8. Bố cục của luận văn
3.1.3. Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ
Phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý thường kỳ và định kỳ để chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Lãnh đạo Viện phê duyệt vào kế hoạc chỉnh lý. Chỉnh lý tài liệu theo giai đoạn và theo từng khối tài liệu và tài liệu tồn đọng. Xong mỗi đợt chỉnh lý phải
có báo cáo kết quả.
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa; Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị. Cần phải có báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả sau khi thực hiện chỉnh lý, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý.
Hiện tại, khối lượng tài liệu được chỉnh lý khá khiêm tốn so với khối lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ, nếu không thực hiện tốt công tác chỉnh lý, dẫn đến phảo bảo quản một khối lượng tài liệu tài liệu không có giá trị, gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, trang thiết bị bảo quản, kho tàng.
3.1.4. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Để xác định giá trị tài liệu có hiệu quả, yêu cầu phải xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành mình. Hiện nay, Lưu trữ của Viện đã xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Đây là một trong những công cụ quan trọng để viên chức lưu trữ thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu.
Bảng thời hạn của Viện Hàn lâm được xây dựng năm 2014, thời hạn bảo quản tài liệu đều phải thực hiện theo quy định. Vì vậy, trong quá trình thực hiện và căn cứ vào thực tế, tài liệu được bảo quản thời hạn lâu dài, không thể tự định thời hạn thấp hơn. Hiện tại chỉ bổ sung thêm nhóm tài liệu mới và thời hạn bảo quản tài liệu.
Ví dụ:
+ Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng đưa vào nhóm tài liệu của tổ chức – cán bộ vì hiện nay Ban Thi đua đã giải thể và sáp nhập vào Ban Tổ chức - Cán bộ, chỉ là một mảng thi đua trong lĩnh vực tổ chức - cán bộ.
+ Bổ sung thêm nhóm tài liệu thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ.
+ Bỏ nhóm tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, hiện nay Viện Hàn lâm đã thành lập Học viện KHXH, và là một đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm.
+ Xem lại nhóm hồ sơ tài liệu lao động, hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động. Trong nhóm hồ sơ về tiền lương, không có hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp mà chỉ có hồ sơ thực hiện chế độ phụ cấp và chế độ tiền lương, chính sách khác.
+ Hiện nay, đang trong quá trình thực hiện văn bản điện tử, chữ ký điện tử, vì vậy, tài liệu lưu trữ điện tử sẽ hình thành, cần bổ sung thêm loại hình tài liệu điện tử vào Bảng thời hạn bảo quản. Vì tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu giấy, trong thời gian tới lưu trữ cần bổ sung thêm.
Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo định kỳ hàng năm, tài liệu sau khi hết thời hạn bảo quản cần xem lại thời hạn của tài liệu tiếp tục bảo quản hay loại ra để tiêu hủy. Tuy nhiên khi đánh giá, nhiều khi lại thêm thời hạn bảo quản tiếp, vì nhiều lý do khách quan. Do vậy, dẫn đến hồ sơ tài liệu vẫn nhiều không có nơi bảo quản và bảo quản những tài liệu trên thực tế đã hết giá trị.