8. Bố cục của đề tài
2.3.2 Nhận xét, đánh giá
2.3.2.1 Ƣu điểm
- Công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam đã thực hiện đúng theo quy định của Nhà nƣớc về quy trình, thủ tục, cách bài trí, sắp xếp cơ sở vật chất. Đây là điều kiện cần thiết để các cuộc họp diễn ra thành công.
- Lãnh đạo văn phòng với trình độ chuyên môn cao đã chỉ đạo công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty thực hiện tốt. Đội ngũ cán bộ công chức của văn phòng nói chung, của các phòng ban khác nói riêng thực hiện tƣơng đối tốt nhiệm vụ của mình; Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ liên quan đến cuộc họp; các chƣơng trình họp sự, bài phát biểu của lãnh đạo, bài tham luận của các đại biểu đƣợc chuẩn bị chu đáo. Khi kết thúc cuộc họp thì đơn vị cá nhân chủ động thu thập tài liệu, các giấy tờ có liên quan để lập hồ sơ cuộc họp.
- Công ty đã đầu tƣ các trang thiết bị hiện đại nhƣ : Máy chiếu, máy ghi âm, micro, loa đài.... phục vụ hiệu quả cho quá trình diễn ra cuộc họp.
- Công tác chuẩn bị, công tác hoạch định kĩ lƣỡng, hầu hết các cuộc họp đều diễn ra suôn sẻ và thành công, tránh những rủi ro trong quá trình diễn ra cuộc họp.
an toàn, tiết kiệm, phù hợp với quy mô và nội dung của các cuộc họp.
- Việc kiểm tra giám sát công tác tổ chức cuộc họp đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, đảm bảo quá trình cuộc họp đƣợc diễn ra thuận lợi và đạt kết quả tốt nhất.
- Nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp đảm bảo đúng với nội dung và thời gian đề ra trong kế hoạch và chƣơng trình hoạch định trƣớc đó.
2.3.2.2 Nhƣợc điểm
- Các cuộc họp còn mang tính hình thức, không có sự sáng tạo trong cách thức tổ chức khiến những ngƣời tham dự cuộc họp cảm thấy nhàm chán, đơn điệu; nội dung cuộc họp sơ sài, nặng nề về hình thức, trong cuộc họp ít có sự tƣơng tác giữa ngƣời nói và ngƣời nghe.
- Khi bài trí hội trƣờng, phòng họp không nắm đƣợc số lƣợng đại biểu. Một số trƣờng hợp hội trƣờng quá rộng và dùng máy chiếu form bé khiến đại biểu khó quan sát và theo dõi. Mất trật tự trong quá trình cuộc họp.
- Trong một số cuộc họp công tác chuẩn bị còn chƣa tốt, tài liệu chỉ đƣợc phát cho đại biểu khi đƣợc nhắc nhở, một số đại biểu không kịp đọc tham luận và không theo dõi đƣợc nội dung cuộc họp.
- Một số cuộc họp còn chồng chéo nội dung, các đơn vị tổ chức cuộc họp còn đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
- Trong một số cuộc họp, chế độ thông tin báo cáo chƣa kịp thời; chất lƣợng báo cáo thông tin, số liệu còn hạn chế; việc gửi trƣớc các kiến họp giao ban chƣa kịp thời khiến các cán bộ thuộc bộ phận tổng hợp của văn phòng tốn nhiều thời gian sửa chữa, điện thoại đôn đốc, nhắc nhở.
- Tình trạng đi họp muộn và cao su giờ giấc của đại biểu nói riêng của cán bộ, công chức tại công ty nói chung còn diễn ra thƣờng xuyên, ảnh hƣởng nhiều đến chất lƣợng cuộc họp.
2.3.3 Nguyên nhân
ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam xuất phát chủ yếu từ những nguyên nhân sau:
- Nhận thức của một số các cán bộ cơ quan còn chƣa thật sự sâu sắc về vai trò của các cuộc cuộc họp. Họ ít quan tâm đến chất lƣợng cuộc họp, sự thay đổi sáng tạo hay sự tƣơng tác giữa các cá nhân tham gia cuộc họp.Kĩ năng nghiệp vụ về công tác tổ chức hội họp của nhân viên văn phòng còn kém, chƣa chuyên nghiệp.
