8. Bố cục của đề tài
3.5 Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty
Họp trực tuyến hay còn gọi là hội nghị trực tuyến(Online meeting, online conference). Họp trực tuyến là hình thức họp qua các phần mềm, web hội nghị hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua môi trƣờng internet/PSTN nhằm mục đích giảm chi phí và thời gian của các tổ chức so với những hội nghị trực tiếp(face-to-face). Ngoài ra đây cũng là ứng dụng để đào tạo trực tuyến(E-learning) cho các công ty hoặc các trung tâm, trƣờng học đào tạo từ xa, lớp học ảo.
Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam là một trong những công ty lớn, có nhiều công trình, dự án trong và ngoài nƣớc. Do vậy việc tổ chức họp trực tuyến là rất hợp lí, tiết kiệm thời gian, kinh phí đi lại, ăn ở và các chi phí khác. Hơn nữa, họp trực tuyến là hình thức họp khá đơ giản và dễ dàng thực hiện.
Triển khai họp trực tuyến :
Tùy vào nhu cầu sử dụng, tính cố định và tài chính mà đầu tƣ, sử dụng dịch vụ hội nghị.
Đầu tƣ hệ thống phần cứng cho các điểm cầu là một hình thức rất tốn kém(chi phí đầu tƣ,vận hành , khấu hao thiết bị…), không linh hoạt trong việc
mở rộng và yêu cầu đƣờng truyền cao.
Đầu tƣ hệ thống họp trực tuyến qua web/phần mềm. Với hình thức này công ty tiết kiệm hơn, linh hoạt trong việc mở rộng, không yêu cầu đƣờng truyền cao nhƣng vẫn chƣa phải lựa chọn thông minh nhất.
Sử dụng dịch vụ hội nghị.
Hiện tại rất nhiều phần mềm /web hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí nhƣ Yahoo/Skype/GoMeeting… nhƣng rất hạn chế chức năng nếu sử dụng nhiều chức năng thì trả phí và thƣờng là của nƣớc ngoài nên rất bất tiện trong việc hỗ trợ, thanh toán. Đặc biệt đƣờng truyền cũng là một vấn đề lớn đối với những dịch vụ của nƣớc ngoài vì đƣờng truyền quốc tế thƣờng rất chậm không thể tổ chức cuộc họp tốt.
Nhƣ vậy chọn dịch vụ họp trực tuyến tại Việt Nam là một lựa chọn thông minh nhất. Nhƣng phải chọn dịch vụ có chất lƣợng tốt, giá cả hợp lý và bảo mật cao.
Tóm lại, Ban lãnh đạo nên quan tâm nhiều hơn đến các nghiệp vụ của văn phòng, đặc biệt là công tác tổ chức hội họp, vì họp là một phƣơng pháp của hoạt động quản lí, nếu chúng ta thực hiện tốt công tác này, các cuộc họp của công ty sẽ diễn ra tốt đẹp và mang lại hiệu quả trong giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian, kinh phí cũng nhƣng nguồn nhân lực. Ban lãnh đạo nên căn cứ vào thực tế của công ty mình để áp dụng các giải pháp cho phù hợp và mang lại hiệu quả tối đa.
