8. Bố cục của đề tài
3.1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hƣớng dẫn, thực hiện, kiểm tra,
kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty.
Xây dựng quy chế tổ chức họp là một nội dung rất quan trọng, bởi những cơ quan có quy chế đƣợc xây dựng và thực hiện tốt thì công việc rất thuận lợi và ngƣợc lại. Ngoài ra quy chế còn là thƣớc đo đánh giá việc thực hiện công việc của cá nhân, tổ chức đó. Hiện tại Công ty đã có nội quy, quy chế tổ chức hội họp, tuy nhiên còn mang tính hình thức, văn bản ban hành không đƣợc sự đồng thuận của tất cả mọi ngƣời và việc thực hiện còn chƣa nghiêm túc. Vì thế lãnh đạo công ty cần xem xét, ban hành văn bản mới phù hợp với tình hình, thực trạng tổ chức hội họp của công ty; Có sự giám sát thực hiện và chế tài sự phạt đối với những cá nhân vi phạm, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của mọi ngƣời trong tổ chức công tác hội họp và tham gia hội họp.
Nội dung của quy chế tổ chức hội họp bao gồm: Chƣơng 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1.Phạm vi điều chỉnh và đối tƣợng áp dụng Điều 2. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
Điều 3. Các biện pháp để giảm bớt số lƣợng và nâng cao chất lƣợng, hiệu quả các cuộc họp
Chƣơng II: CHẾ ĐỘ HỌP
Điều 4. Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp Điều 5. Thành phần tham dự cuộc họp
Điều 6. Thời gian họp
quyền chủ trì cuộc họp
Điều 8. Trách nhiệm của ngƣời tham dự họp Điều 9. Bố trí sử dụng phòng họp tại Công ty Chƣơng III: QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP
Điều 10. Xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp Điều 11. Chuẩn bị tài liệu họp
Điều 12. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp, chƣơng trình, tài liệu họp
Điều 13. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp
Điều 14. Thẩm tra tài liệu giao ban Lãnh đạo Công ty Điều 15. Tổ chức họp
Điều 16. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp
Điều 17. Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận cuộc họp
Điều 18. Thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp
Điều 19. Công tác thông tin, truyền thông về cuộc họp Chƣơng IV: HỌP TRỰC TUYẾN
Điều 20. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc tổ chức họp trực tuyến Chƣơng V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 21. Tổ chức thực hiện
Quy chế cần quy định rõ ràng về chế độ cuộc họp giúp cho mọi ngƣời từ ngƣời đứng đầu cơ quan đến cán bộ công chức viên chức ý thức tự giác, trách nhiệm và hiểu đƣợc vai trò đối với những cuộc họp của cơ quan, tổ chức. Bƣớc đầu góp phần đƣa tổ chức đi vào nề nếp, tổ chức các cuộc hội họp nghiêm túc, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.