8. Bố cục của luận văn
2.1.3.3. Thành phần, nội dung tài liệu
-Thành phần và nội dung Tài liệu của Viện Hàn lâm:
+ Tài liệu về hành chính (công tác quản lý, điều hành); Số lượng tài liệu khoảng 185 mét từ năm 1953-2018.
Tại Viện Hàn lâm, các tài liệu về hành chính bao gồm các tài liệu về công tác quản lý, điều hành chung của Viện. Đây là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về chỉ đạo, quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm trên các mặt công tác như tổ chức - cán bộ, quản lý khoa học, hợp tác quốc tế, kế hoạch - tài chính… Tài liệu hành chính thường có các loại: Nghị quyết, Quyết định, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn… Đây là loại hình tài liệu phổ biến chung của các cơ quan nhà nước và của Viện Hàn lâm hiện nay.
Riêng loại văn bản quy phạm pháp luật, do Viện là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ, không có chức năng quản lý nhà nước nên không có loại văn bản này.
+ Tài liệu về nghiên cứu khoa học - tài liệu chuyên ngành: Số lượng tài liệu 180m từ năm 1962-2016.
Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thù của Viện Hàn lâm. Các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạt động khoa học của Viện Hàn lâm.
Tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm là toàn bộ tài liệu được sản sinh trong quá trình thực hiện hoạt động nghiên cứu trên về lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn theo quy định chức năng nhiệm vụ của Viện Hàn lâm.
Có thể nói, tài liệu được khoa học được lưu giữ tại kho là những tài liệu có những giá trị thông tin đặc biệt đó là các kiến nghị khoa học được đúc rút từ
và cấp Nhà nước. Đề tài cấp Viện Hàn lâm nghiên cứu về các lĩnh vực như Văn hóa, kinh tế, ngôn ngữ, tâm lý....
Ví dụ: Đề tài cấp Bộ do Viện Nghiên cứu Trung Quốc chủ trì:“Biển Đông trong chiến lược xây dựng cường quốc biển của Trung Quốc từ sau Đại hội XVIII” nghiệm thu đạt loại xuất sắc (02/02/2019)( Lưu trữ Viện Hàn lâm).
Ngoài các hồ sơ tài liệu là các đề tài nghiên cứu khoa học, còn có các tài liệu về hội thảo, hội nghị khoa học quốc tế và cấp quốc gia và hội thảo cấp Viện Hàn lâm và cấp đơn vị trực thuộc được tổ chức tại Viện Hàn lâm hoặc cùng tham gia tổ chức tại các đơn vị phối hợp bên ngoài Viện Hàn lâm.
Ví dụ:
Tài liệu về hội thảo do Viện Hàn lâm chủ trì: “Thế giới 10 năm sau khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008-2009” do Viện Kinh tế chính trị thế giới chủ trì (Lưu trữ Viện Hàn lâm).
+ Tài liệu về khoa học kỹ thuật (chủ yếu là tài liệu xây dựng cơ bản): Số lượng tài liệu 150 mét giá từ năm 1972-2015.
Chủ yếu là tài liệu các công trình xây dựng cơ bản. Bao gồm tài liệu như: Kế hoạch, công văn trao đổi với các cơ quan liên quan, tờ trình xin phê duyệt, dự toán, quyết toán, hồ sơ mời thầu...., kèm theo là các bản thiết kế, bản vẽ về xây dựng và cải tạo, tu bổ các trụ sở làm việc của Viện Hàn lâm.
Ví dụ như: Hồ sơ tài liệu về xây dựng trụ sở tòa nhà làm việc của Viện Hàn lâm tại số 1 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội. (Lưu trữ Viện Hàn lâm).
+ Tài liệu của các đoàn thể - tổ chức chính trị xã hội: số lượng 80m giá.
Chủ yếu là tài liệu của Văn phòng Đảng ủy, Văn phòng Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh.
+ Tài liệu của phông lưu trữ cá nhân (Phông này đã được nộp lưu tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III): Ngoài các loại hình tài liệu chính như trên, Viện Hàn lâm còn có tài liệu về cá nhân tiêu biểu của Viện Hàn lâm qua các thời kỳ từ khi thành lập đến nay. Phông lưu trữ của GS.VS.Nguyễn Khánh Toàn (tài liệu khoảng 5m giá tài liệu) gồm 628 bài viết và công trình nghiên cứu và 1.040 ảnh; Phông lưu trữ cá nhân GS.VS.Nguyễn Duy Quý với 2.613 hồ sơ (16 mét giá tài liệu) gồm 578 hồ sơ 430 ảnh, trong đó có 502 bài viết và công trình nghiên cứu khoa học.