- Công tác chuẩn bị cho cuộc họp đôi khi còn chƣa tốt, không khoa học. Ban tổ chức chƣa kiểm soát đƣợc các tình huống sẽ diễn ra trong cuộc họp, một số trƣờng hợp xung đột, mâu thuẫn quan điểm trong cuộc họp chƣa đƣợc xử lí kịp thời, ảnh hƣởng đến chất lƣợng cuộc họp. Nhiều cuộc họp do quy định thời gian quá cận ngày họp nên cơ quan chuyên môn không chuẩn bị kịp tài liệu, không đảm bảo phát hành trƣớc cho đại biểu nghiên cứu.
- Ở một số cuộc họp, ban lãnh đạo quản lí còn đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau. Cập nhật thông tin 1 chiều từ cấp dƣới mà không có sự phân tích, xem xét, khảo sát thực tế, nắm bắt nhu cầu, nguyện vọng của công nhân, trách nhiệm còn hạn chế, không giải quyết kịp thời và ổn thỏa đƣợc các nguyện vọng của công nhân cũng nhƣ đối tác, khách hàng. Tính quyết đoán và dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan chƣa cao; vai trò nghiên cứu, phối hợp và tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên còn thụ động, hạn chế chƣa đƣợc phát huy ngang tầm với vị trí, chức năng của một cơ quan quản lý, ngành, lĩnh vực hoặc quản lý lãnh thổ.
- Công tác phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan chƣa thật sự khoa học nên cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để trao đổi, thống nhất... Một số cuộc họp chỉ nhằm mục đích san sẻ trách nhiệm từ cá nhân sang tập thể, mặc dù công việc đó không phải là trách nhiệm chung của tập thể.
- Một số cuộc họp tổ chức công tác lập kế hoạch chƣa chặt chẽ, chƣa bao quát, giải quyết hết đƣợc nội dung cuộc họp, chƣa đề ra đƣợc những
trƣờng hợp dự phòng đối với những vấn đề xấu có thể xảy ra.Nhiều trục trặc về cơ sở vật chất phát sinh trong quá trình tổ chức mà cơ quan không lƣờng trƣớc đƣợc, bộ phận quản trị thiết bị của cơ quan chƣa thực sự chú ý đến vai trò, trách nhiệm của mình.
- Trách nhiệm và năng lực của cấp thừa hành hạn chế nên đùn đẩy lên cấp trên, đề nghị họp để xin ý kiến.
- Việc chấp hành văn bản cấp trên của các đơn vị cấp dƣới chƣa thật sự nghiêm túc; kết quả thực hiện, các khó khăn vƣớng mắc đều thiếu báo cáo kịp thời nên cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để giải quyết.
- Cấp trên thiếu thông tin của cấp dƣới do các báo cáo thƣờng chỉ nêu sự vụ, sự việc mà thiếu tổng hợp, phân tích đánh giá và đặc biệt ít nêu các khó khăn, vƣớng mắc và các kiến nghị cần thiết để cấp trên kịp thời giải quyết, cho ý kiến.
Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu một số cuộc họp cụ thể tôi nhận ra đƣợc những ƣu điểm và nhƣợc điểm còn tồn tại trong công tác tổ chức hội họp của công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam nói riêng và các đơn vị tổ chức nói chung. Đa phần những hạn chế còn tồn đọng xuất phát chủ yếu từ những nguyên nhân chủ quan, đặc biệt là kĩ năng tổ chức hội họp của nhân viên văn phòng. Bên cạnh đó có một số yếu tố khách quan có thể dự đoán và có các biện pháp dự phòng. Từ những thực trạng và nguyên nhân trên, việc cải tiến, nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp ở các ngành, các cấp là cần thiết và phải đƣợc cải cách mạnh mẽ trong thời gian tới để các cuộc họp ngày càng đạt đƣợc hiệu quả cao, phục vụ tích cực cho hoạt động điều hành, chỉ đạo của ban lãnh đạo, quản lí một cách khoa học, hiện đại đáp ứng nhu cầu đổi mới. Trong thời gian tìm hiểu tôi đã có những góp ý với BLĐ công ty về tình trạng công tác tổ chức hội họp và đề xuất những giải pháp phù hợp, phát huy nhƣng ƣu điểm và tìm cách khắc phục những nhƣợc điểm để cuộc họp đƣợc diễn ra hiệu quả hơn. Các giải pháp này đƣợc tôi trình bày cụ thể ở Chƣơng III.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC
VIỆT NAM
3.1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hƣớng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty. kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty.
