8. Bố cục của luận văn
3.2.9. Biện pháp để thực hiện giải pháp
Để thực hiện được các giải pháp trên, Viện Hàn lâm cần thực hiện tốt các biện pháp sau:
Kiện toàn tổ chức và con người (các tổ chức làm lưu trữ, biên chế nhân sự làm lưu trữ đối với các đơn vị chưa có tổ chức và nhân sự); Xây dựng được khung pháp lý (ban hành các văn bản để quản lý, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện hoạt động lưu trữ); Thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ (đối với lưu trữ cấp Viện Hàn lâm); Đầu tư cơ sở vật chất, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kinh phí, Trang thiết bị); Đẩy mạnh công tác truyền thông, quảng bá, ứng dụng CNTT. Thực hiện tốt chế độ chính sách.
Trên đây là những giải pháp được chúng tôi đưa ra với mục đích nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm trong thời gian tới. Theo chúng tôi nghĩ đâylà những giải pháp cần thiết và có tính khả thi cao. Các giải pháp trên là những gợi mở thiết thực giúp cho các cấp lãnh đạo của Viện Hàn lâm xem xét để vận dụng vào hoạt động lưu trữ của Viện, giúp cho hoạt động lưu trữ ngày một hoàn thiệt và nâng cao hiệu quả, chất lượng hơn.
Tiểu kết chương 3
Từ cơ sở lý luận của chương 1 và từ thực trạng của hoạt động lưu trữ tại chương 2, tác giả nhận thấy có nhiều hạn chế như: Về tổ chức bộ máy về nhân sự đến thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn yếu kém..., xuất phát từ thực trạng hoạt động lưu trữ, trong chương 3, tác giả đi sâu nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện trong thời gian tới. Các giải pháp chúng tôi đưa ra có mối quan hệ chặt chẽ, biện chứng, đan xen, chi phối nhau,
tác động qua lại lẫn nhau và các giải pháp mang tính khả thi cao.
Chúng tôi đưa ra 2 nhóm giải pháp chính: Các giải pháp trước mắt về nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập tài liệu, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Các giải pháp hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ: Tăng cường vai trò lãnh đạo quản lý, kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý, nâng cao nhận thức, tăng cường kiểm tra giám sát, thực hiện thi đua khen thưởng, đầu tư cơ sở vật chất, tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ.
Các giải pháp đưa ra đã được nghiên cứu và trên cơ sở các ý kiến góp ý của các cấp quản lý cũng như của công chức, viên chức trong Viện, tuy nhiên có nhiều yếu tố, để thực hiện tốt nhất, đem lại hiệu quả, Viện Hàn lâm nên cân nhắc thực hiện giải pháp nào trước, giải pháp nào sau, tùy theo nhu cầu và tình hình cụ thể của Viện và sự đáp ứng trên thực tế của nguồn nhân lực được đảm bảo (nhân lực, kinh phí, thời gian, hạ tầng kỹ thuật, cơ sở vật chất…) để lựa chọn giải pháp cho phù hợp, không nhất thiết phải tuân theo các giải pháp theo trật tự như trên.
Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cùng với các hoạt động khác là một trong những bước đột phá để thực hiện cải cách nền hành chính hiện nay nhằm góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của chính quyền các cấp trong xây dựng Chính phủ điện tử và là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia trên thế giới.
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1. Kết luận
Hoạt động lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội. Những đóng góp của hoạt động lưu trữ đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là kinh tế và chính trị. Tại Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X, Khóa IX của Đảng đã xác định: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” không chỉ là trọng trách của một ngành mà là một trọng trách của toàn Đảng, toàn dân” (Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tài liệu lưu trữ là hồn phách của dân tộc, cần tiếp tục quan tâm gìn giữ và phát huy giá trị để góp phần nâng cao tầm vóc quốc gia) [62].
Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ đã và đang thể hiện rõ vị trí, tầm quan trọng của mình đối với hoạt động cung cấp thông tin cho toàn xã hội, và vị trí đó đang ngày một cao hơn. Khả năng đáp ứng các yêu cầu khai thác tài liệu của các đối tượng độc giả là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên vị thế của hoạt động trữ. Hiệu quả của hoạt động lưu trữ có ý nghĩa và tác động đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan. Đổi mới và nâng cao hoạt động lưu trữ không chỉ là trách nhiệm của ngành lưu trữ mà còn là nhiệm vụ của mỗi tổ chức lưu trữ trong hệ thống lưu trữ.
Trong công cuộc đổi mới, thực hiện sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế, để phát triển đất nước hiện nay, việc tự đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt hoạt động của hệ thống chính trị là nhiệm vụ trọng tâm của Đảng và nhà nước đặt ra. Nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động lưu trữ trong tình hình hiện nay là một nội dung quan trọng nhằm góp phần đổi mới trong thực hiện công tác hành chính của Viện Hàn lâm nói riêng và nền hành chính của Việt Nam nói chung.
Trong vài năm trở lại đây, hoạt động lưu trữ của cơ quan đã được quan tâm, chú ý tổ chức thực hiện và đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Để có được những thành tựu đó phải kể đến những đóng góp của nhiều yếu tố, trước hết là sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Đảng ủy, Lãnh đạo Viện Hàn lâm, Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm, đặc biệt là sự phấn đấu nỗ lực vượt qua khó khăn và ý thức trách nhiệm, sự sáng tạo trong công việc của mọi người nói chung và
viên chức lưu trữ nói riêng. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã làm được, hoạt động lưu trữ của Viện vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Những hạn chế chính là là nguyên nhân gây ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của hoạt động lưu trữ.
Để hoàn thiện Luận văn, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã nhận được nhiều ý kiến chia sẻ kinh nghiệm, góp ý của các cấp quản lý, viên chức làm công tác lưu trữ và công chức viên chức trong đơn vị và những biện pháp đã thực hiện có hiệu quả tại cơ quan. Mặc dù thời gian không nhiều nhưng bước đầu đã khẳng định mức độ cần thiết và tính khả thi cao của các giải pháp. Đề tài nghiên cứu đã hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra.
Về mức độ thực hiện, chúng ta cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của Viện để thực hiện các giải pháp đưa ra, có giải pháp mang tính cấp thiết, có giải pháp mang tính lâu dài. Trong quá trình thực hiện, nếu điều kiện cho phép triển khai thực hiện đồng bộ các giải pháp đã nêu, chúng tôi nghĩ sẽ đem lại những kết quả tốt nhất cho hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm.
2. Khuyến nghị
Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm ngày một tốt hơn, các cấp lãnh đạo của Viện Hàn lâm cần có sự quan tâm hơn nữa đối với hoạt động lưu trữ. Đồng thời, đối với công tác quản lý, điều hành và các khâu nghiệp vụ, trên cơ sở hệ thống các nguyên nhân và hạn chế đã được chỉ ra, cần thực hiện một cách đồng bộ các giải pháp như: Thực hiện quyết liệt, mạnh mẽ việc thu thập, bổ sung tài liệu tồn đọng tại các đơn vị; Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý; Kiện toàn tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ; Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất; Tăng cường ứng dụng CNTT..., đựợc như vậy, hoạt động lưu trữ sẽ đạt hiệu quả như mong muốn.
Lãnh đạo Viện Hàn lâm cần quan tâm tạo điều kiện về chế độ chính sách như: Chế độ tiền lương, thi nâng ngạch, chế độ bồi dưỡng, phụ cấp độc hại, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ trong nước và ngoài nước...., để đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ yên tâm công tác, gắn bó lâu dài với ngành nghề mình đã lựa chọn.