KẾT LUẬN
Cuộc họp đƣợc tổ chức thƣờng xuyên ở mỗi cơ quan, đơn vị. Cuộc họp đƣợc tổ chức nhằm trao đổi thông tin, là phƣơng tiện truyền đạt và quản lý của lãnh đạo tới các đối tƣợng quản lý. Nếu làm tốt công tác tổ chức cuộc họp thì sản phẩm cuối cùng của cuộc họp đó là đƣa ra đƣợc những quyết định đúng, vừa đem lại lợi ích cho cá nhân đơn vị tổ chức mà đồng thời lại vừa thúc đẩy xã hội phát triển. Bên cạnh đó cuộc họp còn là hình thức giao lƣu văn hoá nhằm phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho mỗi ngƣời tham gia có cơ hội đóng góp những ý kiến để thúc đẩy công việc ngày càng có hiệu quả. Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động của Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực đã giúp em có cái nhìn toàn diện hơn, thực tế hơn về hoạt động của một doanh nghiệp. Đặc biệt trong công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty em đã tìm hiểu về cách thức tiến hành tổ chức và những lợi ích mà cuộc họp đem lại cho những thành công của Công ty và em cũng thấy đƣợc vai trò của văn phòng khi tổ chức cuộc họp. Từ thực tế hoạt động tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam, qua đối chiếu với cơ sở lý luận, Khóa luận này tôi đã chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế và tìm ra những nguyên nhân cơ bản.
Để khắc phục những mặt tồn tại và phát huy những ƣu điểm trong công tác tổ chức hội họp đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả nhất. Trƣớc hết, Công ty cần phải tăng cƣờng chỉ đạo, hƣớng dẫn, ban hành quy chế tổ chức cùng với sự kiểm tra, giám sát, chấm dứt tình trạng quản lý lỏng lẻo, gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý cũng nhƣ kiểm tra , giám sát và xử lý vi phạm khi cần thiết. Ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty cũng phải nâng cao ý thức, trách nhiệm trong công tác tổ chức hội họp, ứng dụng công nghệ kĩ thuật hiện đại vào tổ chức hội họp để tiết kiệm thời gian, kinh phí và chuyên nghiệp hơn, phù hợp với xu thế phát triển của xã hội. Tôi có đề xuất với lãnh đạo công ty về một số mẫu quy chế tổ chức hội họp mà tôi đƣợc biết và một số phần mềm họp trực tuyến hiệu quả, rất mong công ty có thể áp
dụng để tổ chức cuộc họp thành công.
Trên đây là một số đánh giá và kiến nghị mang tính chủ quan từ phía tôi. Hi vọng thông qua Khóa luận này, Lãnh đạo Văn phòng cũng nhƣ nhân viên trong Công ty sẽ thấy đƣợc những điểm mạnh trong công tác tổ chức hội họp để tiếp tục phát huy, đồng thời nắm đƣợc những tồn tại cần phải khắc phục và hoàn thiện.
Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu, khảo sát thực tế cùng với những hiểu biết về công tác tổ chức hội họp còn có hạn, bài Khóa luận của tôi không tránh khỏi những hạn chế. Tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cô để Khóa luận của tôi đƣợc hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hƣớng dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn Ngọc Linh- Giảng viên Khoa Văn thƣ- Lƣu trữ; các Thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã dạy dỗ, hƣớng dẫn để em hoàn thành khóa luận, kết thúc 4 năm đại học.
Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty, đặc biệt là Trƣởng phòng Nguyễn Văn Thắng đã tận tình chỉ dạy và giúp đỡ em. Vì thời gian có hạn nên khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô để khóa luận của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg Quyết định của Thủ tƣớng chính phủ về việc quy định chế độ hội họp trong cơ quan nhà nƣớc.
2. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, 2005, Quản trị văn phòng, NXB Thống kê
3. Nguyễn Đình Hùng, 2016, Nghệ thuật tổ chức hội họp, NXB Lao Động
4. Lê Bảo Nam, 2015, Bài viết “Nâng cao hiệu quả tổ chức các cuộc họp” _ Báo mới
5. Trần Thị Ngà, 2003, Tài liệu môn Quản trị văn phòng, NXB thống kê
6. Vƣơng Thị Thanh, 2009, Quản trị hành chính văn phòng NXB Thống kê 7. Nguyễn Hữu Tri, 2005, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học
8. Brian Tracy, Mộc Quang( Dịch), Thuật tổ chức hội họp
9. Phạm Chí Tân, 2009, Bài viết “ Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp”, NXB Lao động- Xã hội.
10. Nguyễn Ngọc Trinh, 2016, Bài viết “Chia sẻ kinh nghiệm, kĩ năng tổ chức các cuộc họp”_ Báo dân sinh
11. Nguyễn Hải Sản, 1998, Quản trị học, NXB thống kê
12. Đinh Văn Sơn, 2011, Bài viết “ Phát triển kĩ năng tổ chức các cuộc họp”, NXB Lao động- Xã hội.
