8. Bố cục của luận văn
1.2. Hiệu quả hoạt động lưu trữ, tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ
1.2.1.Hiệu quả hoạt động lưu trữ
Trên cơ sở tham khảo khái niệm hiệu quả chung, chúng tôi đưa ra định nghĩa về hiệu quả trong hoạt động lưu trữ như sau: “Hiệu quả trong hoạt động lưu trữ bao gồm hiệu quả của các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Và có thể hiểu ở mức cao hơn của hiệu quả hoạt động lưu trữ là: “Hiệu quả hoạt động lưu trữ là kết quả đạt được khi thực hiện các hoạt động lưu trữ để đạt được hiệu quả về xã hội và kinh tế theo mục tiêu và tiêu chí đặt ra”.
-Hiệu quả về xã hội:
Mục đích cuối cùng và quan trọng nhất của hoạt động lưu trữ là phục vụ các nhu cầu nghiên cứu nhằm xây dựng và phát triển xã hội.Trên thực tế, bản thân tài liệu lưu trữ và các thông tin tài liệu lưu trữ chỉ có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác, sử dụng. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ càng nhiều, vòng quay của tài liệu lưu trữ quay càng nhanh thì giá trị của chúng càng tăng, càng trở nên hữu ích đối với con người và xã hội. Như vậy, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả là trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội ngày càng gia tăng và mở
rộng ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội. Từ đó cũng nâng cao vị thế của các cơ quan lưu trữ và người làm lưu trữ trong xã hội. Hiệu quả xã hội chính là mục tiêu để cá nhân và tổ chức hướng tới.
-Hiệu quả về kinh tế:
Có thể khẳng định, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó quan trọng bởi theo quy định, những tài liệu lưu trữ đều là bản gốc, bản chính, có giá trị pháp lý, có tính chất làm bằng chứng lịch sử. Các giá trị trong tài liệu lưu trữ là các thông tin, thông tin tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên hết sức phong phú và có độ tin cậy cao. Bởi vậy, tài liệu lưu trữ là đối tượng nghiên cứu của đông đảo độc giả trong và ngoài nước. Hằng năm, có tới hàng vạn lượt độc giả có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ các mục đích khác nhau. Mục đích khai thác để phát triển kinh tế, khoa học - công nghệ là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp và nhà đầu tư cần khai thác. Khi các nhà nghiên cứu thu được thông tin trong tài liệu này giúp các nhà lãnh đạo có các chính sách để phát triển kinh tế, thay đổi phương pháp quản lý điều hành ... để tránh được những rủi ro về kinh tế và mang lại lợi nhuận cao trong sản xuất kinh doanh.
-Mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội:
Hiệu quả về kinh tế và hiệu quả về xã hội có thể nói là hai hiệu quả này có mối quan hệ qua lại với nhau. Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ nhằm khai thác tài liệu phục vụ nhu cầu xã hội, thông qua đấy sẽ thu được lợi nhuận kinh tế và phục vụ càng nhiều, hiệu quả về kinh tế sẽ càng cao. Hiệu quả về kinh tế cũng sẽ thu được hiệu quả về xã hội và ngược lại. Đây là 2 mục tiêu cần phải đạt được trong hoạt động của lưu trữ. Tuy nhiên khi thực hiện không vì lợi nhuận kinh tế mà bỏ qua hiệu quả xã hội, bao giời cũng phải đặt hiệu quả xã hội nên trên hiệu quả kinh tế.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ (thông tin hồi cổ) trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Đây có thể là một nguồn thông tin vô tận, nguồn kinh tế mà các nhà lưu trữ phải biết tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho xã hội và mang lại lợi nhuận về kinh tế.
các triển lãm về tài liệu lưu trữ, thăm quan các địa điểm như khu di tích lịch sử, trung tâm lưu trữ …. Thông qua các chương trình đấy, các loại hình của lưu trữ được quảng bá giới thiệu giúp họ hiểu thêm về văn hóa con người, nhưng các cơ quan lưu trữ cũng gián tiếp thu được lợi nhuận bằng hình thức phí thăm quan.
Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho xã hội và kinh tế của đất nước về bản chất là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nhằm đưa giá trị thông tin vào thực tiễn cuộc sống, coi đó là nguồn lực gián tiếp mang lại lợi ích vật chất và tinh thần, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Hiện nay, trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu của thời kỳ đổi mới, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lòng với những gì đã đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối với hoạt động lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.