8. Bố cục của đề tài
3.3. Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng về công
công tác tổ chức hội họp
Công tác tổ chức hội họp là một trong những nghiệp vụ quan trọng của văn phòng, nằm trong cơ cấu các chức năng, nhiệm vụ chính của văn phòng. Vì vậy là nhân viên văn phòng, cần học hỏi, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác tổ chức hội họp đối với hoạt động quản lí, điều hành của công ty. Cần trau dồi kĩ năng tổ chức các cuộc họp ngày càng trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Nhân viên phòng HCNS chủ yếu là các cá nhân đƣợc điều chuyển trong lần cắt giảm nhân sự của công ty, do vậy trình độ chuyên môn còn kém, chƣa có kĩ năng và nắm vững các nghiệp vụ tổ chức hội họp một cách bài bản. Vì thế, là một nhân viên văn phòng phải biết nâng cao trình độ chuyên mộn nghiệp vụ để làm tốt công tác hành chính văn phòng nói chung và công tác tổ chức hội họp nói riêng, để mang tới hiệu quả tối ƣu trong công việc. Cụ thể:
- Về phía công ty
+ Ban lãnh đạo công ty cần xem xét cho cán bộ nhân viên văn phòng đi học bồi dƣỡng các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ văn phòng nói chung và tổ chức hội họp nói riêng, nhằm nâng cao kĩ năng, chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên trong công ty;
+ Bên cạnh đó, tạo điều kiện, giúp đỡ để nhân viên có thể sắp xếp thời gian theo học phù hợp, vừa có thể tiếp thu thêm kiến thức mới, vừa áp dụng đƣợc vào cơ quan, đơn vị mình, lại không ảnh hƣởng đến đời sống cá nhân, thoải mái tinh thần khi đi học, hiệu quả sẽ cao hơn.
+ Đồng thời tạo điều kiện cho họ tham gia các buổi hội họp có quy mô lớn từ phía các tổ chức nhà nƣớc hoặc đối tác, để họ có cái nhìn mới mẻ và hiện đại hơn, có những trải nghiệm và học hỏi kiến thức về tổ chức hội họp trong cơ quan, đơn vị, từ đó áp dụng vào công tác tổ chức hội họp của công ty mình.
+ Đầu tƣ các máy móc: máy tính, máy in, máy ghi âm, ghi hình; và các trang thiết bị để nhân viên có thể ứng dụng vào việc thực hành tại công ty mình, đặc biệt là đối với việc ứng dụng hệ thống phần mềm họp trực tuyến tại công ty.
- Về bản thân ngƣời nhân viên văn phòng:
+ Phải không ngừng học hỏi, tiếp thu các kiến thức mới, biết sử dụng các phần mềm, các công cụ, thiết bị tổ chức hội họp trực tuyến hoặc họp trực tiếp tại công ty một cách hiệu quả.
+ Nâng cao nhận thức về hội họp và tầm quan trọng của việc tổ chức các cuộc hội họp trong cơ quan, đơn vị mình đã và đang công tác. Từ đó có định hƣớng và xây dựng kế hoạch, chuẩn bị công tác hội họp một cách chu đáo và khoa học hơn, góp phần tạo dựng thành công cho cuộc họp.
+ Bản thân ngƣời nhân viên văn phòng cũng phải đi đầu trong việc gƣơng mẫu thực hiện các nội quy, quy chế trong tổ chức hội họp, không cao su giờ giấc, không sử dụng điện thoại hay làm việc riêng trong giờ họp.
+ Có tinh thần trách nhiệm trong việc tổ chức các cuộc hội họp, chủ động đề xuất ý kiến, ý tƣởng tổ chức hội họp; Tham mƣu cho lãnh đạo công ty về nội dung hội họp, xây dựng kế hoạch, chƣơng trình nghị sự một cách bài bản, chuẩn bị chu đáo cho cuộc họp để đạt kết quả tốt nhất. Sau cuộc họp, nên
tổng hợp nội dung một cách đầy đủ, văn bản hóa những quyết định và kết luận trong hội họp, nhanh chóng chuyển biên bản cuộc họp tới những nơi có liên quan và cùng lãnh đạo theo dõi, giám sát thực hiện các quyết định sau hội họp.