Xây dựng quy chế tổ chức họp là một nội dung rất quan trọng, bởi những cơ quan có quy chế đƣợc xây dựng và thực hiện tốt thì công việc rất thuận lợi và ngƣợc lại. Ngoài ra quy chế còn là thƣớc đo đánh giá việc thực hiện công việc của cá nhân, tổ chức đó. Hiện tại Công ty đã có nội quy, quy chế tổ chức hội họp, tuy nhiên còn mang tính hình thức, văn bản ban hành không đƣợc sự đồng thuận của tất cả mọi ngƣời và việc thực hiện còn chƣa nghiêm túc. Vì thế lãnh đạo công ty cần xem xét, ban hành văn bản mới phù hợp với tình hình, thực trạng tổ chức hội họp của công ty; Có sự giám sát thực hiện và chế tài sự phạt đối với những cá nhân vi phạm, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của mọi ngƣời trong tổ chức công tác hội họp và tham gia hội họp.
Nội dung của quy chế tổ chức hội họp bao gồm: Chƣơng 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1.Phạm vi điều chỉnh và đối tƣợng áp dụng Điều 2. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
Điều 3. Các biện pháp để giảm bớt số lƣợng và nâng cao chất lƣợng, hiệu quả các cuộc họp
Chƣơng II: CHẾ ĐỘ HỌP
Điều 4. Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp Điều 5. Thành phần tham dự cuộc họp
Điều 6. Thời gian họp
quyền chủ trì cuộc họp
Điều 8. Trách nhiệm của ngƣời tham dự họp Điều 9. Bố trí sử dụng phòng họp tại Công ty Chƣơng III: QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP
Điều 10. Xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp Điều 11. Chuẩn bị tài liệu họp
Điều 12. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp, chƣơng trình, tài liệu họp
Điều 13. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp
Điều 14. Thẩm tra tài liệu giao ban Lãnh đạo Công ty Điều 15. Tổ chức họp
Điều 16. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp
Điều 17. Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận cuộc họp
Điều 18. Thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp
Điều 19. Công tác thông tin, truyền thông về cuộc họp Chƣơng IV: HỌP TRỰC TUYẾN
Điều 20. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc tổ chức họp trực tuyến Chƣơng V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 21. Tổ chức thực hiện
Quy chế cần quy định rõ ràng về chế độ cuộc họp giúp cho mọi ngƣời từ ngƣời đứng đầu cơ quan đến cán bộ công chức viên chức ý thức tự giác, trách nhiệm và hiểu đƣợc vai trò đối với những cuộc họp của cơ quan, tổ chức. Bƣớc đầu góp phần đƣa tổ chức đi vào nề nếp, tổ chức các cuộc hội họp nghiêm túc, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
3.2 Nâng cao vai trò của ngƣời lãnh đạo( Ngƣời điều hành) trong công tác tổ chức hội họp công tác tổ chức hội họp
độ chuyên môn cao và thể hiện vai trò điều hành một cách hiệu quả, tuy nhiên vẫn chƣa mang tới kết quả tối ƣu trong cuộc họp. Vì thế Giám đốc( Ngƣời điều hành) cần phải nâng cao kĩ năng quản lí, tổ chức, điều hành cuộc họp hiệu quả.
- Nâng cao vai trò của lãnh đạo trong việc chỉ đạo, chuẩn bị hội họp.
+ Trƣớc bất cứ cuộc họp nào lãnh đạo cần lên lịch trình cuộc họp và thông báo trƣớc cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ động tham gia và có đủ thời gian chuẩn bị những tài liệu liên quan. Một lịch trình họp hợp lý, khoa học sẽ có tác dụng tăng thêm sự hấp dẫn cho những ngƣời tham gia ngay từ những giây phút đầu.
