8. Bố cục của luận văn
1.2.2.1. Tiêu chí về thực hiện chuyên môn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ, tiêu chí về nghiệp vụ chuyên môn trong hoạt động lưu trữ là tiêu chí quan trọng phải được thực hiện chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả theo đúng quy định của ngành Lưu trữ. Yêu cầu thực hiện hiệu quả trên tất cả nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ từ thu thập, chỉnh lý, bảo quản đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Công tác thu thập tài liệu lưu trữ: Công tác thu thập tài liệu phải đạt được và vượt mước theo kế hoạch đề ra. Đảm bảo thu đầy đủ, kịp thời các thành phần tài liệu và nội dung tài liệu theo danh mục tài liệu đã được quy định. Khi thu tài liệu phải có bảng kê tài liệu và yêu cầu tài liệu đã được lập hồ sơ công việc có danh mục tài liệu và biên bản bàn giao kèm theo.
- Công tác Chỉnh lý tài liệu: Đối với công tác chỉnh lý tài liệu phải xây dựng kế hoạch thường kỳ và định kỳ để chỉnh lý. Kế hoạc chỉnh lý phải được lãnh đạo phê duyệt, kế hoạch chỉnh lý tài liệu theo giai đoạn và theo từng khối tài liệu và tài liệu tồn đọng. Kế hoạch phải cụ thể về khối lượng tài liệu, thời gian của tài liệu, nhân sự tham gia, quy trình chỉnh lý, kinh phí và lộ trình theo tháng, quý, năm... để thực hiện. Xong đợt chỉnh lý phải có báo cáo kết quả, yêu cầu sau mỗi lần chỉnh lý số lượng tài liệu phải cao và có chất lượng hơn lần trước. Xây dựng kế hoạch là cơ sở để làm căn cứ đánh giá hiệu quả trong chỉnh lý tài liệu.
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Để xác định giá trị tài liệu có hiệu quả, yêu cầu phải xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu của đơn vị. Đây là một căn cứ quan trọng, giúp cho lưu trữ thực hiện xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Khi xây dựng cũng cần có sự phối kết hợp giữa các đơn vị chuyên môn của Viện và chuyên gia xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phải do người đứng đầu đơn vị ban hành.
Để đạt hiệu quả cao trong xác định giá trị tài liệu, yêu cầu phải thành lập hội đồng. Mục đích của xác định giá trị tài liệu là loại bớt các tài liệu hết giá trị để tiêu hủy và lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị đích thực để lưu trữ và nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia theo đúng quy định.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu phải được bảo quản trong kho lưu trữ và phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn và đạt yêu cầu về kho lưu trữ chuyên dụng. Kho lưu trữ được xây tại vị trí phù hợp với diện tích của cơ quan, thuận tiện cho công tác quản lý. Trong kho phải có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu như: giá, tủ, hộp, bìa hồ sơ... phù hợp với từng loại hình tài liệu. Khi thực hiện nghiệp vụ, cần có các biện pháp sáng kiến ít nhất là đạt, bằng, đúng quy định và vượt tiêu chuẩn của ngành để bảo quản tài liệu được tốt sẽ nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ.
- Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời
sống xã hội. Phải chủ động tìm các hình thức để giới thiệu tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu độc giả. Tận dụng mọi cơ hội, điều kiện để công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ, trưng bày, triển lãm vào các ngày lễ của đất nước, kỷ niệm thành lập cơ quan... một cách hiệu quả để thông tin từ tài liệu lưu trữ góp phần vào các hoạt động cung cấp kiến thức lịch sử, giáo dục và nghiên cứu khoa học phục vụ các nhu cầu thiết thực của cuộc sống và của đất nước.
