8. Bố cục của đề tài
2.3.1.3 Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo công ty
Họp giải quyết công việc của lãnh đạo công ty thƣờng là những cuộc họp không mang tính nghi thức, có quy mô nhỏ, chủ yếu thành phần tham dự là trƣởng các bộ phận, đơn vị trong công ty, các cá nhân có liên quan tham dự cuộc họp.
- Địa điểm : Phòng họp của công ty
- Thời gian: Chủ yếu là các cuộc họp mang tính đột xuất, không cố đinh thời gian, khi lãnh đạo có công việc cần giải quyết, lấy ý kiến hoặc phân công công việc sẽ triệu tập và họp nhanh chóng.
Khác với họp Đại hội đồng cổ đông, họp giải quyết công việc đơn giản, quy mô nhỏ và ít mất thời gian cũng nhƣ kinh phí, giải quyết công việc trực tiếp và nhanh chóng. Vì thế quy trình tổ chức cũng khá đơn giản:
* Tổ chức công tác chuẩn bị
- Thông báo mời họp : Tùy theo tính chất của cuộc họp - dành cho cộng đồng hay nhóm lợi ích; Thu phí hay không thu phí… - mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau. Những cuộc họp do ban lãnh đạo tổ chức với mục đích để giải quyết công việc thì chỉ cần thông báo bằng lời mời trực tiếp đến những đối tƣợng cụ thể, Trƣởng các đơn vị, phòng ban hoặc các cá nhân có liên quan.
- Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ cuộc họp do văn phòng đảm nhiệm.Trong đó, cơ sở vật chất bao gồm hội trƣờng, phòng họp( thƣờng tổ chức tại phòng họp của công ty) bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng…) các tài liệu, hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác; cac dịch vụ giải khát, in sao tài liệu, công tác an ninh, và các dịch vụ bổ trợ khác. Tùy theo đặc thù của từng cuộc họp mà danh mục công tác hậu cần có thể gia giảm sao cho đảm bảo sự thành công của cuộc họp, đặc biệt là tiết kiệm, phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
- Thực hiện lịch trình cuộc họp: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến việc hội và họp.Trƣởng phòng là ngƣời chịu trách nhiệm chính trong tham mƣu tổ chức lập danh mục các công việc cần kiểm tra, giải quyết , trƣớc khi bắt đầu cuộc họp, phải tầm soát nhanh các danh mục đó để đảm bảo tính hoàn thiện của cuộc họp.
* Tổ chức điều hành cuộc họp
Ngƣời trực tiếp đứng ra điều hành trong các cuộc họp giải quyết công việc là lãnh đạo_ ở đây thƣờng là Tổng giám đốc, phó giám đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền, ngƣời điều hành luôn phải đảm bảo chƣơng trình cuộc họp không bị phá vỡ, đi đúng với định hƣớng ban đầu đề ra. Khi nói đến việc đảm bảo hình thức họp luận phù hợp, thực ra, hình thức họp luận trong cuộc họp phải đƣợc xác định rõ ràng ngay từ khi lập kế hoạch. Tuy nhiên, tính linh
hoạt, uyển chuyển của ngƣời điều hành là rất cần thiết nhằm đƣa ra hình thức họp luận phù hợp nhất và phát huy tối đa sự đóng góp của những ngƣời tham dự.
Thực tế việc tổ chức họp tại công ty, có những cuộc họp mang tính bàn bạc và đề xuất giải pháp nhƣng diễn biến của cuộc họp chỉ có phần hội mà hoàn toàn thiếu hẳn phần họp. Chẳng hạn, một cuộc họp nhằm tìm kiếm giải pháp liên kết ngành trong khu vực, rất nhiều cơ quan chuyên ngành từ các tỉnh trong khu vực đều về tham dự nhƣng chƣơng trình cuộc họp là một loạt phát biểu và trình bày tham luận.
Cuối cùng là phần kết luận các ý kiến của vị đại diện chủ tọa đoàn mà hoàn toàn không có các động tác nhƣ chia nhóm họp luận theo chuyên đề, trình bày kết quả họp luận nhóm, hỏi - đáp, tổng kết các đề xuất, thành lập nhóm hành động, phân công các hoạt động sau cuộc họp.
Tóm tắt kết quả: Ban lãnh đạo sẽ tóm tắt những kết quả đã đạt đƣợc thông qua họp luận, đóng góp ý kiến từ phía đại biểu tham dự. Nếu phải thành lập nhóm (tổ) công tác cho các hoạt động sau cuộc họp thì giám đốc thông qua văn phòng thông báo và thành lập nhóm trƣớc khi kết thúc cuộc họp.
Trong quá trình diễn ra cuộc họp thông thƣờng, ban tổ chức sẽ lƣu lại những hình ảnh của cuộc họp, biên bản tốc ký kết quả họp luận, các tài liệu minh họa cho nội dung trình bày kết quả họp luận. Tất cả những tài liệu này sẽ giúp ban tổ chức trong việc đánh giá, báo cáo sau cuộc họp.
* Tổ chức công việc khi cuộc họp kết thúc
Thông kê các ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận trong cuộc họp phải đƣợc hệ thống lại để báo cáo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan và tổ chức thực hiện chúng.
Công đoạn này ở công ty bao gồm hai bƣớc cơ bản:
- Tổng kết - đánh giá - báo cáo: Dựa trên tất cả những tài liệu sao lƣu diễn biến cuộc họp nhƣ đã trình bày ở trên, ban tổ chức làm công tác báo cáo,
trong đó tổng kết lại tất cả ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề cuộc họp và đánh giá mức độ thành công của cuộc họp dựa trên các mục tiêu đã đặt ra trong phần hoạch định cuộc họp. Báo cáo này phải đƣợc gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có liên quan để thực hiện.
- Theo dõi - thực hiện: Trong bản báo cáo phải bao gồm nội dung về phần việc sẽ đƣợc thực hiện tiếp theo. Trong đó, thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải đƣợc đề cập rõ ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, Ban lãnh đạo sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau cuộc họp.