13.Tham khảo từ những công trình, đề tài nghiên cứu của khóa trƣớc. 14. Website Cổng thông tin điện tử Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam http://cmvietnam.com.vn
PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC P.KẾ HOẠCH - TỔNG HỢP P.HC-NS P.TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN DỰ ÁN XÂY LẮP TRONG NƢỚC DỰ ÁN NHÂN LỰC QUỐC TẾ CÔNG TY THÀNH VIÊN BAN KIỂM SOÁT
Phụ lục 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng HC-NS TRƢỞNG PHÕNG HC-NS PHÓ PHÕNG HC- NS PHỤ TRÁCH NHÂN SỰ PHÓ PHÕNG HC-NS PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH
NHÂN VIÊN BẢO HIỂM- TIỀN LƢƠNG
NHÂN VIÊN QUẢN LÍ NHÂN SỰ
NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG
NHÂN VIÊN VĂN THƢ – LƢU TRỮ
NHÂN VIÊN LỄ TÂN
NHÂN VIÊN LÁI XE
NHÂN VIÊN LAO CÔNG
Phụ lục 3 Mẫu Chƣơng trình nghị sự
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
NỘI DUNG CHƢƠNG TRÌNH
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƢỜNG NIÊN NĂM 20....
Thời gian: 7h45’ ngày 10 tháng 04 năm 20...
Địa điểm: Hội trƣờng tầng 08 – Địa chỉ. ...
Thời gian Nội dung Thực hiện
7h45 - 8h30 - Đón tiếp, hƣớng dẫn cổ đông làm thủ tục ghi danh, nhận phiếu biểu quyết.
Bộ phận lễ tân phối hợp với Ban
kiểm tra tƣ cách và kiểm phiếu 8h30 - 8h45 - Chƣơng trình ca nhạc chào mừng.
8h45 - 8h50
- Tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu đến dự;
- Giới thiệu Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Ban thƣ ký, Ban bầu cử; - Thông qua Chƣơng trình và Quy chế
làm việc của Đại hội.
Dẫn chƣơng trình
8h50 - 8h55
- Báo cáo kiểm tra tƣ cách cổ đông. - Chủ tọa Đại hội và Đoàn Chủ tịch
lên điều hành Đại hội
Ban kiểm tra tƣ cách và kiểm
phiếu
8h55 - 9h00
- Báo cáo kết quả hoạt động năm 2017 và định hƣớng hoạt động năm 2017 của Công ty
Ông Kim Ngọc Nhân
9h00 - 9h05 - Báo cáo hoạt động của HĐQT Ông Nguyễn Minh Chung
9h05 - 9h10 - Báo cáo hoạt động của BKS Bà Đỗ Thị Khiên 9h10 - 9h15 - Báo cáo Tài chính đã kiểm toán Bà Nguyễn Ngọc
Dung 9h15 – 9h20 - Tờ trình xin ý kiến về việc sửa đổi, Bà Nguyễn Thị
bổ sung Điều lệ HBS Loan
9h20 – 9h25
- Tờ trình xin ý kiến Chủ tịch Hội đồng quản trị đồng thời làm Tổng Giám đốc điều hành
Ông Nguyễn Minh Chung
9h25 – 9h30 - Tờ trình xin ý kiến về việc phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ
Ông Nguyễn Minh Đức
9h30 -9 h35
- Tờ trình xin ý kiến về việc tăng vốn điều lệ từ 300 tỷ đồng lên 500 tỷ đồng
Ông Trần Văn Kỳ
9h35 – 9h40 - Tờ trình xin ý kiến cổ đông về việc thay đổi thành phần Ban Kiểm soát
Ông Phạm Quý Trọng
9h40 – 9h45
- Tờ trình xin thông qua cơ chế thƣởng cho HĐQT, Ban Điều hành và các cán bộ nhân viên công ty
Bà Nguyễn Thị Kim Liên 9h45 – 9h50 - Tờ trình xin thông qua mức thù lao cho HĐQT năm 2017
Bà Nguyễn Thị Loan 9h50 - 9h55 - Tờ trình xin Ủy quyền lựa chọn tổ
chức kiểm toán năm 2017
Bà Nguyễn Thị Loan
9h55 - 10h15 Biểu quyết các nội dung:
Ban kiểm tra tƣ cách và kiểm
phiếu 10h15 -
10h40 - Hội nghị giải lao. 10h40 -
10h50
- Thông báo kết quả biểu quyết. Ban kiểm tra tƣ cách và kiểm phiếu
10h50
- Thông qua nghị quyết và biên bản của Đại hội.
