8. Bố cục của đề tài
1.7 Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức hội họp
Văn phòng là bộ phận tham mƣu, tổng hợp, đảm bảo công tác hậu cần trong cơ quan, tổ chức. Công tác tổ chức hội họp là một trong những chức năng, nhiệm vụ hết sức quan trọng của văn phòng. Bộ phận này phải đảm nhiệm tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Cụ thể trong công tác tổ chức hội họp Văn Phòng đóng vai trò hết sức quan trọng :
- Văn phòng đƣợc giao nhiệm vụ lập kế hoạch hội họp hàng năm, quý, tháng, tuần cho các bộ phận, đơn vị trong công ty.
- Tham mƣu cho lãnh đạo công ty trong việc lập kế hoạch, xác định nội dung và xây dựng chƣơng trình nghị sự cho cuộc họp. Soạn và gửi giấy mời đến các cá nhân và đơn vị có liên quan.
- Chuẩn bị hội họp: Cơ sở vật chất, kĩ thuật, trang thiết bị, âm thanh ánh sáng, giấy mời, tài liệu, trang trí hội trƣờng, kí các hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện, hội họp đối với những cuộc họp quan trọng
- Trong quá trình diễn ra hội họp, cấp phát tài liệu, in ấn, bổ cung tài liệu khi cần thiết, tiếp nƣớc, giữ mối liên hệ giữa các thành viên trong cuộc họp với bên ngoài...
- Thực hiện các công việc sau khi cuộc họp kết thúc: Thu thập hồ sơ, tài liệu, lập hồ sơ cuộc họp; Văn bản hóa các quyết định, nghị quyết của cơ quan, tổ chức; Thu dọn hội trƣờng, thanh quyết toán...,đôn đốc, giám sát các đơn vị, tổ chức thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Tóm lại, họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các
công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan trình, thủ tục nhất định; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trƣớc và trong nhiều trƣờng hợp có quy định thành phần tham dự. Họp luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên. Trong hoạt động quản lý hành chính, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phƣơng thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội. Hội họp là một trong những hình thức cơ bản để thực hiện, phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, cơ chế tham gia tập thể và tự giác của ngƣời lao động vào quản lý nhà nƣớc, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội. Tùy vào mục đích tổ chức hội họp mà ta có thể chọn các loại hình và phƣơng pháp tổ chức phù hợp, tiết kiệm, hiệu quả và tuân thủ các nguyên tắc tổ chức cuộc họp để cuộc họp thành công hơn.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