch, nâng ngạch..., phải đầy đủ các thành phần tài liệu từ công văn đến biên bản, quyết định... tuy nhiên chỉ mới có các Quyết định cuối cùng. Như: Trong hồ sơ tuyển dụng, chưa có các thành phần tài liệu như: Công văn của Viện, tờ trình xin ý kiến, quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng, biên bản họp hội đồng... theo quy định, hồ sơ chỉ có quyết định tuyển dụng.
Đối với tài liệu khoa học: Phân loại tài liệu khoa học theo các khối nghiên cứu: Khối khoa học xã hội; Khối khoa học nhân văn; Khối Vùng và Quốc tế; Khối các đơn vị khác. Tài liệu trong từng khối được phân chia theo từng Viện nghiên cứu. Tiếp theo tài liệu phân chia hồ sơ đề tài cấp nhà nước, cấp bộ, cấp cơ sở.
- Các đơn vị trực thuộc:
Công tác phân loại tài liệu lưu trữ (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học) ở các đơn vị trực thuộc hầu như chưa được thực hiện. Phân loại chỉ thực hiện với tài liệu chuyên môn đặc thù của các đơn vị như: Bảo tàng Dân tộc học, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Viện Khảo cổ học, Viện Thông tin KHXH, công tác phân loại tài liệu được thực hiện mang tính chuyên môn cao.