- Tuyên bố bế mạc Đại hội.
Ban thƣ ký Bà Nguyễn Thị
Phụ lục 4 Mẫu giấy mời( Thông báo mời họp)
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---
….ngày….tháng….năm 20…
THÔNG BÁO MỜI HỌP
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƢỜNG NIÊN NĂM…
Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam. Trân trọng thông báo mời họp đến toàn thể Quý Cổ đông về việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên năm …… nhƣ sau:
1. Thời gian: …… h ….. thứ ….., ngày ….. tháng ……năm …..
2.Địađiểm: ………...
3. Thành phần tham dự: Tất cả Cổ đông của Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam và ngƣời Đại diện đƣợc cổ đông ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật, tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đông: ……h ngày …… tháng ……. Năm…..
4. Nội dung Đại hội
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm … và kế hoạch sản xuất kinh doanh năm …..
Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát năm ….. và kế hoạch kiểm tra giám sát năm …….
Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị năm ……..và kế hoạch năm ……….
Thông qua Báo cáo tài chính năm …… của Công ty …….. đƣợc kiểm toán bởi Công ty Kiểm toán …….
Phƣơng án phân phối lợi nhuận, trích lập các quỹ và cổ tức năm ….. và dự kiến năm…..
Thông qua việc chi trả thù lao của HĐQT, BKS đã chi trong năm …. và kế hoạch chi trả năm …..
Chọn đơn vị kiểm toán Báo cáo tài chính năm ……
5. Thời gian đăng ký và xác nhận tham dự Đại hội
Để chƣơng trình Đại hội diễn ra tốt đẹp, đề nghị Quý Cổ đông vui lòng xác nhận tham dự Đại hội theo mẫu Giấy đăng ký dự họp. Trong trƣờng hợp, Quý Cổ đông không trực tiếp tới dự họp có thể ủy quyền cho ngƣời Đại diện theo mẫu Giấy ủy quyền của Công ty
Hình thức đăng ký:
Thƣ: Xin gửi về địa chỉ: ………... Điệnthoại:………... Thời hạn đăng ký: Trƣớc ….h ngày …. tháng …..năm …..
Các Cổ đông hoặc ngƣời Đại diện đƣợc ủy quyền đến tham dự Đại hội vui lòng mang theo CMND hoặc hộ chiếu và bản gốc giấy ủy quyền để đăng ký tƣ cách cổ đông tham dự (trường hợp người tham dự được ủy quyền bởi Cổ
đông).
Trân trọng thông báo và kính mời quý Cổ đông tham dự!
..., ngày...tháng....năm....
TM.HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH
Phụ lục 6. Một số hình ảnh các cuộc họp của công ty
Tài liệu cuộc họp
Tủ đựng hồ sơ cuộc họp