8. Bố cục của luận văn
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Qua thực tế, xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm chưa được tiến hành ở khâu hiện hành, do viên chức được giao thực hiện công việc không lập hồ sơ khi kết thúc công việc, hồ sơ mới có chất lượng.
Hiện nay, tài liệu của được xác định giá trị sau khi thu nộp về lưu trữ. Kết quả của việc xác định giá trị tài liệu của hồ sơ thường lập thành 3 loại đơn vị bảo quản: Vĩnh viễn, có thời hạn, tài liệu hết giá trị. Lưu trữ hiện nay dựa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu để xác định giá trị thời hạn với các hồ sơ sau khi đã xác định với các mức chủ yếu sau:
+ Vĩnh viễn: Đối với tài liệu quan trọng có ý nghĩa lịch sử. + Đối với tài liệu nhân sự để thời hạn 70 năm đánh giá.
+ Đối với tài liệu kế toán,cử đi đào tạo..., để mức 20 năm đánh giá.
+ Đối với nhóm tài liệu giao dịch thông thường như công văn, thông báo... để mức 5 năm đánh giá.
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
Việc xác định giá trị tài liệu để loại bỏ tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy, được Viện Hàn lâm thực hiện đúng quy định. Tuy nhiên, không được thực hiện thường
xuyên, do lưu trữ chưa xác định được nhiều tài liệu hết giá trị.
Công tác xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, hiện nay mới thực hiện được tại Phòng lưu trữ của Viện Hàn lâm, đối với các đơn vị trực thuộc chưa được thực hiện.