Trước những đòi hỏi của thực tiễn khách quan, những yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, đạt hiệu chất lượng cao và cùng với sự phát triển mạnh mẽ của KH&CN, đặc biệt là trong giai
đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay, hoạt động lưu trữ càng phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại. Với mong muốn tiếp tục phát huy những ưu điểm và giảm dần những mặt hạn chế hiện nay trong lưu trữ, để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động lưu trữ, chúng tôi hy vọng rằng những nghiên cứu, đề xuất của Luận văn này sẽ đóng góp một phần hữu ích vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Hoạt động lưu trữ ngày càng được quan tâm và đạt được những kết quả tốt hơn, nhằm phục vụ cho hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước trong thực hiện công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc xã hội chủ nghĩa Việt Nam đạt được hiệu quả cao đúng như giá trị của tài liệu lưu trữ. Đồng thời góp phần vào sự phát triển chung của ngành Lưu trữ và để đưa hoạt động lưu trữ của Việt Nam ngang bằng với các nước trong khu vực và trên thế giới./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ban Chấp hành Trung ương (1953), Nghị quyết số 34/NQTW ngày 2/12/1953 về
việc thành lập Ban nghiên cứu Lịch sử, địa lý, văn học. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
2. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (1986), Báo cáo chính trị tại Đại hội
Đảng toàn quốc lần thứ VI. http://www.lichsuvietnam.vn/home.php.
3. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (2006), báo cáo chính trị tại Đại hội
Đảng toàn quốc lần thứ X. http://www.chinhphu.vn.
4. Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII (1996), Nghị quyết Hội nghị lần thứ hai số 02-NQ/HNTW BCHTW Đảng (khóa VIII) ngày 24/12/1996 về định hướng chiến lược phát triển khoa học và công nghệ trong thời kỳ công nghiệp
hóa, hiện đại hóa và nhiệm vụ đến năm 2000.
http://tulieuvankien.dangcongsan.vn
5. Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá VIII (2001) Báo cáo chính trị tại
Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng (Nguồn: Báo Điện tử
Đảng Cộng sản Việt Nam). http://www.chinhphu.vn
6. Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 07/2005 ngày 05/01/2005 về hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức,
viên chức. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
7. Bộ Nội vụ (2005), Công văn số 07/2005 ngày 04/10/2005 về hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức,
viên chức ngành lưu trữ. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
8. Bộ Nội vụ, Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
9. Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 /11/2012 hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ Viện
Hàn lâm.
10.Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 ban
hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”. Lưu trữ Viện Hàn lâm
quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
của một phông lưu trữ và Phục vụ độc giả tại Phòng đọc. Lưu trữ Viện Hàn
lâm.
12.Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
13.Bộ Nội vụ (2014), thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
các cấp. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
14.Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ. Lưu trữ Viện Hàn lâm
15.Bộ Nội vụ (2015), Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
16.Bộ Nội vụ (2018), Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 6/3/2018 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ. Lưu
trữ Viện Hàn lâm.
17.Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản
tài liệu lưu trữ điện tử. https://www.moha.gov.vn/thong-bao
18. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu
cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. https://www.moha.gov.vn/thong-bao
19.Bộ Nội vụ (2005), Quyết định số 13/2005/ QĐ-BNV ngày 6/01/2005 về
việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ.
https://www.luutruvn.gov.vn.
20.Bộ Nội vụ (2005), Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. https://www.luutruvn.gov.vn
21.Bộ Nội vụ (2019), Công văn số 297/BNV-VTLTNN ngày 18/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm
2019. https://www.moha.gov.vn/thong-bao
22.Bộ nội vụ (2018), Công văn số 73/BNV-VTLTNN ngày 08/01/2018 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
23.Bộ Nội vụ (2017), Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30/10/2017 về
tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Lưu
trữ Viện Hàn lâm.
24. Chính phủ (1967), Nghị định 117/CP, gnày 31/7/1967 của Hội đồng Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy
của Ủy ban khoa học xã hội Việt Nam. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
25.Chính phủ (1993), Nghị định 23/CP ngày 22/5/1993 về việc thành lập
Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia. Lưu trữ Viện Hàn
lâm.
26.Chính phủ (2004), Nghị định số 26/2004/NĐ-CP ngày 15/01/2004 quy định chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện
Khoa học xã hội Việt Nam. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
27.Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTG ngày 02/3/2007, quy định
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
https://www.luutruvn.gov.vn.
28.Chính phủ (2015), Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính
phủ về Chính phủ điện tử. http://vanban.chinhphu.vn
29.Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 hướng
dẫn thực hiện Luật lưu trữ. Lưu trữ Viện Hàn lâm.
30.Chính phủ (2019), Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 của Chính phủ về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước,
http://vanban.chinhphu.vn/