+ Phối hợp, chỉ đạo văn phòng xây dựng kế hoạch, chƣơng trình nghị sự, phân công công việc hợp lí. Luôn theo dõi, đôn đốc việc tổ chức, chuẩn bị cho cuộc họp một cách chu đáo, kĩ lƣỡng, có giải pháp phòng những trƣờng hợp xấu xảy ra. Duyệt tài liệu trƣớc khi bắt đầu cuộc họp.
- Nâng cao vai trò của lãnh đạo trong việc điều hành cuộc họp
+ Lựa chọn các phƣơng pháp họp hiệu quả: Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mỗi cuộc họp mà lãnh đạo cần lựa chọn phƣơng pháp điều hành cuộc họp hiệu quả. Với những cuộc họp đòi hỏi phải đƣa ra những giải pháp sáng tạo lãnh đạo cần lựa chọn không gian và những phƣơng pháp tạo cảm giác thoải mái cho ngƣời tham dự và phải đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những ngƣời tham dự. Để huy động sức mạnh tập thể trong các cuộc họp, lãnh đạo có thể lựa chọn phƣơng pháp Đồng đội cùng sáng tạo giải quyết vấn đề với sự kết hợp bộ ba công cụ tƣ duy: Khởi tạo ý tƣởng, Sơ đồ tƣ duy và 6 chiếc mũ tƣ duy.
+ Lãnh đạo cần linh động xử lý các tình huống ngắt quãng: Có nhiều cuộc họp thất bại khi không thể kiểm soát đƣợc các tình huống cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ban đầu. Là ngƣời điều hành cuộc họp lãnh đạo cần quyết đoán và tỉnh táo để các ý kiến đƣa ra cùng các thành viên tham
dự không đi chệch mục tiêu của mình, nhanh chóng và khéo léo lái các ý kiến của thành viên vào vấn đề của mình.
+ Khuyến khích mọi ngƣời đóng góp ý kiến:
Thực tế có nhiều cuộc họp diễn ra chỉ dành cho một vài ngƣời tích cực, còn các thành viên khác hoặc thơ ơ hoặc không đủ dũng cảm tham gia phát biểu. Sự xung đột về tƣ duy, cảm giác mất an toàn và tinh thần thiếu trách nhiệm là nguyên nhân của những hiện tƣợng này. Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hƣớng, do đó, việc để mọi ngƣời nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi ngƣời thảo luận, Lãnh đạo cần thực hiện:
Nêu rõ nội dung cần thảo luận trong cuộc họp để mọi ngƣời dễ hình dung và nắm đƣợc.
Mời mọi ngƣời cho ý kiến với sự dẫn dắt của mình. Cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và bản thân ngƣời điều hành muốn nghe ý kiến của họ.
Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng nhƣ vậy. Để mọi ngƣời cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trƣờng hợp lãnh đạo cho rằng ý kiến của họ là hợp lý nhƣng chƣa đủ thông tin để ra quyết định.
Ra quyết định để gút lại vấn đề. Khi họ đã có các ý kiến, họ cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyết định. Các quyết định phải đƣợc ghi vào biên bản cuộc họp.
+ Xác định phạm vi ra quyết định: Cuộc họp là cơ hội để bạn cùng với các thành viên khác cùng đƣa ra quyết định.Lãnh đạo cần cân nhắc phạm vi và các nguyên tắc mà bạn đƣợc phép quyết định tránh việc vƣợt quá thẩm quyền đƣợc giao.
+ Lên kế hoạch hành động: Các ý kiến dù có hay đến mấy cũng dễ bị bỏ qua nếu lãnh đạo không cùng mọi ngƣời hiện thực hóa nó bằng một kế
hoạch hành động cụ thể. Khi tinh thần của cuộc họp đang lên cao, Lãnh đạo cần chủ động cùng mọi ngƣời xây dựng và phân công trách nhiệm thực hiện công việc trên cơ sở tự nguyện và phù hợp với năng lực, trách nhiệm từng bộ phận theo bản công việc cụ thể.
-Nâng cao vai trò lãnh đạo trong việc đánh giá và kết thúc cuộc họp