Tài liệu lưu trữ được khai thác nhiều, hiệu quả mang lại càng cao, tuy nhiên không chỉ đánh giá hiệu quả về số lượng tài liệu và số lượng người đến khai thác, còn cần tìm hiểu về nội dung tài liệu được khai thác vào mục đích gì, nhóm tài liệu thường được khai thác, các thành phần đến khai thác là nhà khoa học hay sinh viên..., cuối năm cần có báo cáo tổng hợp để đánh giá hiệu quả khai thác. Nếu được như vậy thì hiệu quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ cao hơn.
1.2.2.2. Tiêu chí hỗ trợ để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
- Tổ chức, nhân sự: Có thể khảng định rằng tổ chức và nhân sự là tiêu chí quan trọng trong thực hiện công việc. Để hiệu quả hoạt động lưu trữ được tốt, vấn đề phải có tổ chức thực hiện và con người thực hiện. Tổ chức và con người thường liên quan với nhau. Con người là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong thực hiện nhiệm vụ ở các cơ quan.
Nhân sự phải đáp ứng đầy đủ theo tiêu chuẩn của viên chức lưu trữ, có chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ để thực hiện được các nghiệp vụ của lưu trữ.
Trong bất cứ một hoạt động xã hội đều phải có chi phí nhân lực, nếu chi phí càng nhỏ mà kết quả càng lớn thì hiệu quả hoạt động đó càng cao. Ngược lại nếu chi phí lớn mà kết quả thu được không nhiều thì hiệu quả thấp. Trong hoạt động lưu trữ cũng vậy, đòi hỏi phải có tổ chức và nhân sự, nếu được đầu tư đủ về nhân lực và có cơ cấu tổ chức theo quy định, hiệu quả hoạt động sẽ cao.
- Ban hành các văn bản quản lý: Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, việc ban hành các văn bản quản lý điều hành, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng để khi thực hiện sẽ có hiệu quả chất lượng tốt hơn.
Yêu cầu phải có các văn bản trong hoạt động lưu trữ như: Quy chế, quy định về quản lý và thực hiện trong nghiệp vụ lưu trữ: Quy định trong thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ.
quả khi thực hiện công việc. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, cơ sở vật chât và kinh phí được đầu tư thấp, nhưng các nghiệp vụ vẫn được triển khai thực hiện tốt có hiệu quả, đây là tiêu chí đánh giá hoạt động lưu trữ đạt hiệu quả cao.
- Đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, viên chức lưu trữ phải chủ động tự học tập và tìm hiểu để nâng cao trình độ kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả trong thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ.
-Ứng dụng khoa học kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ. Chủ động đề xuất và tăng cường ứng dụng khoa học kỹ thuật trong thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Hiện nay, khoa học, công nghệ có nhiều đổi mới, nhiều ứng dụng được thực hiện trong các nghiệp vụ lưu trữ. Nguy cơ tụt hậu và chậm phát triển có nguyên nhân cơ bản là do đội ngũ công chức viên chức còn hạn chế về trình độ chuyên môn. Đặc biệt, trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Do vậy, để nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ, công tác này đòi hỏi phải được quan tâm thường xuyên.
Trong thời điểm giao thời, khi các hoạt động của hình thái “truyền thống” và “điện tử” đan xen, việc thực hiện các quy chuẩn của Công tác “Văn thư - Lưu trữ truyền thống” sẽ góp phần rất lớn thúc đẩy hình thái “Văn thư - Lưu trữ điện tử” chính thức hình thành.
- Thực hiện chế độ chính sách đối với người làm lưu trữ. Hiện nay, rất nhiều sinh viên sau khi tốt nghiệp không làm đúng ngành lưu trữ đã chọn học, vì nhiều lý do, nhưng một lý do là chế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ...trong thực tế, sau bao nhiêu năm làm việc, viên chức lưu trữ cũng chuyển nghề khác. Do vậy, cần quan tâm đến chế độ chính sách, chế độ về ngạch bậc, tiền lương..., tạo động lực giúp họ yên tâm yêu nghề và gắn bó lâu dài.