8. Bố cục của luận văn
3.2.7. Tăng cường ứng dụng CNTT
Ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của lưu trữ, từ thủ công sang tự động hoá nâng cao hiệu quả trong công việc. Do vậy, cần tăng cường đầu tư kinh phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng về CNTT để triển khai, ứng dụng CNTT vào hoạt động lưu trữ.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành là một nhiệm vụ quan trọng trong thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Hiện nay, đã triển khai phần mềm quản lý văn bản đi đến, và thực hiện chữ ký điện tử, công tác lưu trữ bắt buộc phải triển khai thực hiện CNTT vào lưu trữ để quản lý, lưu trữ và tổ chức khai thác tài liệu điện tử.
Trước mắt, Viện Hàn lâm cần tổ chức triển khai thực hiện phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, lựa chọn tài liệu lưu trữ đã được lập hồ sơ để số hóa… Tăng cường đầu tư thêm phần mềm quản lý các hồ sơ: Hồ sơ về công tác tổ chức - cán bộ; hồ sơ, tài liệu khối khoa học; hồ sơ, tài liệu về công tác Hợp tác quốc tế..., vì hiện nay chưa có.
Về lâu dài, Viện cần phải tăng cường ứng dụng CNTT phải nhiều hơn, rộng rãi hơn từ việc thống kê tài liệu lưu trữ, bảo quản, chỉnh lý hồ sơ tài liệu trên máy tính. Vì hiện nay, đã triển khai thực hiện chữ ký điện tử, nên bắt buộc
phải lập hồ sơ công việc điện tử, trên máy tính, do vậy lưu trữ phải thực hiện lưu trữ tài liệu trên môi trường mạng.